销售合同审核及管理标准化流程模板

销售合同审核及管理标准化流程模板一、适用业务场景二、标准化操作流程1.合同发起与资料准备责任人：销售专员/业务经理操作说明：销售专员根据与客户的沟通结果，梳理合同核心要素（如合同主体、标的物名称/规格、数量、单价、总金额、交付时间、付款方式、违约责任、争议解决方式等），保证信息准确无误。收集客户主体资格证明材料（如营业执照复印件、法人证件号码复印件等，个人客户提供证件号码复印件），确认客户具备履约能力。拟定合同初稿，使用企业标准合同模板（如无模板，可参考行业通用模板并补充必要条款），标注“合同草案”字样。将合同初稿及附件（如技术参数表、交付清单、客户资质证明等）提交部门负责人审核，确认业务条款合理性后，启动下一环节。2.前置审核（业务条款确认）责任人：销售部门负责人操作说明：重点审核合同业务条款的完整性：包括产品/服务描述是否清晰、数量/规格是否与客户需求一致、交付时间/地点是否可执行、价格体系是否符合企业定价政策等。核对客户资质证明的有效性（如营业执照是否在有效期内、经营范围是否涵盖合同业务等），避免与无资质主体合作。确认合同中是否包含特殊约定（如定制化需求、额外服务、保密条款等），如有需在合同中明确表述。审核通过后，在《合同审核意见表》中签署“业务条款审核通过”意见，并注明“建议提交法务审核”；如不通过，标注修改意见退回销售专员调整。3.法务合规审核责任人：法务专员/法务部门操作说明：重点审核合同的法律合规性：包括合同主体是否适格、条款内容是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规、是否存在法律漏洞（如格式条款是否公平、违约责任是否明确、知识产权归属是否清晰等）。检查合同中争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖地）是否约定明确，是否符合企业内部风险控制要求。对涉及特殊业务（如进出口、数据安全、特许经营等）的合同，需确认是否符合行业监管规定。审核通过后，在《合同审核意见表》中签署“法务审核通过”意见；如需修改，标注具体法律风险点及修改建议，退回销售专员与客户协商调整。4.财务审核与风险评估责任人：财务专员/财务部门操作说明：重点审核合同中的财务条款：包括价格构成是否合理、付款方式（如预付款、进度款、尾款比例及支付节点）是否符合企业财务制度、开票信息（如发票类型、税率、开票时间）是否准确。评估客户信用风险：根据客户历史合作记录、信用评级、财务状况等，判断是否存在回款风险，必要时要求客户提供担保或调整付款条件。核对合同总金额是否与审批权限匹配（如超过一定金额需提交更高层级领导审批），保证审批流程合规。审核通过后，在《合同审核意见表》中签署“财务审核通过”意见；如存在财务风险，提出调整建议（如缩短付款周期、增加保证金等），退回销售专员处理。5.最终审批与签署授权责任人：分管领导/授权审批人操作说明：综合业务、法务、财务部门的审核意见，对合同整体内容进行最终确认，重点关注重大条款（如金额、交付、违约责任）是否达成一致。根据企业《合同管理办法》规定的审批权限，履行相应审批流程（如部门负责人审批、分管领导审批、总经理审批等）。审批通过后，由授权签署人（如法定代表人、授权委托代理人）在合同上签字或盖章，保证签署行为有效（如需授权委托书，需同步办理授权手续）。在《合同签署登记表》中记录合同编号、签署日期、签署人、合同份数等信息，并将签署完成的合同分发给相关部门（如销售部、财务部、法务部、档案室）。6.合同履行与跟踪管理责任人：销售专员/项目执行人操作说明：按照合同约定履行交付义务（如产品发货、服务实施），同步记录交付时间、数量、验收情况等关键信息，由客户方签署《验收确认单》。跟踪合同款项回收情况，按照付款节点提醒财务部门开具发票，并协助财务部门催收逾期款项。对合同履行过程中出现的变更（如交付时间调整、数量增减），需与客户协商一致并签订《合同变更协议》，履行内部审批流程后执行。定期向部门负责人汇报合同履行进度，对可能出现的履约风险（如客户延期验收、资金困难）及时预警并制定应对措施。7.合同归档与数据管理责任人：档案管理员/行政专员操作说明：合同履行完毕或终止后，将合同正本（含附件、审批记录、变更协议、验收单等全套资料）整理成册，标注“已归档”字样。按照“一合同一档”原则，在《合同归档清单》中登记合同编号、名称、签署日期、归档日期、存放位置等信息，保证档案可追溯。建立电子合同台账，录入合同关键信息（如客户名称、合同金额、履行状态、归档编号等），定期与纸质档案核对，保证数据一致。合同档案保存期限应符合企业档案管理规定（一般为合同终止后5-10年），到期按规定销毁并记录销毁过程。三、核心工具表单表1：合同基本信息表合同编号合同名称签署日期甲方（客户）信息乙方（企业）信息合同类型合同总金额（元）币种履行期限主要交付内容审批状态归档编号表2：合同审核意见表审核环节审核部门/人员审核人审核日期审核意见（可勾选或填写）是否通过修改说明（如不通过）业务审核销售部*□条款完整□价格合规□客户资质有效□其他：法务审核法务部*□合法合规□无法律风险□条款明确□其他：财务审核财务部*□财务条款清晰□付款方式合理□信用风险可控□其他：最终审批分管领导*□同意签署□需调整后重审□否决□其他：表3：合同变更记录表变更合同编号变更日期变更原因变更内容摘要（可附页）双方协商确认方式（如补充协议/邮件确认）审批人审批日期变更后生效日期表4：合同归档清单归档编号合同编号合同名称客户名称签署日期归档日期档案盒编号保管期限查阅登记（记录人、日期、用途）四、关键执行要点信息准确性：合同中涉及的主体信息、标的物描述、金额、时间等关键要素必须与双方约定一致，避免因信息错误导致履约争议。审核时效性：各部门应在收到合同后2-3个工作日内完成审核，紧急合同可优先处理，保证合同流程高效推进。保密要求：合同内容及客户信息属企业商业秘密，参与审核、签署、归档的人员需严格遵守保密规定，严禁泄露给无关第三方。风险防控：对金额较大、条款复杂或新客户的首笔合作，需加强背景调查，必要时可通过法务部门