企业内部资料保密管理规范

企业内部资料保密管理规范一、规范背景与目的二、适用范围三、资料分类与密级划分（一）核心机密定义：直接关系企业生存或重大战略安全的资料，如未披露的IPO计划、核心技术源代码、重大并购谈判底稿、国家级涉密项目文档等。管理要求：需采用物理隔离存储（如独立服务器+硬件加密），访问权限仅限企业高管、核心项目组人员，且需通过“双因子认证+审批日志留痕”。（二）重要机密定义：泄露将造成较大经济损失或竞争劣势的资料，如客户核心数据（含消费偏好、合同关键条款）、未上市产品设计图纸、年度预算明细、供应商独家合作协议等。管理要求：存储于企业内网加密目录，访问需部门负责人审批，传输时需附加“保密期限（如‘自接收日起3年内’）”与“使用范围（如‘仅限XX项目审计’）”说明。（三）普通机密定义：泄露会影响工作效率或造成轻微信息混乱的资料，如日常运营报表、内部管理流程手册、非敏感客户名单（仅含企业名称、联系人）等。管理要求：可存储于办公终端，但需设置访问权限（如部门内共享），禁止对外网、公共云盘传输。四、管理职责分工（一）保密工作领导小组由企业总经理、法务总监、技术总监等组成，负责：统筹企业保密战略规划，审批密级调整、重大保密项目（如系统升级）；监督各部门保密执行情况，牵头处理重大泄密事件的调查与追责。（二）部门负责人落实本部门保密制度，如研发部需制定“代码评审+版本管控”流程，财务部需规范“财务报表借阅审批”；组织部门内保密培训，每月抽查资料存储、传输合规性，发现隐患24小时内上报领导小组。（三）全体员工入职时签署《保密协议》，明确“在职+离职后3年内”的保密义务；遵守“最小必要”原则：仅因工作需要接触资料，禁止擅自复制、转发、截图涉密内容；发现资料泄露隐患（如同事违规传输、系统漏洞），需立即向部门负责人或IT部门报告。五、全流程保密措施（一）存储管理电子资料：核心机密需存储于物理隔离服务器（无外网访问权限），并定期（每季度）进行异地备份；重要机密需通过企业自研加密工具加密，存储于内网指定目录；普通机密可存储于办公终端，但需开启“文件访问审计”（记录操作人、时间、内容）。纸质资料：核心/重要机密需存放于密码保险柜，钥匙与密码分离管理；普通机密需放入部门带锁文件柜，每周五下班前清点归档。（二）传输与共享管理内部传输：优先使用企业OA系统、加密邮件，禁止通过微信、QQ等外部社交工具传输涉密资料；（三）销毁与废弃管理纸质资料：核心/重要机密需用碎纸机（单次碎纸≤5张，碎后纸屑≤2mm）销毁，销毁记录需部门负责人签字；普通机密可集中回收后由行政部统一销毁。电子介质：废弃的U盘、硬盘需通过“DBAN数据擦除工具”彻底清除数据，或物理粉碎（如硬盘钻孔），禁止转卖或赠予外部人员。（四）办公环境管控涉密区域（如研发部、财务部）安装门禁系统（刷卡+人脸识别）与“无死角监控”，外来人员需填写《访客登记表》并由员工全程陪同；六、资料借阅与流转规范（一）内部借阅填写《涉密资料借阅单》，注明“借阅用途（如‘XX项目投标分析’）、预计归还时间（最长不超过7个工作日）、资料密级”；核心机密需分管副总审批，重要机密需部门负责人审批，普通机密由直属上级审批；借阅后需在“指定涉密区域”（如部门保密室）使用，禁止复制、转借，归还时需经资料管理员检查完整性。（二）外部流转仅允许因“审计、战略合作、供应链协同”等必要场景，需提前与法务部拟定《外部保密协议》，明确对方“保密期限（如‘永久保密’）、违约责任（如‘泄露需赔偿损失+支付违约金’）”；流转资料需去标识化处理（如隐去企业LOGO、核心技术参数），并通过“企业加密传输通道”（如VPN+加密压缩包）发送，禁止使用快递寄送纸质核心机密。七、违规处理与责任追究（一）违规行为分级轻微违规：未及时锁存纸质资料、违规使用普通U盘存储重要机密、在公共区域讨论涉密内容等；中度违规：擅自复制重要机密、向外部泄露普通机密、伪造审批流程借阅资料等；严重违规：故意泄露核心机密（如倒卖客户数据、向竞品提供技术文档）、因失职导致资料被黑客窃取等。（二）处罚措施轻微违规：口头警告+内部通报，扣减当月绩效分（≤5分）；中度违规：书面警告+绩效扣减（≤20分），调岗至非涉密岗位或降职；严重违规：立即解除劳动合同，并追究法律责任（含民事赔偿、刑事责任，如依据《刑法》第219条“侵犯商业秘密罪”追责）。八、培训与宣贯机制（一）新员工培训入职1周内完成“保密必修课”（含《数据安全法》《个人信息保护法》解读、企业泄密案例复盘），考核通过后方可接触涉密资料；培训形式：线上课程（3小时）+线下“情景模拟”（如“发现同事违规传输资料如何处理”）。（二）在职员工复训每年至少开展1次“保密专项培训”，内容含“最新监管政策（如欧盟GDPR更新）、企业制度优化（如新增‘AI工具使用保密要求’）”；培训后通过“线上答题+实操考核”（如“模拟传输涉密资料的合规流程”）检验效果，未通过者需补考直至合格。九、附则1.本规范自2024年X月X日起施行，由企业保密工作领导小组负责解释与修订；2.原有保密制度与本规范冲突的，以本规范为准；3.各