员工劳动合同管理操作流程手册

员工劳动合同管理操作流程手册一、劳动合同订立阶段操作流程（一）招聘录用与入职审查在员工入职前，用人单位需对拟录用人员开展入职背景审查：核验身份信息真实性（通过身份证原件与复印件比对，必要时结合人脸识别技术辅助验证）；核查学历、职业资格证书有效性（可通过学信网、发证机构官网或第三方背调机构核实）；确认工作经历关联性（要求提供原单位离职证明或背景调查授权书，避免劳动者与其他用人单位存在双重劳动关系）。（二）劳动合同文本起草与审核1.法律依据：以《中华人民共和国劳动合同法》《劳动合同法实施条例》为核心依据，结合用人单位行业特性（如制造业、互联网行业）、用工模式（全日制/非全日制、劳务派遣）起草合同文本。2.必备条款设计：合同期限：明确固定期限、无固定期限或“以完成某项目为期限”的具体表述；劳动报酬：细化工资结构（基本工资、绩效工资、津贴补贴等）、支付周期（月薪制/周薪制）、发放方式（银行转账优先）；特殊条款：涉密岗位可约定竞业限制条款（需明确限制范围、期限及经济补偿标准），专项培训岗位可约定服务期条款（培训费用需附支付凭证）。3.内部合规审核：合同文本需经法务部门或外部法律顾问审核，重点排查“工伤自理”“违约金超限”等违法条款，确保权利义务约定平等自愿。（三）劳动合同协商与签订1.信息双向告知：用人单位如实告知工作内容、职业危害、劳动条件等；劳动者如实说明学历、健康状况等基本情况（可要求劳动者签署《信息真实性承诺书》）。2.签字与盖章：劳动合同由劳动者本人签字（或按手印），用人单位法定代表人（或授权代表）签字并加盖公章（或劳动合同专用章）。签订时限：入职之日起一个月内完成，超期需承担“双倍工资”赔偿风险。3.文本交付与签收：用人单位向劳动者交付合同原件（至少一份），并要求劳动者签署《劳动合同签收单》（注明签收日期、文本份数），存档备查。二、劳动合同履行与变更阶段操作流程（一）劳动合同的履行1.用人单位义务：工资支付：按月足额发放（不得低于当地最低工资标准），通过银行转账并备注“工资”，留存工资发放记录（至少2年）；社保缴纳：入职当月或次月办理参保手续，确保五险齐全（养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险）；劳动保护：针对特殊岗位（如高空作业、化工生产）提供劳动防护用品，定期组织职业健康检查。2.劳动者义务：遵守规章制度：用人单位需将《员工手册》等制度通过“线上+线下”方式公示（如OA系统公告、培训签到表），劳动者需签署《规章制度知悉确认书》；完成工作任务：以岗位说明书、绩效考核表为依据，明确工作成果交付标准。（二）劳动合同的变更1.协商变更：因岗位调整、薪酬优化、工作地点变动等原因需变更合同的，双方需签订《劳动合同变更协议书》，明确变更内容（如“岗位从‘行政专员’调整为‘人力资源专员’，薪酬调整为XX元/月”），签字盖章后生效。2.法定变更：若因“客观情况重大变化”（如用人单位转产、政策调整）导致原合同无法履行，用人单位需先与劳动者协商变更；协商不成且符合法定解除条件的，方可依法解除（需提前30日书面通知或支付“代通知金”）。三、劳动合同解除与终止阶段操作流程（一）劳动合同的解除1.协商解除：双方签订《解除劳动合同协议书》，明确解除时间、经济补偿（按“N”或“N+1”标准，N为工作年限）、工作交接要求等。2.劳动者单方解除：预告解除：提前30日（试用期内提前3日）书面通知用人单位，无需批准；即时解除：用人单位存在“未足额支付工资”“未缴社保”等法定情形的，劳动者可立即解除，并要求经济补偿（需留存用人单位违法证据，如工资条、社保缴费记录）。3.用人单位单方解除：过失性解除：劳动者严重违反规章制度（需制度明确“严重”标准，如“连续旷工3日”）、给单位造成重大损害（需明确损失金额及因果关系）的，用人单位需通知工会（未建工会的通知当地工会），并出具《解除通知书》；无过失性解除：劳动者患病医疗期满后不能胜任工作、经培训/调岗仍不胜任的，用人单位需提前30日书面通知（或支付代通知金），并支付经济补偿。（二）劳动合同的终止1.终止情形：合同期满、劳动者退休、用人单位破产/吊销执照等。2.终止操作：合同期满前30日，书面通知劳动者是否续签（用人单位降低条件续签而劳动者拒绝的，需支付经济补偿）；终止时出具《终止劳动合同证明》（注明合同期限、工作岗位、离职时间），15日内办理档案和社保转移手续；劳动者需按《工作交接清单》完成交接，用人单位在交接完成时支付经济补偿（若有）。四、劳动合同档案管理操作流程（一）档案收集与整理收集范围：劳动合同原件、入职登记表、离职证明、学历证书复印件、变更/解除/终止协议书、工资发放记录、社保缴费凭证等；整理要求：按员工姓名（或工号）建立个人档案袋，材料分类装订（如“合同类”“证明类”“记录类”），标注页码、日期，确保内容完整。（二）档案保管与查阅保管方式：纸质档案存放于防火、防潮的专用档案柜；电子档案加密存储（设置访问权限），定期备份（每季度一次）。保管期限：劳动合同及相关材料至少保存至解除/终止后2年；查阅权限：内部查阅需经人力资源负责人审批，外部查阅（如劳动监察调取）需出具正式文书，查阅人需登记（记录查阅时间、事由）。（三）档案销毁销毁条件：档案保管期满且无保存价值（如超过2年的工资记录），由人力资源部门提出销毁申请，列明销毁清单；销毁流程：经用人单位负责人审批后，由两人以上监销，监销人签字确认，销毁过程全程录像留存。五、劳动合同管理风险防控要点（一）常见纠纷预防合同无效风险：避免约定“工伤自理”“违约金超限”等违法条款，入职审查杜绝欺诈、胁迫手段；解除违法风险：严格区分“过失性”与“无过失性”解除的法定情形，解除前履行“通知工会”程序，留存解除证据（如规章制度公示记录、培训记录）；社保/工资纠纷风险：每月核查社保缴纳情况，工资发放通过银行转账并备注“工资”，工资条书面/电子送达并留存签收记录。（二）证据留存与合规审查证据留存：所有合同相关沟通（邮件、短信）、文件（规章制度、培训记录）、记录（考勤、工资发放）均需留存原件或电子备份，保存至仲裁/诉讼时效届满（劳动争议仲裁时效为1年）；定期合规审查：每半年对劳动合同管理制度、文本、履行情况进行合规审查，更新条款以适应法规变化（如最低工资标准调整），组织劳动法培训提升合规意识。结语：劳动合同管理贯穿