物业服务合同范本及业主沟通记录

物业服务合同范本及业主沟通记录物业服务合同是规范物业服务企业与业主权利义务的核心文件，而业主沟通记录则是保障服务落地、化解矛盾的重要载体。一份严谨的合同与规范的沟通记录，既能维护物业服务秩序，也能切实保障业主合法权益。本文结合实务经验，提供合同范本框架及沟通记录实操指引，供物业从业者与业主参考。一、物业服务合同范本（通用框架与条款解析）（一）合同主体与服务范围合同主体应明确物业服务企业（乙方）与业主委员会/全体业主（甲方）的基本信息，包括名称、地址、法定代表人（或业主委员会主任）等。若为前期物业服务合同，甲方可为建设单位，需注明“本合同适用于小区竣工验收后至业主大会成立前的物业管理阶段”。服务范围建议采用“列举+概括”方式，示例如下：>乙方为[小区名称]（总建筑面积[X]平方米，含住宅、商业、配套设施等）提供以下物业服务：>1.物业共用部位（含建筑物主体、承重结构、走廊通道、楼梯间等）的维修、养护与管理；>2.物业共用设施设备（电梯、消防、给排水、监控系统等）的运行、维修、养护和管理；>3.公共区域环境卫生清洁、垃圾分类清运及绿化养护；>4.小区公共秩序维护（含门岗值守、巡逻、车辆停放管理等）；>5.物业档案资料管理（含业主信息、设施设备台账等）。（二）服务标准与质量要求服务标准需量化、可考核，避免“及时维修”“保持整洁”等模糊表述。示例如下：设施设备维护：电梯月检率100%，故障报修后30分钟内响应，一般故障24小时内修复（重大故障需书面说明并公示修复方案）；环境卫生：公共区域每日清扫2次，垃圾日产日清，楼道每周清扫3次，无杂物堆积；绿化养护：草坪斑秃修复不超过15日，灌木修剪每年2次，绿植成活率不低于95%。（三）服务费用与支付方式费用构成需分项明确，示例如下：>物业服务费按建筑面积收取，标准为：住宅[X]元/平方米·月，商业[X]元/平方米·月；>车位管理费[X]元/个·月（不含车位租金，租金另行约定）；>代收代缴费用（水费、电费等）按实际发生额收取，手续费不超过[X]%。支付方式需约定周期与逾期责任：>甲方应于每季度首月10日前支付当季费用，逾期未付的，自逾期之日起按每日[X]‰支付违约金；累计拖欠超过3个月的，乙方有权依法追讨并暂停部分服务（但不得影响业主基本生活）。（四）双方权利与义务甲方（业主方）义务：1.遵守管理规约，按时交纳物业费；2.装修房屋时遵守《装修管理办法》，不得破坏房屋结构；3.配合乙方开展设施设备检修、应急演练等工作。乙方（物业方）义务：1.每季度公示物业服务收支情况；2.建立24小时服务热线（[X]），受理业主报修、投诉；3.制定《应急预案》，应对火灾、电梯困人、极端天气等突发情况。（五）合同期限与解除条款合同期限：前期物业服务合同期限至业主大会与新物业企业签订合同之日止；常规合同期限为[X]年，自[起始日期]至[终止日期]。解除条件：乙方连续6个月服务达标率低于80%，甲方（业主大会）有权提前30日书面通知解除合同；甲方拖欠物业费累计达全体业主30%以上且经催告仍不支付的，乙方有权提前60日书面通知解除合同。（六）违约责任与争议解决违约责任：若乙方未达服务标准，应按季度物业费的[X]%向甲方支付违约金；因乙方过错导致业主财产损失的，依法承担赔偿责任。争议解决：优先通过协商解决；协商不成的，提交小区所在地[仲裁委员会/人民法院]处理。二、业主沟通记录的规范与实操示例（一）沟通记录的核心作用1.证据留存：解决纠纷时，可证明双方就某事项的约定（如维修方案、费用分担）；2.过程跟踪：记录问题从反馈到解决的全流程，避免推诿；3.服务优化：通过分析沟通记录，物业可针对性改进服务（如高频投诉的电梯故障问题）。（二）沟通记录模板（以“小区绿化改造沟通会”为例）沟通事项小区3号楼东侧绿化带改造（原草坪斑秃、蚊虫滋生）------------------------------------------------------------时间地点2023年9月15日14:30小区物业会议室参与人员业主代表（张女士、李先生）、物业项目经理（王经理）、绿化工程师（赵工）业主意见1.绿化带需更换耐阴草种，减少蚊虫；2.增设休闲步道，方便老人散步；3.改造费用需公示明细。物业回应1.草种选用“麦冬草”，耐阴且低维护，下周完成采购；2.步道设计为1.2米宽，采用透水砖，10月中旬动工；3.改造预算约2万元，从公共收益中支出，本周内公示。解决方案1.草种更换：9月20日前完成；2.步道施工：10月15日-10月30日；3.费用公示：9月18日前在公告栏及业主群发布。跟进人赵工（绿化）、王经理（总协调）下次沟通10月8日反馈草种更换进度，10月20日反馈步道施工进度（三）沟通记录的撰写要点1.事项描述：简洁明了，如“关于电梯异响问题的沟通”“商铺装修垃圾堆放争议”；2.意见记录：区分“业主诉求”与“物业回应”，用口语化表述（如业主：“电梯总在早晚高峰异响，担心安全”；物业：“已安排维保单位今日下午检修，检修报告将公示”）；3.解决方案：明确“谁做、何时做、做到什么程度”，避免“尽快处理”等模糊表述；4.跟进闭环：约定下次沟通时间或反馈方式（如“物业将在3日内电话反馈维修结果”）。三、实务注意事项与建议（一）合同签订前的审查要点1.合法性审查：确保合同条款符合《物业管理条例》《民法典》相关规定（如物业不得强制捆绑服务、业主不得以未享受服务为由拒交物业费）；2.条款细化：对“公共区域”“紧急维修”等模糊概念进行定义（如公共区域含小区红线内所有业主共有区域，紧急维修指影响业主基本生活的设施故障，如水管爆裂、电梯困人）；3.附件支撑：将《装修管理办法》《停车管理细则》《服务标准考核表》作为合同附件，避免主合同冗长。（二）沟通记录的管理与应用1.留存方式：纸质记录需双方签字确认，电子记录（如微信群沟通）需截图并标注时间、参与人；2.分类归档：按“报修类”“投诉类”“建议类”分类，便于统计分析；3.纠纷应对：当业主以“服务未达标”拒交物业费时，可通过沟通记录（如多次反馈电梯故障未解决的记录）证明物业履约瑕疵，协商减免费用或改进服务。（三）常见纠纷的预防与应对1.物业费拖欠：物业应提前30日书面催告，同时反思服务是否达标（如沟通记录显示多次投诉未解决，需优先整改）；2.服务标准争议：合同中明确“服务达标率”的计算方式（如通过业主季度满意度调查，满意率≥85%为达标）；3.设施改造纠纷：涉及业主共有权益的改造（如加装电梯、车位规划），需提前召开业主大会并形成书面决议，沟通记录需留存业主意见汇总。结语物业服务合同与业主沟通记录，是构建“透明、互信、高