2025年单位档案资料管理制度(汇编)

2025年单位档案资料管理制度(汇编)档案资料是单位各项工作的历史记录和核心信息资源，是决策参考、责任追溯、权益维护的重要依据。为规范档案资料全生命周期管理，保障档案完整、准确、安全、可用，结合国家《档案法》《机关档案管理规定》及行业相关标准，制定本制度。本制度适用于单位内部形成或接收的各类纸质、电子及其他载体档案资料的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全流程管理，涵盖文书、科技、人事、会计、业务、声像、电子等七大类档案。一、管理职责划分档案资料管理实行“统一领导、分级负责、全员参与”的工作机制。单位主要负责人为档案工作第一责任人，统筹档案工作纳入年度工作计划、经费预算及考核体系；分管档案工作的领导直接负责，定期听取汇报并协调解决重大问题；综合管理部门（以下简称“档案管理部门”）为档案工作主管部门，设专职档案员2-3名，负责制定档案管理制度、监督指导各部门归档工作、集中保管档案实体及电子数据、提供利用服务；各业务部门为档案形成责任主体，须指定1名兼职档案员（需经档案管理部门培训合格），负责本部门文件材料的日常收集、整理及定期移交；信息技术部门负责档案管理系统的开发、维护及电子档案的技术保障；保密部门负责档案保密审查及涉密档案管理监督。二、档案收集与整理规范（一）收集范围与要求1.文书档案：涵盖收发文、会议记录、纪要、请示批复、工作总结、考核材料等，包括纸质文件及OA系统中形成的电子文件。2.科技档案：基建工程类（立项、设计、施工、验收等全流程文件）、设备类（采购合同、安装调试、维修记录）、科研类（课题申报、实验数据、成果鉴定）。3.人事档案：职工招聘、考核、任免、职称、培训、奖惩等材料，需符合《干部人事档案工作条例》要求。4.会计档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、银行对账单等，包括纸质及财务系统生成的电子会计档案。5.业务档案：根据单位核心业务形成的专项档案，如行政执法类（检查记录、处罚决定书）、经营类（合同、招投标文件）、服务类（客户档案、服务记录）。6.声像档案：重要活动、会议、项目现场的照片（含原图）、录音、录像，需附文字说明（时间、地点、事由、主要人物、拍摄者）。7.电子档案：除上述类别中已明确的电子文件外，还包括业务系统产生的结构化数据（如统计报表）、非结构化数据（如扫描件、PDF），需同步收集元数据（文件编号、形成时间、责任者、格式）及背景信息（流转过程、审批意见）。收集工作须遵循“应收尽收、即时收集”原则，纸质文件应做到签署完备（手写签名或电子签名）、要素齐全；电子文件需确保内容真实、格式规范（优先采用PDF/A、OFD等长期保存格式），禁止使用非正式格式（如TXT、网页截图）。具体收集时限：文书档案于次年6月30日前完成归档；科技档案在项目验收后3个月内归档；人事档案于材料形成后1个月内移交；会计档案由财务部门保管1年（当年形成），次年6月30日前移交；业务档案按业务周期（如年度、项目结束）归档，最长不超过业务完成后6个月；声像档案于活动结束后10个工作日内归档；电子档案随办随归，系统自动归档的需每日校验完整性。（二）整理标准与流程档案整理须按照《归档文件整理规则》（DA/T22）及行业特殊要求执行，坚持“分类科学、排列有序、便于检索”原则。分类方案采用“年度-机构（问题）-保管期限”三级分类法，保管期限分为永久、定期（30年、10年），具体划分依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及单位制定的《档案保管期限表》（经档案管理部门审核、分管领导批准后实施）。整理流程：①组件（件为整理单位，单份文件为1件，来文与复文、请示与批复、正件与附件等关联文件为1件）；②分类（按年度、机构、保管期限分类）；③排列（同一类别内按文件形成时间或重要程度排列）；④编号（编制档号：全宗号-年度-机构代码-保管期限代码-件号）；⑤编目（填写归档文件目录，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注）；⑥装盒（按件号顺序装入档案盒，填写盒脊及备考表，注明盒内文件情况及整理人、检查人、日期）。电子档案整理需与纸质档案整理同步进行，采用“双套制”管理（重要档案同时保存纸质与电子版本），电子文件需按“件”整理，建立元数据关联，确保与纸质档案一一对应。声像档案需按“时间-事由”分类，照片按“册”整理（每册200张以内），录音、录像按“盘”或“条目”整理，附目录清单。三、档案保管与保护措施（一）库房管理要求档案库房须独立设置，符合“十防”标准（防火、防盗、防潮、防光、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物、防磁、防辐射）。库房面积需满足未来10年档案增长需求（按人均0.8-1.2㎡计算），配备密集架（承重≥800kg/列）、温湿度调控设备（温度14-24℃，相对湿度45-60%）、监控系统（24小时实时录像，保存6个月以上）、消防系统（气体灭火装置，禁止使用水基型灭火器）、防磁柜（用于保管照片、录音带等磁性载体档案）、消毒设备（每月对库房进行一次防虫防霉处理）。（二）日常保管规范档案入库前须经质量检查，纸质档案需无破损、无污渍，电子档案需通过真实性、完整性、可用性检测（使用哈希值校验）。入库后按档号顺序上架，密集架标识清晰（标注全宗号、年度、机构、保管期限），建立《档案保管台账》，定期核对账物（每季度1次全面核对，月度抽查20%）。不同载体档案分库或分区保管：纸质档案存放于密集架；声像档案（照片、录像带）存放于防磁柜（温度18-24℃，湿度35-45%）；电子档案存储于专用服务器（采用RAID5冗余技术），同时制作离线备份（刻录光盘或移动硬盘，每2年迁移一次），重要电子档案实行“两地三备份”（本地、异地、云端）。（三）应急处置机制制定《档案安全应急预案》，明确火灾、水灾、盗窃、系统故障等突发事件的处置流程。每年组织1次应急演练（包括档案转移、数据恢复），配备应急物资（防水袋、灭火器、移动存储设备、发电机）。发生档案安全事件时，须在2小时内报告单位分管领导及档案管理部门，48小时内形成书面报告，7日内完成现场处置及损失评估，涉及涉密档案的按保密规定逐级上报。四、档案利用与服务管理（一）利用审批与登记档案利用分为内部利用和外部利用。内部利用需填写《档案利用申请表》，经申请部门负责人审批（永久保管档案需分管领导审批）；外部利用（如司法查询、社会查阅）需持单位介绍信及有效证件，经档案管理部门审核、分管领导批准后办理。利用范围仅限非涉密、非敏感档案，涉及个人隐私（如人事档案）、商业秘密（如合同细节）的档案需经权利人同意或法律授权方可提供。利用登记内容包括：利用人姓名/单位、证件号、联系方式、利用时间、档案名称（档号）、利用目的、利用方式（查阅、复制、扫描）。复制档案需注明“复制件，与原件核对无误”并加盖档案专用章，禁止提供原件外借（特殊情况需经主要负责人批准，借阅期限不超过7个工作日，需签订《档案借阅承诺书》）。（二）数字化利用与服务推进档案数字化转型，对永久、30年保管期限的纸质档案进行数字化加工（扫描分辨率≥300dpi，色彩模式为24位真彩色，存储格式为JPEG2000或TIFF），建立数字档案资源库。数字化成果经校对、质检后挂接至档案管理系统，提供在线查询服务（设置访问权限：普通用户可查目录及非敏感内容，授权用户可查全文）。开展档案编研服务，每年编制《档案利用分析报告》《年度大事记》《重要档案汇编》等参考资料，为决策提供支持。建立利用效果反馈机制，每季度向利用部门发放《档案服务满意度调查表》，满意度低于85%的需整改优化。五、档案鉴定与销毁程序（一）鉴定组织与周期成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人（组长）、业务部门代表、法务部门代表、保密部门代表组成（5-7人），负责对保管期满的档案进行价值鉴定。鉴定周期为每5年一次（特殊档案如涉及未结诉讼、重大项目的档案可延长至项目结束后鉴定），鉴定工作需形成《档案鉴定意见书》，经单位办公会审议通过后实施。（二）鉴定标准与处理鉴定依据《档案保管期限表》及实际利用价值，对保管期满的档案提出“继续保存”“销毁”“调整保管期限”三种处理意见。判定为“继续保存”的档案，需在《档案保管台账》中注明新的保管期限；判定为“调整保管期限”的，需重新标注档号并调整存放位置；判定为“销毁”的档案，需满足以下条件之一：①无查考利用价值；②已通过其他载体（如数字化成果）长期保存；③内容已被新文件替代且无历史研究价值。（三）销毁流程与监督销毁档案须编制《档案销毁清册》（注明档号、题名、数量、保管期限、鉴定意见），经分管领导批准后实施。销毁方式：纸质档案采用碎纸机粉碎（碎纸颗粒≤2mm×10mm）或焚烧（在指定地点由专业机构处理）；电子档案通过数据擦除工具（如DBAN）覆盖存储介质3次以上，确保不可恢复。销毁过程须由2名监销人（1名为档案管理部门人员，1名为纪检或保密部门人员）现场监督，销毁完成后在《档案销毁清册》上签字确认，清册永久保存。六、信息化建设与安全管理（一）系统建设要求档案管理系统须符合《电子档案管理系统基本功能规定》（DA/T60），具备归档接收、整理著录、存储管理、检索利用、鉴定统计、安全保密等核心功能，支持与OA系统、业务系统对接（通过API接口实现电子文件自动归档）。系统应采用B/S架构，支持多终端访问（PC、移动端），提供元数据自动抓取、OCR文字识别、智能分类等智能化功能。（二）数据安全保障电子档案存储采用“双套制”（在线存储+离线备份），在线存储使用加密数据库（AES-256加密），离线备份介质（光盘、移动硬盘）需标注密级、编号并专柜保管。访问控制实行“最小权限原则”，设置管理员、审核员、利用员三级权限，管理员负责账号分配，审核员负责利用审批，利用员仅可访问授权内容。系统日志需完整记录用户操作（登录、查询、下载、修改），保存期限不少于5年。（三）标准与规范执行严格遵循国家及行业标准，电子文件元数据符合《电子文件元数据规范》（DA/T46），电子档案长期保存格式符合《版式电子文件长期保存格式要求》（GB/T33190），数字化加工符合《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31）。每年委托第三方机构对档案管理系统进行安全测评（包括漏洞扫描、渗透测试），测评结果报档案管理部门备案。七、监督检查与责任追究（一）监督检查机制档案管理部门每季度对各业务部门归档情况进行检查，检查内容包括：文件材料收集完整性（归档率≥98%）、整理规范性（合格率≥95%）、移交及时性（按时移交率≥100%）。年度终了，将档案工作纳入部门绩效考核（占比5-8%），考核结果与部门评优、个人评先挂钩。（二）责任追究情形对违反本制度的行为，视情节轻重追究责任：①未按规定收集、移交档案，导致档案缺失的，对责任部门负责人及兼职档案员批评教育，扣减绩效奖金；②因保管不善造成档案损毁、丢失的，责令限期整改，赔偿经济损失（按档案价值评估），情节严重的给予记过处分；③泄露档案内容（尤其是涉密或个人隐私信息）的