合同及招标文档审批管理模板

合同及招标文档审批管理模板适用范围与典型场景采购部门发起的供应商合同审批；项目部门提交的服务外包招标文件审核；法务部门对合同条款的合规性审查；财务部门对合同金额、付款条件的评估；领导层对重大合同/招标文件的最终审批。标准化审批流程操作指南第一步：申请发起与资料准备发起人：业务部门经办人（如采购专员、项目负责人）。操作内容：根据业务需求，起草合同草案或招标文件初稿；收集基础资料，包括但不限于：双方主体资格证明（如营业执照复印件）、项目立项批复、预算明细、技术规格书等；填写《合同审批申请表》或《招标文件审批申请表》（见模板表格），明确项目名称、合同/招标金额、合作方信息、审批需求等关键信息。输出成果：合同/招标文件初稿、完整资料清单、《审批申请表》。第二步：部门初审责任岗位：业务部门负责人（如采购经理、项目主管）。操作内容：审核合同/招标文件内容是否符合业务需求、项目目标；核对基础资料的完整性与准确性（如金额与预算是否一致、合作方资质是否达标）；重点审核商务条款（如交付周期、验收标准、违约责任）的合理性。输出成果：部门初审意见（通过/驳回并附修改建议）。第三步：法务合规审核责任岗位：法务部门专员（如法务主管）。操作内容：审核合同条款的合法性、合规性，是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规；检查合同主体是否具备签约资格（如是否为独立法人、是否超越经营范围）；重点关注知识产权、保密条款、争议解决方式等风险点的约定；对招标文件中的程序合规性（如招标方式是否符合规定、资格预审条件是否公平）进行审查。输出成果：法务审核意见（通过/附修改意见/要求补充法律文件）。第四步：财务审核责任岗位：财务部门专员（如财务经理）。操作内容：审核合同金额与预算是否匹配，是否存在超预算风险；核对付款条件、结算方式、税费承担等财务条款的合理性；评估合作方的财务状况（如是否提供履约保函、付款能力评估）；对招标文件中的资金来源（如是否为专项资金）、成本控制措施进行审核。输出成果：财务审核意见（通过/调整付款方式/建议终止合作）。第五步：领导层审批责任岗位：根据合同/招标金额分级审批（如部门总监、分管副总、总经理）。操作内容：重大合同（如金额超XX万元或涉及核心业务）需提交总经理办公会集体审议；审核整体业务战略匹配度、资源投入产出比及潜在风险；最终审批通过后，签署《审批意见表》。输出成果：领导层审批意见（批准/否决并说明理由）。第六步：文件修订与印发责任岗位：业务部门经办人+行政/档案部门。操作内容：根据各环节审核意见修订合同/招标文件，最终定稿；正式文件需加盖企业公章（或合同专用章），并按份数需求印发；将审批流程全资料（含修订稿、各环节意见表）提交档案部门归档。输出成果：正式合同/招标文件、归档资料包。核心审批表单模板表1：合同审批流程表序号审批环节责任岗位操作内容审批意见（通过/驳回/修改）审批时限审批人签字1申请发起业务经办人提交合同初稿及基础资料--*经办人2部门初审业务部门负责人审核业务需求与条款合理性□通过□驳回□修改2个工作日*部门经理3法务合规审核法务专员审核合法性与风险条款□通过□驳回□修改3个工作日*法务主管4财务审核财务经理审核金额、付款条件与财务风险□通过□驳回□修改2个工作日*财务经理5领导层审批分管副总/总经理审批战略匹配度与重大风险□批准□否决3个工作日*领导6归档档案管理员整理审批资料并归档-1个工作日*档案员表2：招标文件审批关键要素表审核模块核心审核要点招标程序合规性招标方式（公开/邀请）是否符合规定，公告发布渠道是否合规，投标截止时间是否合理投标人资格条件资质要求（如行业资质、业绩）是否设置歧视性条款，是否明确资格证明文件清单技术与商务条款技术参数是否客观可量化，评标标准是否量化、透明，付款方式是否符合财务规定风险控制是否明确废标条款、违约责任、履约保证金要求，知识产权归属是否清晰合规性声明是否包含“招标文件最终解释权”等违规条款，是否符合反商业贿赂相关规定关键风险控制与操作要点审批时限管理：各环节审批需在规定时限内完成，超期未反馈视为默认通过；紧急项目可启动“加急审批”流程，由分管领导协调缩短时限。资料完整性要求：发起时需提交所有必要附件（如合作方资质、预算批复），资料不全的审批流程暂不启动，退回发起人补充。合规性红线：合同条款不得违反法律法规强制性规定（如“霸王条款”）；招标文件不得设置倾向性、排他性条款，保证公平竞争；涉及重大利益冲突的合同（如关联方交易），需额外披露并增加审计环节。修订与留痕：所有修订需保留版本记录，审批意见需书面化（可电子签章）