国际贸易合同管理规范范本

国际贸易合同管理规范范本一、总则为规范企业国际贸易合同全流程管理，防范跨境交易风险、保障交易双方合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国对外贸易法》及国际通行贸易规则，结合企业国际贸易业务实际，制定本管理规范。本规范适用于企业及所属分支机构、控股子公司开展的货物进出口、技术进出口、服务贸易等国际贸易合同的订立、履行、变更、解除及争议处理等活动。国际贸易合同管理应遵循合法合规、风险防控、权责清晰、效率协同原则，确保合同全周期管理规范有序，兼顾交易安全与业务发展需求。二、合同订立管理（一）交易前期调研开展国际贸易前，业务部门应联合风控、法务部门对交易相对方进行全面调研：主体资质核查：通过目标国（地区）商事登记机构、驻华使领馆、国际征信机构（如邓白氏、Experian）等渠道，核实对方企业注册信息、经营范围、信用评级及既往交易记录，重点排查“空壳公司”“高风险信用主体”。市场合规调研：结合出口管制政策（如美国EAR、欧盟出口管制条例）、进口国贸易壁垒（关税、配额、技术壁垒）及国际制裁清单，评估交易合法性；技术贸易需同步核查知识产权权属及授权范围。（二）合同谈判与条款拟定1.合同类型选择：根据交易性质选择适用文本，如货物贸易可采用《联合国国际货物销售合同公约》（CISG）框架下的商业合同，技术贸易参考世界知识产权组织（WIPO）示范文本，服务贸易结合行业惯例拟定条款。2.核心条款设计：货物/服务描述：明确名称、规格、数量、质量标准（如国际标准ISO、行业标准或双方约定标准），技术贸易需附加“技术参数清单”“服务交付标准”作为附件。价格与支付：采用国际贸易术语（如FOB、CIF、DAP）明确价格构成，支付方式优先选择信用证（L/C）、银行托收（D/P、D/A），慎用“后T/T”等赊销方式；信用证条款需明确开证行资质、单据要求（避免“软条款”如“买方签字确认的质检单”）。运输与保险：约定运输方式（海运、空运、陆运）、承运人选择权限（如“卖方指定承运人需经买方书面确认”），保险投保范围需覆盖货物全运输周期（如“一切险+战争险”）。争议解决：优先选择国际商事仲裁（如中国国际经济贸易仲裁委员会CIETAC、国际商会仲裁院ICC），明确仲裁地、规则及适用法律（如“适用中国法律，由CIETAC上海分会仲裁”）；诉讼需约定有管辖权的法院（如“被告住所地有管辖权的法院”）。（三）合同审核与签署1.多部门联审机制：业务部门：审核交易背景真实性、条款与商务谈判一致性；法务部门：审查合同合法性（如国际公约适用、出口管制合规）、条款有效性（如免责条款合理性）；财务部门：评估支付风险、税务合规性（如关税、增值税条款）；风控部门：出具信用风险评估报告（如对方信用评级低于B级需附加担保条款）。2.签署权限管理：合同签署人需持有企业法定代表人授权书，授权范围明确交易金额、条款类型等限制；涉外合同需注明“本合同以中文文本为准，其他语言译本仅供参考”。三、合同履行管理（一）订单执行与备货管理业务部门应建立履约进度台账，跟踪生产/备货进度：货物贸易需留存“原材料采购凭证”“生产质检报告”（第三方检测机构出具优先）；技术贸易需同步交付“技术文档”“培训记录”，并要求对方签署“验收确认书”。（二）物流与运输管理1.货代与运输安排：优先选择具有国际货运代理资质（如FIATA会员）、无不良记录的货代企业；海运提单需注明“清洁已装船提单”，空运提单需与航班信息一致。2.报关与清关协作：提前准备报关单、商业发票、装箱单等单据，确保“单单一致、单货一致”；进口国清关需关注“原产地证明”“濒危物种许可”（如涉及动植物产品）等特殊文件。（三）支付与单据管理1.支付流程监控：信用证项下需严格审核开证行单据要求，避免“不符点”导致拒付；托收项下需跟踪银行交单进度，及时反馈对方提货/付款异常。2.单据存档要求：所有交易单据（包括邮件、传真、电子凭证）需按“合同编号-交易阶段”分类存档，保存期限不少于5年（符合国际商事仲裁时效要求）。（四）履约异常处理如出现买方延迟付款、卖方交货不符等情况，业务部门应在24小时内启动“异常预警机制”：与对方书面沟通（邮件、函电需留痕），明确违约事实与责任；法务部门同步评估“解约权”“索赔权”（如CISG第49条买方解约条件、第74条损害赔偿计算）；必要时启动“减损措施”（如转售货物、暂停后续订单）。四、合同变更与解除管理（一）合同变更因市场波动、政策调整等原因需变更合同的，需满足以下条件：双方协商一致，签订“书面变更协议”（需经原审核部门复核）；变更内容涉及价格、支付方式等核心条款的，需重新履行审核流程；变更协议需明确“原合同未变更条款继续有效”。（二）合同解除1.法定解除情形：对方违约（如延迟交货超合同约定期限30日）、不可抗力（如战争、自然灾害导致无法履约）、情势变更（如进口国政策突变导致交易无意义）。2.解除流程：发出“解除通知函”（注明解除事由、依据及后续责任划分）；协商处理“已履约部分”（如已支付货款的返还、已交付货物的处置）；涉及保险理赔的，同步启动理赔程序。五、争议处理管理（一）内部争议评估争议发生后，业务部门应联合法务、风控部门召开“争议评估会”，分析：争议类型（质量争议、付款争议、知识产权争议等）；己方履约瑕疵与对方责任占比；争议解决成本（时间、金钱、商誉损失）。（二）外部解决路径1.协商与调解：优先通过商务谈判解决，必要时邀请第三方调解机构（如中国国际贸易促进委员会调解中心）介入；2.仲裁与诉讼：根据合同约定启动仲裁或诉讼，需注意：仲裁裁决具有“终局性”，需严格遵守仲裁规则（如ICC仲裁需在6个月内选定仲裁员）；诉讼需考虑“司法管辖权”“执行难度”（如选择与中国有司法互助条约的国家法院）。六、合同档案管理（一）档案内容与分类合同档案应包含：合同文本及附件（如技术协议、质检标准）；交易单据（发票、提单、报关单）；往来函电（邮件、传真、谈判记录）；争议处理文件（律师函、仲裁/诉讼文书）。按“年度-业务类型-合同编号”建立电子+纸质双档案，纸质档案需防潮、防火、防篡改，电子档案需定期备份（至少每月一次）。（二）档案借阅与销毁1.内部借阅需填写“档案借阅单”，注明用途、期限，敏感文件（如信用报告）需经总经理审批；2.保管期满的档案，由法务、财务部门联合鉴定，无保存价值的需“双人监销”并留存销毁记录。七、附则1.本规范由企业国际贸易部、法务部联合解释，自发布之日起施行；2.本规范