2025年医院医疗机构政府采购工作流程暨内控方案

2025年医院医疗机构政府采购工作流程暨内控方案医院医疗机构政府采购工作是落实国家医疗资源优化配置、保障医疗服务质量的重要环节，需严格遵循《中华人民共和国政府采购法》《政府采购法实施条例》及财政部、国家卫生健康委相关政策要求，结合医疗机构业务特点，构建覆盖需求生成、预算编制、方式选择、执行实施、合同履约、验收支付、档案管理的全生命周期管理流程，并通过内控机制建设防范廉政风险、提升资金使用效益。以下从核心业务流程及内控要求两方面展开具体方案。一、政府采购全流程操作规范（一）采购需求管理1.需求发起与论证：临床科室、医技部门或职能科室（以下统称“需求部门”）根据年度业务计划、设备更新周期、学科发展规划等提出采购需求，需明确标的名称、技术参数、功能要求、数量、服务标准及预算金额（含税费、运输、安装、培训等全成本）。需求需经科室内部讨论形成书面申请，附技术参数来源依据（如行业标准、临床指南、同类设备使用反馈），避免设置倾向性、排他性条款（如指定品牌、型号或唯一供应商专利技术）。2.多部门联合审核：需求部门提交申请后，由设备管理科（或采购管理部门）牵头，组织财务科、审计科、使用科室代表及外部专家（技术专家占比不低于60%）进行联合论证。重点审核：（1）需求必要性（是否符合医院发展规划、是否存在重复购置）；（2）技术参数合理性（是否符合临床实际需求，是否存在超标准配置）；（3）预算准确性（参照近三年同类项目采购价格、市场调研价核定，误差率不超过10%）；（4）政策合规性（是否符合节能、环保、国产优先等政府采购政策）。论证过程需形成会议纪要，专家需签署意见并留存联系方式备查。3.需求确认与备案：联合论证通过后，需求部门需根据意见修订需求文件，经分管院长审批后，由采购管理部门录入医院政府采购管理系统（以下简称“系统”），同步推送至财务科作为预算编制依据。需求文件（含论证材料）需在系统中留存，作为后续采购执行、验收的核心依据。（二）采购预算编制与调整1.预算编制：财务科根据已确认的采购需求，结合医院年度收支预算，按照“应编尽编、细化到项”原则，将采购项目纳入部门预算。预算金额需与需求论证核定金额一致，设备类采购单价50万元以上、服务类年费用100万元以上的项目需单独列示，附成本效益分析报告（含预计使用年限、年诊疗量提升、运维成本等）。2.预算审核与批复：预算草案经医院党委会（或院长办公会）审议通过后，按规定时间报送主管部门及财政部门审批。未纳入预算的采购项目不得实施，特殊情况需追加预算的，需提交书面申请，说明追加理由、资金来源（仅限非财政拨款结余或调整其他项目预算），经主管部门、财政部门批准后，方可调整采购计划。（三）采购方式确定与审批1.采购方式选择：采购管理部门根据预算金额、标的性质及《政府采购品目分类目录》，对照《政府采购方式管理办法》确定采购方式：（1）预算金额达到公开招标限额标准（2025年省级标准暂定为货物服务类200万元、工程类400万元）的，必须采用公开招标；（2）因技术复杂或性质特殊，无法确定详细规格的，可申请竞争性谈判；（3）只能从唯一供应商处采购（如专利设备、原品牌配件）的，需提供市场调研证明，申请单一来源采购；（4）小额零星采购（预算金额低于分散采购限额，2025年暂定为50万元）可采用询价或网上商城直购。2.审批流程：非公开招标方式需提前15个工作日向财政部门提交申请，附专家论证意见（单一来源需3名以上专家论证，竞争性谈判需2名以上专家论证）、需求文件及预算批复。采购管理部门需在系统中同步留存审批文件，未获批准的项目不得启动采购程序。（四）采购执行实施1.招标文件编制与审核：公开招标、竞争性谈判等项目需编制采购文件（含招标文件、谈判文件等），由采购管理部门牵头，联合需求部门、法务科、财务科共同起草。文件需明确：（1）采购标的技术参数（与需求文件一致）；（2）评标方法（货物类一般采用综合评分法，技术分占比不低于50%；服务类可结合履约能力设置评分项）；（3）合同主要条款（付款方式、履约期限、违约责任等）；（4）供应商资格条件（不得设置与采购无关的资质要求）。采购文件需经法务科合规性审查、分管院长审批后发布。2.信息发布与响应：采购文件在省级以上财政部门指定媒体（如中国政府采购网、省级政府采购平台）及医院官网同步发布，公告期不得少于5个工作日（公开招标不少于20日）。供应商报名需通过系统线上提交资质文件（营业执照、业绩证明、信用记录等），采购管理部门需在3个工作日内完成资格初审，不符合条件的需书面说明理由。3.开评标管理：开标由采购管理部门主持，邀请纪检监察部门现场监督，全程录音录像。评标委员会由5人以上单数组成（技术、经济专家占比不低于2/3），专家从财政部门专家库中随机抽取，特殊项目可自行选定（需报财政部门备案）。评标过程封闭进行，禁止外界干预，评分记录需由评委签字确认。中标（成交）结果在指定媒体公示3个工作日，无异议后发放中标通知书。4.合同签订与备案：中标（成交）供应商需在30日内与医院签订合同，合同内容需与采购文件、投标文件一致，不得擅自变更核心条款（如标的、金额、技术参数）。合同由法务科审核合法性、财务科审核支付条款、需求部门确认技术内容，经院长签署后生效。合同副本需在7个工作日内报送财政部门备案，并在系统中同步存档。（五）履约验收与资金支付1.履约跟踪：合同签订后，需求部门负责跟踪供应商履约情况，重点关注交货时间、安装调试质量、服务响应速度等，发现延迟或质量问题需及时书面通知供应商整改，重大问题（如延迟超15日、质量不达标）需报告采购管理部门，由其协调处理或启动违约条款。2.验收实施：标的交付后，由需求部门牵头，组织设备管理科（技术验收）、财务科（核对合同金额）、审计科（监督程序合规性）及至少1名外部专家组成验收小组。验收需严格对照采购文件、合同及国家/行业标准，形成《验收报告》，列明验收结论、存在问题及整改要求（如适用）。大型设备（单价200万元以上）、复杂服务项目需增加临床试用环节（试用周期不少于1个月），试用报告作为验收依据之一。3.资金支付：验收合格后，供应商提交发票、验收报告等材料，经需求部门经办人签字、科室负责人审核、财务科核对合同及验收信息无误后，按合同约定支付进度款（一般为验收后支付90%，质保期满后支付10%）。支付审批流程需在系统中留痕，超过50万元的支付需经分管院长审批，超过200万元的需经院长办公会审议。（六）采购档案管理采购活动结束后30日内，采购管理部门需整理归档全流程文件，包括：需求申请及论证材料、预算批复、采购方式审批文件、采购文件、投标/响应文件、评标记录、中标通知书、合同、验收报告、支付凭证等。档案以纸质版为主，重要文件（如合同、验收报告）需同步扫描为PDF格式，上传至医院电子档案管理系统备份。档案保管期限为15年（合同涉及质保期的延长至质保期满后3年），调阅需填写《档案调阅申请表》，经采购管理部门负责人审批，禁止外借原件。二、政府采购内控机制建设（一）岗位分离与职责界定建立“需求-审批-执行-验收-支付”五分离机制：需求部门负责提出需求并参与验收；采购管理部门负责组织采购执行、合同签订；财务科负责预算编制、资金支付；审计科负责全流程监督；纪检监察部门负责廉政风险防控。关键岗位（如采购文件编制、评标现场组织）实行AB角制度，避免单人操作。（二）风险评估与防控每季度由审计科牵头，联合采购、财务、纪检部门开展采购风险评估，重点排查：（1）需求环节“量身定制”参数、超标准采购；（2）采购方式选择“应招未招”“化整为零”规避公开招标；（3）评标环节专家倾向性评分、围标串标；（4）履约环节“重采购轻验收”、质保期责任不落实。针对风险点制定防控措施，如需求参数公示（在医院内网公示3日接受异议）、评标专家信息开标前30分钟解密、履约保证金制度（合同金额的5%-10%）等。（三）监督检查与责任追究1.日常监督：采购管理部门每月生成《采购进度报表》，报送分管院长及审计科；审计科每季度抽查20%的采购项目，重点检查流程合规性、文件完整性；纪检监察部门对投诉举报（如供应商质疑、内部人员违规）及时调查，30日内反馈结果。2.专项检查：每年末开展政府采购专项审计，覆盖当年所有采购项目，形成《审计报告》，列明问题及整改建议，经院长办公会审议后督促落实。3.责任追究：对违规行为（如虚假需求、泄露标底、验收走过场）实行“一案双查”，追究直接责任人及分管领导责任，视情节轻重给予通报批评、扣发绩效、党纪处分；涉及违法的移送司法机关。（四）信息化支撑与优化升级医院政府采购管理系统，实现与财政一体化平台、医院HIS系统、资产管理系统数据互通：（1）需求发起至支付全流程线上流转，关键节点自