物料采购管理制度

物料采购管理制度一、概述

物料采购管理制度是企业规范化管理的重要组成部分，旨在通过建立科学、高效的采购流程，确保物料质量、控制采购成本、提高供应链效率。本制度适用于企业内部所有物料的采购活动，包括原材料、辅助材料、设备等。通过明确采购职责、规范采购流程、加强风险控制，实现物料的合理采购与供应。

二、采购职责与权限

（一）采购部门职责

1.负责制定采购计划，根据生产需求和库存情况提出采购需求。

2.负责供应商的筛选、评估与管理，建立合格供应商名录。

3.负责采购合同的谈判、签订与执行，确保采购条款符合公司要求。

4.负责采购过程的跟踪与监督，确保物料按时、按质送达。

5.负责采购数据的统计与分析，为采购决策提供依据。

（二）其他部门职责

1.生产部门：提供物料需求计划，参与物料质量验收。

2.财务部门：负责采购资金的管理与支付。

3.质量部门：负责物料的入库检验与质量监控。

三、采购流程

（一）需求申请

1.生产部门根据生产计划提出物料需求，填写《物料需求申请单》。

2.《物料需求申请单》需经部门主管审核，并报采购部门备案。

（二）供应商选择

1.采购部门根据物料清单，通过市场调研或招标方式选择供应商。

2.对潜在供应商进行资质评估，包括生产能力、质量管理体系、价格竞争力等。

3.建立合格供应商名录，定期更新评估结果。

（三）采购订单

1.采购部门根据需求单和供应商信息，生成《采购订单》。

2.《采购订单》需经财务部门审核，确保资金充足。

3.供应商确认订单后，双方签字盖章生效。

（四）到货验收

1.物料到货后，质量部门联合采购部门进行验收，填写《到货验收单》。

2.验收内容包括数量、规格、质量等，不合格物料需及时退回供应商。

（五）入库与付款

1.验收合格后，仓库部门办理入库手续，更新库存系统。

2.采购部门提交付款申请，财务部门审核后按合同约定支付货款。

四、采购质量控制

（一）供应商管理

1.定期对供应商进行绩效评估，包括交货准时率、质量合格率等。

2.对不合格供应商进行警告或淘汰，确保供应链稳定性。

（二）质量标准

1.明确物料的质量标准，包括国家标准、行业标准或企业内部标准。

2.采购合同中需明确质量条款，如不合格率上限、退换货规定等。

（三）检验流程

1.到货后48小时内完成初步验收，必要时进行抽检或全检。

2.验收结果记录存档，作为供应商评估的依据。

五、采购成本控制

（一）价格管理

1.通过比价、招标等方式确保采购价格合理。

2.建立价格数据库，跟踪市场价格变化，优化采购策略。

（二）库存管理

1.采用经济订货批量模型，避免库存积压或短缺。

2.定期盘点库存，减少资金占用。

（三）节约措施

1.鼓励使用替代材料或简化设计，降低采购成本。

2.优化运输方式，减少物流费用。

六、附则

（一）本制度由采购部门负责解释，自发布之日起实施。

（二）公司可根据实际情况修订本制度，修订后的制度需报管理层批准。

**一、概述**

物料采购管理制度是企业规范化管理的重要组成部分，旨在通过建立科学、高效的采购流程，确保物料质量、控制采购成本、提高供应链效率。本制度适用于企业内部所有物料的采购活动，包括原材料、辅助材料、包装物、低值易耗品、设备等。通过明确采购职责、规范采购流程、加强风险控制，实现物料的合理采购与供应，保障生产运营和业务活动的顺利进行。本制度旨在提升采购工作的透明度、规范性和效率，降低运营风险，支持企业战略目标的达成。

**二、采购职责与权限**

（一）采购部门职责

1.负责制定采购计划，根据生产部门、研发部门或其他业务部门提交的《物料需求申请单》，结合当前库存水平、leadtime（采购周期）以及预测需求，编制《采购计划》。采购计划需进行需求合理性、经济性评估，并报管理层审批后执行。

2.负责供应商的筛选、评估与管理，建立合格供应商名录。具体包括：发布采购信息（如需）；对潜在供应商的资质（如营业执照、生产许可、质量体系认证ISO9001等）、技术能力、生产能力、财务状况、交付能力、地理位置等进行初步筛选；组织实地考察或产品测试；对供应商进行绩效评估（如按期交货率、质量合格率、服务响应速度等），定期更新供应商评价结果；维护供应商关系，定期进行沟通与反馈。

3.负责采购合同的谈判、签订与执行，确保采购条款符合公司要求。具体包括：根据采购需求和供应商信息，起草《采购合同》或《采购订单》；就价格、付款条件、交货期、质量标准、违约责任等关键条款与供应商进行谈判；合同/订单需经法务部门（如有）审核、财务部门确认付款能力后，由双方授权代表签字盖章生效；负责跟踪合同执行情况，确保供应商按约定履行义务。

4.负责采购过程的跟踪与监督，确保物料按时、按质、按量送达。具体包括：与供应商保持沟通，确认生产进度和发货安排；安排运输或协调物流；到货时，及时通知仓库和相关部门进行验收；处理采购过程中出现的异常情况（如延迟交货、质量问题等），并与供应商协商解决方案。

5.负责采购数据的统计与分析，为采购决策提供依据。具体包括：记录采购订单、到货、验收、付款等关键节点信息；定期生成采购报告，分析采购成本、供应商绩效、库存周转率等指标；识别采购过程中的风险和改进机会，提出优化建议。

（二）其他部门职责

1.生产部门：负责根据生产计划、物料消耗定额和库存水平，及时、准确地向采购部门提交《物料需求申请单》，提供详细的物料名称、规格型号、数量、需求数据、期望到货时间等信息；参与物料的到货验收，确认物料是否满足生产要求；提供物料消耗数据，协助采购部门进行库存管理和需求预测。

2.质量部门：负责制定或确认物料的质量标准和检验规范；对到货物料进行抽样检验或全检，出具《检验报告》，判定物料是否合格；参与供应商的质量体系审核；负责不合格物料的标识、隔离和处理流程的监督。

3.财务部门：负责采购预算的管理与控制，审批采购申请和付款申请；负责供应商付款的审核与执行，确保资金支付准确、及时；负责采购相关费用的核算与管理；提供采购成本数据和分析支持。

4.仓库部门：负责物料的收货、卸货、清点、入库登记；对验收合格的物料进行分区存放，做好标识管理；根据领料单发出物料；负责库存物料的日常保管、盘点和养护，确保库存数据准确。

**三、采购流程**

（一）需求申请与审批

1.需求产生：生产部门根据生产计划、项目需求、日常消耗等产生物料需求。

2.需求提交：需求部门填写《物料需求申请单》（见附件一），详细列明物料编码、名称、规格型号、单位、申请数量、预计使用日期、需求原因等信息。对于紧急需求，需注明紧急程度。

3.部门审核：需求部门负责人对《物料需求申请单》的合理性、必要性进行初审。

4.采购计划匹配：采购部门核对需求单是否与现有采购计划或库存情况匹配，如有重复或库存充足，可建议调整或取消。

5.金额审批：根据申请金额，由相应层级的管理人员（如部门主管、总监等）进行审批。审批流程参照公司《费用审批管理办法》执行。

6.采购部门备案：审批通过的《物料需求申请单》由采购部门登记备案，作为后续采购执行的依据。

（二）供应商选择与评估

1.供应商寻源：

*内部推荐：鼓励员工推荐合格供应商，经采购部门核实后纳入备选名录。

*市场搜索：通过行业目录、专业网站、展会、招标平台等渠道寻找潜在供应商。

*供应商推荐：从现有合格供应商处获取新的合格供应商信息。

2.供应商信息收集：收集潜在供应商的基本信息、产品目录、资质证明、市场口碑等。

3.供应商初步筛选：根据物料的技术要求、供应能力、价格范围等，筛选出符合基本条件的供应商。

4.供应商评估与考察：

*资质审核：核实供应商的营业执照、相关许可证、质量管理体系认证（如ISO9001）等文件。

*能力评估：评估供应商的生产设备、技术水平、产能、技术支持能力等。

*质量体系审核：查阅供应商的质量手册，了解其质量控制流程；必要时进行现场审核，考察其生产现场管理、检验设施、人员资质等。

*价格谈判：向筛选后的供应商发出询价单（RFQ）或邀请报价（RFP），进行价格比较和谈判。考虑单价、批量折扣、付款条件、运输费用等因素。

*样品确认（如需）：对于关键物料或新产品物料，要求供应商提供样品进行测试或评审。

5.供应商绩效评估：对已合作供应商进行定期绩效评估，评估维度可包括：交货准时率、产品合格率、价格竞争力、服务响应速度、配合度等。评估结果记录在案，作为供应商管理和选择的重要依据。

6.合格供应商名录建立与维护：将评估合格、经管理层批准的供应商纳入《合格供应商名录》（见附件二）。名录应定期（如每年）更新，淘汰表现不佳的供应商，引入新的优质供应商。

（三）采购订单下达与确认

1.订单信息确认：采购部门根据审批后的《物料需求申请单》、供应商信息和谈判结果，在ERP系统或电子订单平台创建《采购订单》（PO）（见附件三）。

2.订单内容：采购订单应包含：采购方和供应方信息、合同编号（如有）、订单编号、物料编码及名称、规格型号、单位、数量、单价、总价、总金额、交货日期或交货周期（LeadTime）、交货地点、运输方式、质量要求、验收标准与方法、付款条件、双方签字盖章等条款。

3.订单审核：采购订单在发送前，需经过采购部门内部审核，确保信息准确无误。对于金额较大的订单，可能还需要财务部门或法务部门（如有）的审核。

4.订单发送与确认：采购部门将电子或纸质采购订单发送给供应商。供应商收到订单后，应审核订单信息的准确性，如有疑问，及时与采购部门沟通。供应商确认无误后，签回订单副本（或通过邮件/系统确认），作为订单生效的证明。采购部门和供应商各保留一份有效副本。

（四）到货接收与验收

1.预约到货：采购部门应提前将预计到货时间通知仓库和需求部门，以便安排接收。

2.到货签收：仓库根据采购订单信息，在物料送达时进行接收签收，核对供应商名称、订单号、运输单号等信息。初步检查外包装是否完好。

3.验收准备：仓库通知质量部门和需求部门进行验收。准备验收所需的工具、量具、检验样本等。

4.验收依据：以《采购订单》、《物料需求申请单》以及双方确认的质量标准和技术文件为依据进行验收。

5.验收内容：

*数量核对：清点实际到货数量是否与采购订单一致。

*规格型号核对：检查物料的名称、规格型号、型号等是否与订单要求一致。

*外观检查：检查物料外观是否有损坏、变形、污染等明显缺陷。

*质量检验：由质量部门依据检验计划或标准进行抽样检验或全检，关键特性必须检验。检验结果记录在《到货验收单》（见附件四）或《检验报告》中。

6.验收结果处理：

*验收合格：在《到货验收单》上签署合格意见，并办理入库手续，通知财务部门（如涉及预付款核销）。

*验收不合格：发现数量短缺、型号错误、外观缺陷或质量不合格等问题，应立即停止卸货或隔离存放。由质量部门出具《不合格品报告》，详细记录问题。采购部门根据合同约定及公司《不合格品处理程序》（见附件五），与供应商联系，要求补货、更换、退货或协商价格扣减等。所有不合格品的处理过程需有书面记录并存档。

（五）入库与信息传递

1.入库登记：仓库部门对验收合格、数量无误的物料，在《入库单》（见附件六）上详细登记物料信息、数量、批次号（如适用）、入库日期等，并办理系统入账手续，更新库存信息。

2.供应商发票核对：财务部门收到供应商发票后，与采购订单、到货验收单进行三单匹配核对方，确认内容、金额、税率等信息一致无误。

3.系统信息更新：财务部门在ERP系统中确认付款申请，更新订单状态和应付账款信息。采购部门在系统中更新物料的收货状态。

4.通知需求部门：仓库将已入库的物料通知需求部门，安排领用。

（六）付款与结算

1.付款申请：财务部门根据核对无误的发票和采购订单，发起付款申请，附上相关单据。

2.付款审批：根据发票金额和公司《费用审批管理办法》，进行付款审批。

3.财务支付：审批通过后，财务部门按合同约定的付款条件和时间，通过银行等途径支付货款给供应商。

4.付款确认：财务部门获取供应商的收款凭证（如银行回单），更新付款记录，并在ERP系统中标记付款状态。

5.争议处理：如遇发票问题、质量争议等导致无法按时付款，财务部门需及时与采购部门和供应商沟通，协商解决方案，并在系统中注明原因。

**四、采购质量控制**

（一）供应商管理

1.供应商准入：新供应商必须通过资质审核和能力评估后方可进入合格供应商名录，并签订《采购合作协议》或类似文件，明确双方权利义务和质量责任。

2.供应商绩效监控：定期（如每月/每季）收集供应商交货准时率、质量合格率、服务投诉等数据，进行绩效评分。评分结果作为供应商分级（如战略级、优先级、一般级）和资源分配的依据。

3.供应商审核与改进：每年对核心供应商进行一次全面的现场审核或审核问卷调查，评估其质量管理体系的有效性及持续改进情况。针对审核发现的问题，要求供应商制定纠正和预防措施，并跟踪落实效果。

4.供应商淘汰机制：对于连续多次表现不佳（如质量严重不合格、交货严重延误、配合度差等），经评估确认无法改进的供应商，应按照《采购合作协议》终止合作关系，并从合格供应商名录中移除。

（二）质量标准与要求

1.标准制定：明确各类物料的采购质量标准。标准来源包括：国家或行业标准、行业普遍接受的质量要求、供应商提供的技术规格、公司内部技术要求或设计图纸。质量标准应尽可能量化、具体化，并形成文件（如《物料质量标准清单》）。

2.合同约定：在采购合同或采购订单中清晰、无歧义地列明物料的名称、规格型号、技术参数、质量等级、验收标准（引用的标准编号、具体项目、允收范围）、检验方法、抽样方案、不合格处理方式等质量条款。

3.标准培训：确保参与采购、验收、使用的相关人员都清楚所购物料的质量标准和验收要求。

（三）检验与测试

1.检验计划：根据物料的重要性、价值、风险等级，制定《检验计划》（见附件七），明确检验的时机（进料检验、过程检验、出货检验等）、检验部门、检验项目、抽样方案、允收标准等。

2.进料检验（IQC）：物料到货后，由质量部门（或指定的检验人员/第三方检验机构）按照检验计划执行检验。检验内容包括外观、尺寸、功能、性能、包装等。检验结果记录在《到货验收单》或《进料检验报告》中。对于关键或重要物料，可考虑实施全检。

3.供应商检验：鼓励或要求供应商在发货前进行自检，并提供检验报告。采购部门可对供应商的检验记录进行抽查确认。

4.样品封存与管理：对有批次追溯要求的物料，应进行抽样封存，建立样品管理档案，样品保存期限根据物料特性和公司规定确定，用于后续必要时的复检或追溯。

5.检验不合格处理：详细记录不合格项，隔离存放不合格品，并按照公司《不合格品处理程序》与供应商沟通处理方案（如返工、返修、退货、让步接收等），所有过程需有书面记录。

**五、采购成本控制**

（一）价格管理

1.询价与比价：对于通用物料，应至少向3家合格供应商进行询价或比价，确保采购价格具有市场竞争力。对关键或独家物料，可采用招标、竞争性谈判等方式。

2.价格分析：建立主要物料的采购价格数据库，记录历史采购价格、市场行情等信息，定期进行价格分析，识别价格趋势和变动因素。

3.价格谈判：采购人员应具备价格谈判技巧，结合市场信息、采购量、供应商关系等因素，争取最优价格和条款。对于长期合作供应商，可尝试建立价格调整机制。

4.价格审批：根据采购金额和价格差异程度，实行分级价格审批制度，防止价格随意变动。

（二）库存管理

1.库存策略：根据物料的ABC分类（按价值或重要性）、需求模式（确定性或不确定性）、供应提前期等因素，制定差异化的库存策略（如安全库存设置、订货点法、经济订货批量EOQ等）。

2.库存定额：为各类物料设定合理的最高库存、最低库存和订货点，避免库存积压或短缺。

3.定期盘点：仓库部门应按照公司《库存盘点管理制度》（见附件八），定期（如每月/每季/每年）对库存物料进行实地盘点，确保账实相符。盘点结果需分析差异原因，并采取纠正措施。

4.呆滞料处理：定期（如每半年）对库存进行评审，识别呆滞物料（长期未使用或需求已消失），按照公司规定制定处理计划（如降价促销、报废等）。

（三）采购流程优化与节约

1.优化采购周期：与供应商协商缩短交货周期（LeadTime），提高供应链响应速度，减少紧急采购和库存积压。

2.优化运输方式：根据物料的特性、运输距离和时效要求，选择经济高效的运输方式（如陆运、空运、水运、快递等），或与物流服务商谈判降低运输成本。

3.价值工程：在采购前，与设计或需求部门探讨是否有替代材料或简化设计，在满足功能要求的前提下降低物料成本。

4.采购协同：加强与内部相关部门（生产、研发、财务）的沟通与协同，提高需求预测的准确性，减少因信息不畅导致的紧急采购或库存问题。

5.采购自动化：利用ERP系统或其他电子采购平台，实现采购流程的自动化处理，减少人工操作，提高效率和准确性。

**六、采购风险控制**

（一）供应商风险

1.供应商经营风险：供应商可能因财务困难、管理不善、合并重组等原因无法持续供货。控制措施：定期评估供应商财务状况和经营稳定性，对关键供应商建立备选供应商计划。

2.供应商质量风险：供应商产品质量不稳定或持续不合格。控制措施：严格供应商准入和评估，加强质量检验，实施供应商绩效监控和审核。

3.供应商交货风险：供应商可能因生产问题、物流中断等原因延迟交货。控制措施：明确交货期和违约责任，选择地理位置或运输方式合理的供应商，设置合理的缓冲时间（LeadTime）。

（二）价格波动风险

1.原材料价格波动：主要原材料价格可能因市场供需、国际形势等因素剧烈波动。控制措施：签订长期合同锁定价格（如适用），利用期货市场（需专业能力）进行风险对冲（谨慎使用），建立价格风险预警机制。

2.采购价格失控：采购价格超出预算或标准。控制措施：严格执行价格审批流程，加强市场询价和比价，提升价格谈判能力。

（三）合规与操作风险

1.单据错误：采购订单、发票、验收单等单据信息错误导致付款延迟或账务问题。控制措施：建立单据复核制度，利用信息系统进行数据校验。

2.流程违规：采购流程未按制度执行（如未审批、绕过采购部门等）。控制措施：加强制度宣贯和培训，利用信息系统固化流程，定期进行内部审计。

3.内部舞弊：采购人员可能存在利益输送、收受回扣等行为。控制措施：建立采购申请和审批的权限分离机制，加强供应商管理和付款环节的监督，引入第三方审计。

**七、采购信息系统管理**

（一）系统应用：公司应积极应用ERP系统或其他专业的采购管理系统，实现采购流程的电子化、自动化管理。系统应覆盖需求申请、供应商管理、采购订单管理、合同管理、收货验收、发票处理、付款管理、采购数据分析等环节。

（二）数据管理：确保系统数据的准确性、完整性和及时性。采购部门应负责系统数据的录入、维护和更新，并定期进行数据校验。其他相关部门应配合提供准确的业务数据（如需求、库存、检验结果等）。

（三）系统权限：根据岗位职责，为不同用户设置合理的系统操作权限，确保数据安全和流程合规。权限设置应遵循“按需授权、职责分离”的原则，并定期进行审查和调整。

**八、附则**

（一）本制度由采购部门负责解释，自发布之日起生效。

（二）本制度将根据公司发展和管理需要，以及外部环境变化，适时进行修订。修订后的制度需按程序报管理层批准后发布实施。

（三）公司各部门应严格遵守本制度规定，确保物料采购工作的规范化和高效化。

（四）本制度未尽事宜，参照国家相关行业规范及公司其他管理制度执行。

（五）附件：

1.附件一：《物料需求申请单》格式示例

2.附件二：《合格供应商名录》格式示例

3.附件三：《采购订单》格式示例

4.附件四：《到货验收单》格式示例

5.附件五：《不合格品处理程序》要点

6.附件六：《入库单》格式示例

7.附件七：《检验计划》格式示例

8.附件八：《库存盘点管理制度》要点

一、概述

物料采购管理制度是企业规范化管理的重要组成部分，旨在通过建立科学、高效的采购流程，确保物料质量、控制采购成本、提高供应链效率。本制度适用于企业内部所有物料的采购活动，包括原材料、辅助材料、设备等。通过明确采购职责、规范采购流程、加强风险控制，实现物料的合理采购与供应。

二、采购职责与权限

（一）采购部门职责

1.负责制定采购计划，根据生产需求和库存情况提出采购需求。

2.负责供应商的筛选、评估与管理，建立合格供应商名录。

3.负责采购合同的谈判、签订与执行，确保采购条款符合公司要求。

4.负责采购过程的跟踪与监督，确保物料按时、按质送达。

5.负责采购数据的统计与分析，为采购决策提供依据。

（二）其他部门职责

1.生产部门：提供物料需求计划，参与物料质量验收。

2.财务部门：负责采购资金的管理与支付。

3.质量部门：负责物料的入库检验与质量监控。

三、采购流程

（一）需求申请

1.生产部门根据生产计划提出物料需求，填写《物料需求申请单》。

2.《物料需求申请单》需经部门主管审核，并报采购部门备案。

（二）供应商选择

1.采购部门根据物料清单，通过市场调研或招标方式选择供应商。

2.对潜在供应商进行资质评估，包括生产能力、质量管理体系、价格竞争力等。

3.建立合格供应商名录，定期更新评估结果。

（三）采购订单

1.采购部门根据需求单和供应商信息，生成《采购订单》。

2.《采购订单》需经财务部门审核，确保资金充足。

3.供应商确认订单后，双方签字盖章生效。

（四）到货验收

1.物料到货后，质量部门联合采购部门进行验收，填写《到货验收单》。

2.验收内容包括数量、规格、质量等，不合格物料需及时退回供应商。

（五）入库与付款

1.验收合格后，仓库部门办理入库手续，更新库存系统。

2.采购部门提交付款申请，财务部门审核后按合同约定支付货款。

四、采购质量控制

（一）供应商管理

1.定期对供应商进行绩效评估，包括交货准时率、质量合格率等。

2.对不合格供应商进行警告或淘汰，确保供应链稳定性。

（二）质量标准

1.明确物料的质量标准，包括国家标准、行业标准或企业内部标准。

2.采购合同中需明确质量条款，如不合格率上限、退换货规定等。

（三）检验流程

1.到货后48小时内完成初步验收，必要时进行抽检或全检。

2.验收结果记录存档，作为供应商评估的依据。

五、采购成本控制

（一）价格管理

1.通过比价、招标等方式确保采购价格合理。

2.建立价格数据库，跟踪市场价格变化，优化采购策略。

（二）库存管理

1.采用经济订货批量模型，避免库存积压或短缺。

2.定期盘点库存，减少资金占用。

（三）节约措施

1.鼓励使用替代材料或简化设计，降低采购成本。

2.优化运输方式，减少物流费用。

六、附则

（一）本制度由采购部门负责解释，自发布之日起实施。

（二）公司可根据实际情况修订本制度，修订后的制度需报管理层批准。

**一、概述**

物料采购管理制度是企业规范化管理的重要组成部分，旨在通过建立科学、高效的采购流程，确保物料质量、控制采购成本、提高供应链效率。本制度适用于企业内部所有物料的采购活动，包括原材料、辅助材料、包装物、低值易耗品、设备等。通过明确采购职责、规范采购流程、加强风险控制，实现物料的合理采购与供应，保障生产运营和业务活动的顺利进行。本制度旨在提升采购工作的透明度、规范性和效率，降低运营风险，支持企业战略目标的达成。

**二、采购职责与权限**

（一）采购部门职责

1.负责制定采购计划，根据生产部门、研发部门或其他业务部门提交的《物料需求申请单》，结合当前库存水平、leadtime（采购周期）以及预测需求，编制《采购计划》。采购计划需进行需求合理性、经济性评估，并报管理层审批后执行。

2.负责供应商的筛选、评估与管理，建立合格供应商名录。具体包括：发布采购信息（如需）；对潜在供应商的资质（如营业执照、生产许可、质量体系认证ISO9001等）、技术能力、生产能力、财务状况、交付能力、地理位置等进行初步筛选；组织实地考察或产品测试；对供应商进行绩效评估（如按期交货率、质量合格率、服务响应速度等），定期更新供应商评价结果；维护供应商关系，定期进行沟通与反馈。

3.负责采购合同的谈判、签订与执行，确保采购条款符合公司要求。具体包括：根据采购需求和供应商信息，起草《采购合同》或《采购订单》；就价格、付款条件、交货期、质量标准、违约责任等关键条款与供应商进行谈判；合同/订单需经法务部门（如有）审核、财务部门确认付款能力后，由双方授权代表签字盖章生效；负责跟踪合同执行情况，确保供应商按约定履行义务。

4.负责采购过程的跟踪与监督，确保物料按时、按质、按量送达。具体包括：与供应商保持沟通，确认生产进度和发货安排；安排运输或协调物流；到货时，及时通知仓库和相关部门进行验收；处理采购过程中出现的异常情况（如延迟交货、质量问题等），并与供应商协商解决方案。

5.负责采购数据的统计与分析，为采购决策提供依据。具体包括：记录采购订单、到货、验收、付款等关键节点信息；定期生成采购报告，分析采购成本、供应商绩效、库存周转率等指标；识别采购过程中的风险和改进机会，提出优化建议。

（二）其他部门职责

1.生产部门：负责根据生产计划、物料消耗定额和库存水平，及时、准确地向采购部门提交《物料需求申请单》，提供详细的物料名称、规格型号、数量、需求数据、期望到货时间等信息；参与物料的到货验收，确认物料是否满足生产要求；提供物料消耗数据，协助采购部门进行库存管理和需求预测。

2.质量部门：负责制定或确认物料的质量标准和检验规范；对到货物料进行抽样检验或全检，出具《检验报告》，判定物料是否合格；参与供应商的质量体系审核；负责不合格物料的标识、隔离和处理流程的监督。

3.财务部门：负责采购预算的管理与控制，审批采购申请和付款申请；负责供应商付款的审核与执行，确保资金支付准确、及时；负责采购相关费用的核算与管理；提供采购成本数据和分析支持。

4.仓库部门：负责物料的收货、卸货、清点、入库登记；对验收合格的物料进行分区存放，做好标识管理；根据领料单发出物料；负责库存物料的日常保管、盘点和养护，确保库存数据准确。

**三、采购流程**

（一）需求申请与审批

1.需求产生：生产部门根据生产计划、项目需求、日常消耗等产生物料需求。

2.需求提交：需求部门填写《物料需求申请单》（见附件一），详细列明物料编码、名称、规格型号、单位、申请数量、预计使用日期、需求原因等信息。对于紧急需求，需注明紧急程度。

3.部门审核：需求部门负责人对《物料需求申请单》的合理性、必要性进行初审。

4.采购计划匹配：采购部门核对需求单是否与现有采购计划或库存情况匹配，如有重复或库存充足，可建议调整或取消。

5.金额审批：根据申请金额，由相应层级的管理人员（如部门主管、总监等）进行审批。审批流程参照公司《费用审批管理办法》执行。

6.采购部门备案：审批通过的《物料需求申请单》由采购部门登记备案，作为后续采购执行的依据。

（二）供应商选择与评估

1.供应商寻源：

*内部推荐：鼓励员工推荐合格供应商，经采购部门核实后纳入备选名录。

*市场搜索：通过行业目录、专业网站、展会、招标平台等渠道寻找潜在供应商。

*供应商推荐：从现有合格供应商处获取新的合格供应商信息。

2.供应商信息收集：收集潜在供应商的基本信息、产品目录、资质证明、市场口碑等。

3.供应商初步筛选：根据物料的技术要求、供应能力、价格范围等，筛选出符合基本条件的供应商。

4.供应商评估与考察：

*资质审核：核实供应商的营业执照、相关许可证、质量管理体系认证（如ISO9001）等文件。

*能力评估：评估供应商的生产设备、技术水平、产能、技术支持能力等。

*质量体系审核：查阅供应商的质量手册，了解其质量控制流程；必要时进行现场审核，考察其生产现场管理、检验设施、人员资质等。

*价格谈判：向筛选后的供应商发出询价单（RFQ）或邀请报价（RFP），进行价格比较和谈判。考虑单价、批量折扣、付款条件、运输费用等因素。

*样品确认（如需）：对于关键物料或新产品物料，要求供应商提供样品进行测试或评审。

5.供应商绩效评估：对已合作供应商进行定期绩效评估，评估维度可包括：交货准时率、产品合格率、价格竞争力、服务响应速度、配合度等。评估结果记录在案，作为供应商管理和选择的重要依据。

6.合格供应商名录建立与维护：将评估合格、经管理层批准的供应商纳入《合格供应商名录》（见附件二）。名录应定期（如每年）更新，淘汰表现不佳的供应商，引入新的优质供应商。

（三）采购订单下达与确认

1.订单信息确认：采购部门根据审批后的《物料需求申请单》、供应商信息和谈判结果，在ERP系统或电子订单平台创建《采购订单》（PO）（见附件三）。

2.订单内容：采购订单应包含：采购方和供应方信息、合同编号（如有）、订单编号、物料编码及名称、规格型号、单位、数量、单价、总价、总金额、交货日期或交货周期（LeadTime）、交货地点、运输方式、质量要求、验收标准与方法、付款条件、双方签字盖章等条款。

3.订单审核：采购订单在发送前，需经过采购部门内部审核，确保信息准确无误。对于金额较大的订单，可能还需要财务部门或法务部门（如有）的审核。

4.订单发送与确认：采购部门将电子或纸质采购订单发送给供应商。供应商收到订单后，应审核订单信息的准确性，如有疑问，及时与采购部门沟通。供应商确认无误后，签回订单副本（或通过邮件/系统确认），作为订单生效的证明。采购部门和供应商各保留一份有效副本。

（四）到货接收与验收

1.预约到货：采购部门应提前将预计到货时间通知仓库和需求部门，以便安排接收。

2.到货签收：仓库根据采购订单信息，在物料送达时进行接收签收，核对供应商名称、订单号、运输单号等信息。初步检查外包装是否完好。

3.验收准备：仓库通知质量部门和需求部门进行验收。准备验收所需的工具、量具、检验样本等。

4.验收依据：以《采购订单》、《物料需求申请单》以及双方确认的质量标准和技术文件为依据进行验收。

5.验收内容：

*数量核对：清点实际到货数量是否与采购订单一致。

*规格型号核对：检查物料的名称、规格型号、型号等是否与订单要求一致。

*外观检查：检查物料外观是否有损坏、变形、污染等明显缺陷。

*质量检验：由质量部门依据检验计划或标准进行抽样检验或全检，关键特性必须检验。检验结果记录在《到货验收单》（见附件四）或《检验报告》中。

6.验收结果处理：

*验收合格：在《到货验收单》上签署合格意见，并办理入库手续，通知财务部门（如涉及预付款核销）。

*验收不合格：发现数量短缺、型号错误、外观缺陷或质量不合格等问题，应立即停止卸货或隔离存放。由质量部门出具《不合格品报告》，详细记录问题。采购部门根据合同约定及公司《不合格品处理程序》（见附件五），与供应商联系，要求补货、更换、退货或协商价格扣减等。所有不合格品的处理过程需有书面记录并存档。

（五）入库与信息传递

1.入库登记：仓库部门对验收合格、数量无误的物料，在《入库单》（见附件六）上详细登记物料信息、数量、批次号（如适用）、入库日期等，并办理系统入账手续，更新库存信息。

2.供应商发票核对：财务部门收到供应商发票后，与采购订单、到货验收单进行三单匹配核对方，确认内容、金额、税率等信息一致无误。

3.系统信息更新：财务部门在ERP系统中确认付款申请，更新订单状态和应付账款信息。采购部门在系统中更新物料的收货状态。

4.通知需求部门：仓库将已入库的物料通知需求部门，安排领用。

（六）付款与结算

1.付款申请：财务部门根据核对无误的发票和采购订单，发起付款申请，附上相关单据。

2.付款审批：根据发票金额和公司《费用审批管理办法》，进行付款审批。

3.财务支付：审批通过后，财务部门按合同约定的付款条件和时间，通过银行等途径支付货款给供应商。

4.付款确认：财务部门获取供应商的收款凭证（如银行回单），更新付款记录，并在ERP系统中标记付款状态。

5.争议处理：如遇发票问题、质量争议等导致无法按时付款，财务部门需及时与采购部门和供应商沟通，协商解决方案，并在系统中注明原因。

**四、采购质量控制**

（一）供应商管理

1.供应商准入：新供应商必须通过资质审核和能力评估后方可进入合格供应商名录，并签订《采购合作协议》或类似文件，明确双方权利义务和质量责任。

2.供应商绩效监控：定期（如每月/每季）收集供应商交货准时率、质量合格率、服务投诉等数据，进行绩效评分。评分结果作为供应商分级（如战略级、优先级、一般级）和资源分配的依据。

3.供应商审核与改进：每年对核心供应商进行一次全面的现场审核或审核问卷调查，评估其质量管理体系的有效性及持续改进情况。针对审核发现的问题，要求供应商制定纠正和预防措施，并跟踪落实效果。

4.供应商淘汰机制：对于连续多次表现不佳（如质量严重不合格、交货严重延误、配合度差等），经评估确认无法改进的供应商，应按照《采购合作协议》终止合作关系，并从合格供应商名录中移除。

（二）质量标准与要求

1.标准制定：明确各类物料的采购质量标准。标准来源包括：国家或行业标准、行业普遍接受的质量要求、供应商提供的技术规格、公司内部技术要求或设计图纸。质量标准应尽可能量化、具体化，并形成文件（如《物料质量标准清单》）。

2.合同约定：在采购合同或采购订单中清晰、无歧义地列明物料的名称、规格型号、技术参数、质量等级、验收标准（引用的标准编号、具体项目、允收范围）、检验方法、抽样方案、不合格处理方式等质量条款。

3.标准培训：确保参与采购、验收、使用的相关人员都清楚所购物料的质量标准和验收要求。

（三）检验与测试

1.检验计划：根据物料的重要性、价值、风险等级，制定《检验计划》（见附件七），明确检验的时机（进料检验、过程检验、出货检验等）、检验部门、检验项目、抽样方案、允收标准等。

2.进料检验（IQC）：物料到货后，由质量部门（或指定的检验人员/第三方检验机构）按照检验计划执行检验。检验内容包括外观、尺寸、功能、性能、包装等。检验结果记录在《到货验收单》或《进料检验报告》中。对于关键或重要物料，可考虑实施全检。

3.供应商检验：鼓励或要求供应商在发货前进行自检，并提供检验报告。采购部门可对供应商的检验记录进行抽查确认。

4.样品封存与管理：对有批次追溯要求的物料，应进行抽样封存，建立样品管理档案，样品保存期限根据物料特性和公司规定确定，用于后续必要时的复检或追溯。

5.检验不合格处理：详细记录不合格项，隔离存放不合格品，并按照公司《不合格品处理程序》与供应商沟通处理方案（如返工、返修、退货、让步接收等），所有过程需有书面记录。

**五、采购成本控制**

（一）价格管理

1.询价与比价：对于通用物料，应至少向3家合格供应商进行询价或比价，确保采购价格具有市场竞争力。对关键或独家物料，可采用招标、竞争性谈判等方式。

2.价格分析：建立主要物料的采购价格数据库，记录历史采购价格、市场行情等信息，定期进行价格分析，识别价格趋势和变动因素。

3.价格谈判：采购人员应具备价格谈判技巧，结合市场信息、采购量、供应商关系等因素，争取最优价格和条款。对于长期合作供应商，可尝试建立价格调整机制。

4.价格审批：根据采购金额和价格差异程度，实行分级价格审批制度，防止价格随意变动。

（二）库存管理

1.库存策略：根据物料的ABC分类（按价值或重要性）、需求模式（确定性或不确定性）、供应提前期等因素，制定差异化的库存策略（如安全库存设置、订货点法、经济订货批量EOQ等）。

2.库存定额：为各类物料设定合理的最高库存、最低库存和订货点，避免库存积压或短缺。

3.定期盘点：仓库部门应按照公司《库存盘点管理制度》（见附件八），定期（如每月/每季/每年）对库存物料进行实地盘点，确保账实相符