企业法律工作处理与合同管理模板

企业法律事务处理与合同管理工具模板一、适用业务场景本工具模板适用于各类企业日常法律事务处理及合同全生命周期管理场景，具体包括：合同起草与审核：适用于采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、保密协议等标准化及非标准化合同的文本拟定与合规性审查；合同履行监控：适用于合同执行过程中的进度跟踪、款项支付、交付验收等关键节点的管理；法律纠纷处理：适用于合同履行争议、第三方侵权、劳动纠纷等企业常见法律问题的应对与处置；合同归档与复盘：适用于已签署合同的分类存储、履约情况分析及法律风险复盘。二、标准化操作流程（一）合同需求发起与调研需求提出：业务部门根据实际经营需求（如采购、合作、招聘等），填写《合同需求申请表》（见模板1），明确合同类型、合作方基本信息、核心权利义务诉求、预算金额等关键内容，经部门负责人*经理签字确认后提交至法务部门。背景调研：法务部门协同业务部门开展合作方背景调查，重点核实合作方的主体资格（营业执照、经营范围、资质许可等）、履约能力（财务状况、过往业绩、涉诉记录等），形成《合作方尽职调查表》（见模板2），作为合同起草的依据。（二）合同文本起草模板选用：法务部门根据合同类型优先选用企业标准化合同模板库中的范本；若无对应模板，或业务需求特殊，需基于《民法典》《公司法》等法律法规及企业内部管理制度起草新文本。内容规范：合同文本应包含以下核心要素：双方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表、联系方式等）；合同标的（名称、规格、数量、质量标准等）；权利义务条款（履行期限、地点、方式、验收标准等）；价格及支付条款（金额、计价方式、支付节点、账户信息等）；违约责任（违约情形、违约金计算方式、损失赔偿范围等）；争议解决方式（协商、仲裁/诉讼管辖机构等）；生效条件（签字盖章、审批通过等）。内部评审：法务部门完成初稿后，组织业务部门、财务部门、合规部门进行联合会审，重点审核条款的合法性、可操作性及与业务需求的匹配性，形成《合同评审记录表》（见模板3），根据评审意见修订文本。（三）合同审核与审批分级审核：根据合同金额、风险等级实行分级审核：低风险合同（金额≤10万元，标准化文本）：由法务专员审核，法务部门负责人签字确认；中风险合同（10万元＜金额≤50万元，非标准化文本）：由法务专员初审，法务部门负责人复核，业务分管领导*审批；高风险合同（金额＞50万元，或涉及重大资产重组、知识产权等特殊事项）：需提交企业总法律顾问*审核，总经理办公会集体审议通过。外部审核：涉及国有资产、跨境业务或重大合作事项的合同，可聘请外部律师事务所出具《法律意见书》，作为审批依据。（四）合同签署与用印文本最终确认：审核通过后，法务部门将合同文本定稿，形成“正本+副本”格式（正本1份，副本2-3份），由合作方及企业内部相关部门留存。签署流程：法务部门核对合作方授权代表身份信息（授权委托书、证件号码复印件等），保证签署人有权代表合作方签约；双方签字盖章：企业方由法定代表人或授权代表签字并加盖企业公章或合同专用章；合作方需按约定签字盖章（如为自然人，需按手印）；签署时间：合同文本最后一页的签署日期应与实际签署日期一致，避免倒签。（五）合同履行跟踪责任分工：业务部门为合同履行的第一责任部门，指定专人*作为履约负责人，负责跟踪合同执行进度；法务部门负责监督履约合规性，识别履约风险。节点监控：履约负责人按合同约定的时间节点（如付款、交付、验收等），填写《合同履行跟踪表》（见模板4），记录实际履约情况、对方履约表现及存在问题，及时向法务部门及业务分管领导汇报。风险预警：若出现对方违约（如延迟交付、质量不达标）或可能影响合同履行的重大情况（如对方经营异常），业务部门应在24小时内启动风险预警，法务部门协助制定应对方案（如发函催告、协商变更、终止合同等）。（六）纠纷处理与归档纠纷应对：协商：优先与对方通过友好协商解决争议，明确诉求及和解方案，形成《协商会议纪要》；调解/仲裁/诉讼：协商不成的，按合同约定的争议解决方式处理，法务部门负责收集证据（合同、往来函件、履凭证等）、委托律师参与程序，同步填写《法律纠纷处理台账》（见模板5）。合同归档：合同签署完成后，由法务部门统一收集正本、副本、审批文件、评审记录、履行凭证等资料，按“合同类型+签署年度+编号”规则分类归档；电子档案同步至企业合同管理系统，设定查阅权限，保证信息安全；归档期限：合同签署后10个工作日内完成。三、核心工具模板模板1：合同需求申请表申请部门申请日期申请编号需求描述（可附页）合同类型□采购□销售□服务□租赁□其他________合作方名称合同金额预估大写：________元整小写：￥________履行期限核心诉求（标的、权利义务等）业务部门负责人意见签字：________日期：________法务部门意见备注模板2：合作方尽职调查表调查对象名称统一社会信用代码调查日期调查人主体资格营业执照注册号注册资本经营范围法定代表人联系方式营业期限资质许可（如需）许可证名称、编号、有效期履约能力近三年主要业绩财务状况（近一年）资产总额：______负债总额：______净利润：______涉诉记录是否有未决诉讼/仲裁□是（简要说明：________）□否是否有被执行记录□是□否调查结论□合作方主体资格合法，履约能力良好，建议合作□存在风险（需补充说明：________）□不建议合作模板3：合同评审记录表合同名称合同编号评审日期评审地点评审部门及人员业务部门：________财务部门：________法务部门：________合规部门：________评审意见业务部门财务部门法务部门合规部门最终结论□通过，按定稿文本签署□修改后再次评审（修改内容：________）□不通过，终止流程评审负责人签字模板4：合同履行跟踪表合同名称合同编号履约负责人联系方式履约节点约定时间实际时间履约情况（完成/未完成/异常）相关凭证（如：预付款支付）（如：货物交付）（如：验收合格）异常情况说明下一步计划更新日期模板5：法律纠纷处理台账纠纷编号纠纷类型涉及合同名称/编号纠纷发生日期对方当事人纠纷事实处理进展（如：协商阶段）（如：已立案/仲裁）处理结果损失情况（如有）责任部门经办人联系方式结案日期备注四、关键风险提示与合规要点主体资格审查：合作方必须为合法存续的法人、其他组织或具备完全民事行为能力的自然人，避免与“三无”主体（无营业执照、无资质、无实际履约能力）签约；涉及特许经营的，需核实其是否取得相应许可。条款合法性：合同条款不得违反法律、行政法规的强制性规定，不得损害社会公共利益或第三方权益；格式条款需避免“霸王条款”（如排除对方主要权利、加重对方责任），必要时以显著方式提示注意。履行证据留存：合同履行过程中的重要文件（如订单、送货单、验收单、函件、邮件等）需书面化并由双方签字盖章确认，电子证据需及时公证或固定，保证纠纷发生时可作为有效证据使用。保密与知识产权：涉及商业秘密或知识产权的合同，需明保证密范围、期限及违约责任；约定知识产权归属时，需区分职务成果