财务报销流程操作标准化手册

财务报销流程操作标准化手册一、前言为规范公司财务报销行为，明确报销流程与操作要求，提升财务报销效率，保障资金使用合规性与透明度，依据国家财务法规及公司内部管理制度，特制定本操作手册。本手册适用于公司全体员工及涉及财务报销的相关业务场景，旨在为报销操作提供清晰指引，助力公司资金安全与资源合理配置。二、适用范围本手册适用于XX公司（可根据实际调整）全体在职员工、临时人员及外包合作方（涉及公司费用报销的场景）。涵盖日常办公费用、差旅费、采购支出、项目费用等各类需通过公司财务流程报销的支出事项。三、报销类型及操作流程（一）日常费用报销日常费用指办公耗材、水电费、物业费、快递费、招待费等常规运营支出，流程如下：1.费用发生与单据收集经办人在费用发生时，需及时获取合法合规的原始票据（如发票、行政事业单位收据等）。票据需注明开票日期、收款方名称、项目内容、金额（大小写一致）、开票方盖章等信息；若为电子发票，需确保发票版式文件完整、可验证。*示例：购买办公打印纸时，需向供应商索取增值税普通发票，注明“打印纸一批，数量XX，单价XX”，并加盖发票专用章。*2.填写报销单登录公司OA系统/财务报销平台（或填写纸质报销单），按要求填写报销单：报销部门、报销人、报销日期需准确填写；报销项目需与实际支出一致，逐项列明费用明细（如“办公耗材-打印纸”“快递费-同城件”）；金额栏需与票据金额一致，合计金额需大小写核对无误；备注栏可简要说明费用用途（如“部门月度办公用品采购”“客户招待-XX项目沟通”）。3.单据粘贴与附件整理将原始票据按“从小到大、从左到右”的顺序粘贴在报销粘贴单上（或上传电子附件），确保票据平整、不重叠；附件需与报销单内容对应（如招待费需附招待申请单、接待人员名单等）。4.提交审批经办人将填写完整的报销单及附件提交至部门负责人审批（线上流程可直接提交，线下需纸质单据签字）。部门负责人需审核费用的真实性、合理性及预算合规性。5.财务审核部门审批通过后，单据流转至财务部门。财务人员审核以下内容：票据合法性：发票真伪、抬头是否正确、是否跨年（原则上不允许跨年报销，特殊情况需说明）；报销单填写：项目是否完整、金额是否准确、附件是否齐全；预算执行：是否在部门预算或项目预算范围内。审核通过后，财务将单据提交至财务负责人复核（或按公司授权体系流转至对应审批人）。6.付款与入账审批完成后，财务部门根据公司付款政策（如对公转账、员工垫付后报销）进行付款。付款完成后，财务将报销单归档，并完成账务处理。（二）差旅费报销差旅费指员工因公务出差产生的交通费、住宿费、出差补贴等费用，流程如下：1.出差申请出差前需通过OA系统提交《出差申请单》，注明出差事由、时间、地点、预计费用等，经部门负责人审批后生效（紧急出差可后补申请，但需在出差后3个工作日内完成）。2.费用发生与单据收集交通费：机票、火车票、汽车票等需注明出差日期、行程（出发地-目的地）、票价；若为网约车，需提供行程单及发票，行程单需显示起止点、时间、金额。住宿费：需获取增值税发票，发票需注明住宿日期、人数、房型，且需与出差申请单的出差地点、时间匹配。出差补贴：按公司《差旅费管理办法》执行（如按天补贴，无需票据，但需在报销单注明天数）。3.填写报销单与附件整理出差结束后5个工作日内，填写《差旅费报销单》，逐项填写交通费、住宿费、补贴等明细，附件需包含《出差申请单》、交通票据、住宿发票等。4.审批与财务审核流程同“日常费用报销”，部门负责人审核出差的必要性，财务审核票据合规性、补贴计算准确性（如是否超标准、是否按实际出差天数计算）。5.付款与入账财务完成审核后，按公司付款流程支付（员工垫付的费用报销至个人账户，对公支出直接支付供应商）。（三）采购报销（含固定资产、低值易耗品）采购报销指因工作需要采购物资（如设备、办公家具、工具等）的支出，流程如下：1.采购申请与审批采购前需提交《采购申请单》，注明采购物品名称、规格、数量、预算金额、用途等，经部门负责人、采购部门（或归口管理部门）、财务部门审批后，方可执行采购（金额超权限需报总经理审批）。2.采购执行与验收采购完成后，需由使用部门或验收小组进行验收，填写《验收单》，注明物品名称、数量、质量情况等，验收人签字确认。3.单据收集与报销单填写发票：需与采购申请单、验收单的物品信息一致，金额匹配；采购合同（如金额≥XX元，需附合同）；填写《采购报销单》，注明采购项目、供应商信息、付款方式（对公/个人垫付）等。4.审批与财务审核部门负责人审核采购的必要性，财务审核发票合规性、合同条款（如付款方式、交货期）、验收单完整性，确认无误后提交上级审批。5.付款与资产入账审批通过后，财务按合同约定付款（如预付款、货到付款），并完成固定资产/低值易耗品的入账登记（需办理资产入库、台账登记）。四、报销单据要求（一）原始票据基本要求1.发票类：增值税发票（含专票、普票）需注明公司全称、纳税人识别号（或统一社会信用代码），项目内容需与实际支出一致，发票专用章清晰可辨；电子发票需确保可通过国家税务总局平台验证，避免重复报销（财务系统需设置查重机制）；定额发票需注明开票日期、收款方名称（手写或机打），发票章完整。2.非发票类：行政事业单位收据需有财政监制章，内容清晰；境外消费票据需有当地税务机关认可的凭证，附中文翻译说明（金额、事项、收款方）。（二）附件完整性要求日常费用：招待费需附招待申请单、接待名单；会议费需附会议通知、参会人员签到表；差旅费：需附《出差申请单》、行程单（如机票、火车票）；采购费用：需附《采购申请单》《验收单》、采购合同（如需）；项目费用：需附项目审批文件、费用分摊说明。五、审批流程与权限（一）审批层级与权限报销类型/金额部门负责人财务负责人总经理（或授权人）-----------------------------------------------------------日常费用≤XX元审批复核无需日常费用>XX元审批复核审批差旅费≤XX元审批复核无需差旅费>XX元审批复核审批采购≤XX元审批复核无需采购>XX元审批复核审批（注：具体金额权限需结合公司《费用报销制度》或《授权管理办法》确定，示例中“XX元”需替换为实际阈值。）（二）审批要求审批人需在3个工作日内完成审批（紧急事项可加急处理）；审批人需对费用的“真实性、必要性、合规性”负责，若发现问题需退回经办人重新提交；线上审批需在系统中填写审批意见（如“同意，费用合理”“退回，发票抬头错误”），线下审批需签字并注明日期。六、注意事项1.报销时效：日常费用需在费用发生后1个月内报销（特殊情况需经财务负责人审批）；差旅费需在出差结束后5个工作日内报销；跨年费用原则上不予报销，因客观原因延误的需提供书面说明，经总经理审批。2.单据真实性与合规性：严禁伪造、变造票据，严禁虚报、冒领费用，违者按公司《员工手册》追究责任；票据丢失需由经办人提供书面说明（注明票据内容、金额、丢失原因），经部门负责人签字后，财务视情况处理（如发票丢失需取得开票方存根联复印件并盖章）。3.预算与资金管理：报销需在部门预算或项目预算范围内，超预算支出需提前申请预算调整，经审批后方可报销；员工垫付费用需使用本人银行卡支付（避免现金交易），报销时需提供支付凭证（如银行转账记录、付款截图）。4.系统操作规范：线上报销需确保系统信息与纸质单据一致，附件上传清晰、完整；若系统故障，需及时联系财务部门，采用临时纸质流程（事后补录系统）。七、附则1.本