机关事业单位电子文档管理办法

机关事业单位电子文档管理办法一、引言随着数字化办公深度推进，机关事业单位电子文档数量呈爆发式增长，其管理水平直接关系政务效率、信息安全与历史传承。为规范电子文档全生命周期管理，保障其真实、完整、可用、安全，依据《中华人民共和国档案法》《电子文件管理暂行办法》等法规，结合单位工作实际，制定本办法。二、总则（一）目的通过规范电子文档“创建—采集—整理—归档—保管—利用—销毁”全流程管理，提升办公效率，防范信息泄露、丢失风险，为政务决策、公共服务提供可靠数据支撑。（二）适用范围本办法适用于本单位及所属分支机构在公务活动中形成的电子文档（含公文、会议记录、统计报表、音视频、合同协议等），涵盖数字化加工后的纸质文档电子副本。（三）基本原则全程管控：对电子文档全流程规范，确保每环节可追溯；安全优先：兼顾利用便捷性与保密要求，采用技术与制度双重手段防范风险；高效利用：通过标准化管理与智能检索，提升电子文档查考、复用效率。三、管理职责（一）单位领导职责单位主要负责人统筹电子文档管理工作，审批管理制度，保障人员、经费、技术投入，协调跨部门协作。（二）档案管理部门（办公室/档案科）制定电子文档管理细则、分类目录、归档清单等配套制度；指导业务部门开展电子文档创建、采集、初审，定期培训业务人员；审核归档电子文档的完整性、规范性，牵头档案利用、安全检查与考核。（三）业务部门职责指定专人（文档管理员）负责本部门电子文档日常管理，确保内容准确、元数据完整；按要求完成电子文档的创建、命名、分类与初审，及时提交归档；配合档案部门开展检查、培训与应急演练，对本部门电子文档安全负责。（四）信息技术部门职责搭建电子文档管理系统（或对接现有OA、业务系统），保障系统稳定运行；负责服务器、存储设备维护，定期备份数据，防范硬件故障与网络攻击；提供技术支持（如格式转换、系统权限配置、安全防护策略优化）。四、电子文档的形成与采集（一）创建规范格式要求：非涉密文档优先使用PDF、DOCX、XLSX等通用格式；涉密文档按保密规定采用专用加密格式。命名规则：统一采用“部门简称_业务类型_年份_序号”格式（如“办_公文_2024_001”），避免特殊字符，确保检索清晰。元数据要求：电子文档需包含创建人、创建时间、修改记录、关联业务（如公文文号、会议名称）等核心元数据，由系统自动捕获或人工补充。（二）采集范围与方式采集范围：涵盖公文处理、会议活动、项目管理、对外联络等公务活动产生的电子文档（含正文、附件、审批单、音视频、扫描件等）。采集方式：自动采集：通过OA系统、业务系统接口，实时捕获流程类文档（如公文签批、财务报销单）；手动采集：业务人员按“随办随采”原则，将非流程类文档（如调研报告、会议录音）上传至文档管理平台。（三）采集时间重要紧急文档（如突发应急事件记录）实时采集；周期性文档（如月度报表、季度总结）在周期结束后3个工作日内采集；项目类文档在项目验收后10个工作日内完成采集。五、整理与归档（一）分类体系采用“职能+业务+年度”三级分类法，示例：一级类目（职能）：办公室、财务科、人事科…二级类目（业务）：公文类、会议类、项目类…三级类目（年度）：2024、2025…（二）归档条件电子文档需同时满足：办理完毕（如公文走完签批流程、合同完成签署）；内容完整（含正文、附件、修改痕迹）、格式规范；元数据齐全（创建人、时间、业务关联信息无缺失）；经业务部门负责人初审通过。（三）归档流程1.业务部门在文档管理系统提交归档申请，附《电子文档归档清单》；2.档案部门5个工作日内审核（检查内容、格式、元数据），反馈结果；3.审核通过后，系统自动将电子文档归档至档案库，生成《归档确认单》。（四）格式转换与存储对易失格式（如旧版软件生成的文档），转换为PDF/A（长期可读格式）或XML（结构化格式）；归档后电子文档采用“在线存储+离线备份”：在线存储于单位服务器（活动期文档），离线备份至光盘/磁带（每半年一次），并异地存放（距离本单位≥50公里）。六、保管与利用（一）保管要求硬件维护：服务器部署在机房，每月至少巡检一次，更新操作系统、杀毒软件，防范硬件故障；备份策略：每日增量备份，每周全量备份，每月异地备份，备份数据至少保存2个版本。（二）利用管理权限体系：按岗位、密级设置访问权限（示例：普通人员可查看公开文档，部门负责人可查看本部门文档，档案员可操作归档/销毁）；检索系统：搭建支持全文检索、元数据检索的平台，提供“关键词+时间+部门”多维度检索；利用方式：离线借阅：申请后导出至加密U盘，归还后由IT部门擦除数据；利用审批：涉密文档需分管领导审批，非涉密但敏感的（如人事档案）需部门负责人审批，利用记录留存3年。七、安全与保密（一）安全防护措施身份认证：采用“密码+短信验证”或CA证书登录，禁止共享账号；安全监测：部署防火墙、入侵检测系统，每月开展漏洞扫描，发现异常立即处置。（二）涉密文档管理涉密电子文档需标注密级（秘密/机密/绝密），存储在涉密服务器，与互联网物理隔离；访问涉密文档需双人审批（部门负责人+档案员），复制、传输需使用涉密介质；销毁涉密电子文档时，采用物理粉碎（光盘/U盘）或专业软件擦除（硬盘数据），并填写《销毁登记表》。（三）应急预案制定《电子文档安全应急预案》，涵盖数据丢失、系统瘫痪、网络攻击等场景，每年至少演练一次。发生安全事件后，24小时内上报单位领导，启动应急预案并追溯原因。八、监督与考核（一）监督机制档案部门联合纪检、IT部门，每季度抽查电子文档管理情况，重点检查：归档及时率、完整率；安全措施落实（如权限配置、备份执行）；利用合规性（如审批记录、数据擦除）。（二）考核与奖惩考核指标：归档及时率≥95%、完整率≥98%、安全事件发生率为0、利用满意度≥90%；奖惩措施：对管理优秀的部门/个人表彰奖励（如年度评优加分）；对违规行为（如迟报、漏报、泄密）通报批评，情节严重的依规问责。九、附则1.本办法由办公室（档案管理部门）负责解释，自发布之日起施行。2