企业行政物资申请及采购指南书（行政采购工具）

企业行政物资申请及采购指南书一、前言为规范企业行政物资的申请、审批及采购流程，保障各部门物资需求得到及时、合规满足，同时控制采购成本、提高采购效率，特制定本指南书。本指南适用于企业所有部门及员工的行政物资申请与采购操作，旨在明确责任分工、统一操作标准，保证行政管理工作有序开展。二、适用范围与应用情境（一）适用部门企业各职能部门（如行政部、人力资源部、财务部、市场部等）、各业务部门及分支机构。（二）适用物资类型办公设备类：电脑、打印机、复印机、办公家具（桌椅、文件柜等）、投影仪等；办公耗材类：纸张、笔、文件夹、墨盒/硒鼓、订书机等；后勤保障类：饮用水、清洁用品、防疫物资（口罩、消毒液等）、维修工具等；其他类：部门活动所需物资、临时性工作物资（如展会物料、宣传品）等。（三）常见应用场景新员工入职：需配置办公桌椅、电脑、文具等基础物资；部门日常办公：耗材不足需补充，设备故障需更换或维修；项目开展：临时性项目需采购专用设备或物料；办公环境优化：如新增工位、会议室升级等物资需求；应急保障：如突发公共卫生事件需紧急采购防疫物资。三、物资申请及采购全流程详解（一）第一步：需求识别与提报需求发起：员工根据工作需要，确认所需物资的名称、规格、数量、用途及期望到货时间；填写《行政物资申请表》（详见模板一），经部门负责人初审后提交至行政部。信息要求：物资名称需规范（如“A4复印纸”而非“纸”）；规格型号需明确（如“联想小新Pro162023款i5/16G/512G”而非“笔记本电脑”）；数量需合理，避免过量申请（如季度耗材按季度用量申请）。（二）第二步：部门初审审核内容：部门负责人*审核需求的合理性（是否为工作必需、数量是否匹配实际工作）；核查预算额度（部门年度预算内是否有对应科目余额）。输出结果：审核通过：在《行政物资申请表》“部门意见”栏签字确认，提交至行政部；审核不通过：注明原因并退回申请人，补充说明后重新提交。（三）第三步：行政部复核与审批复核内容：行政专员*核对申请信息完整性（是否填写规范、附件是否齐全）；审查物资是否符合企业采购政策（如单价超5000元的设备需填写《固定资产采购申请表》）；协调同类物资合并采购（如多个部门同时申请A4纸，统一批量采购降低成本）。分级审批：单次采购金额≤2000元：行政经理*审批；2000元＜单次采购金额≤10000元：行政经理审核后，报分管领导审批；单次采购金额＞10000元：分管领导审核后，报总经理审批。输出结果：审批通过：行政部启动采购流程；审批不通过：书面反馈申请人及部门负责人，说明理由。（四）第四步：采购执行采购方式：日常耗材（如纸张、笔）：行政部对接协议供应商（如京东企业购、晨光文具），通过线上平台下单；设备及定制物资：行政部至少获取2家供应商报价，对比质量、价格、售后后，填写《采购审批表》报批，确定最终供应商。供应商要求：优先选择与企业签订年度框架协议的合格供应商；新供应商需提供营业执照、相关资质证明（如3C认证），并通过行政部资质审核。合同签订：单次采购金额＞5000元或涉及定制物资，需签订采购合同，明确物资规格、数量、价格、交付时间、验收标准及违约责任。（五）第五步：物资验收与入库验收组织：物资送达后，由行政部专员、申请人、部门指定验收人*共同验收；核对物资名称、规格、数量是否与采购订单一致，检查外观是否完好、功能是否正常。验收结果处理：验收合格：填写《物资验收单》（详见模板三），三方签字确认后，行政部办理入库手续；验收不合格：当场拍照留存，联系供应商退换货，直至验收合格。入库登记：行政部在资产管理系统中更新库存信息（设备类需录入资产编号、使用人、存放地点）；耗材类按类别存放于仓库，标注入库日期及有效期。（六）第六步：领用与发放领用流程：申请人凭审批通过的《行政物资申请表》及《物资验收单》到行政部领用；设备类领用时，需签署《资产领用责任书》，明保证管责任；耗材类按需领取，避免浪费，行政部定期盘点库存。发放记录：行政部在《物资领用登记表》中记录领用部门、领用人、物资名称、数量、领用日期，保证可追溯。四、核心模板表格模板一：行政物资申请表申请部门申请人申请日期物资明细序号物资名称规格型号12部门意见负责人签字：*日期：行政部审批经理签字：*日期：分管领导签字：*模板二：采购审批表采购申请编号申请部门申请日期采购信息物资名称规格型号数量供应商信息供应商名称联系人联系方式采购理由（需说明采购必要性、市场调研情况等）审批意见部门负责人：*日期：行政经理：*模板三：物资验收单验收单编号采购申请编号验收日期采购信息物资名称规格型号数量验收结果序号验收项目标准要求12验收意见行政部：*申请人：*部门验收人：*异常说明（如不合格，需注明处理意见：退货/换货/其他）五、操作要点与注意事项（一）信息准确性要求申请表中的物资名称、规格、数量等信息需与实际需求一致，避免因信息错误导致采购物资无法使用；预算金额需参考市场合理价格，虚报、瞒报预算将影响审批进度。（二）审批流程规范性严格按照审批权限执行，不得越级审批或简化流程；审批人需在3个工作日内完成审批，特殊情况需注明原因并延长审批时间。（三）采购过程合规性优先选择协议供应商，非协议供应商采购需提前报行政部备案；采购过程中不得收取供应商回扣、礼品等不正当利益，保证廉洁采购。（四）验收与保管责任物资验收需三方在场，保证数量、质量符合要求，验收后及时办理入库；设备类物资领用后，使用人需妥善保管，离职时需办理资产交接手续。（五）应急处理机制紧急物资需求（如突发维修、防疫物资短缺），可先电话报请行政经理*同意后紧急采购，事后2个工作日内补办申请手续；验收不合格物资需在24小时内反馈至行政部，由行政部协调供应商处理，避免影响工作。（六）节约与环保原则提倡节约使用物资