档案资料防冻保护预案

档案资料防冻保护预案一、总则（一）编制目的为有效应对冬季低温、严寒等极端天气对档案资料造成的潜在危害，确保档案资料的完整性、安全性和可用性，最大限度降低因冻害导致的档案损坏风险，保障档案管理工作的正常开展，特制定本预案。（二）适用范围本预案适用于各类档案管理机构（包括但不限于档案馆、图书馆、企事业单位档案室等）在冬季低温季节（通常为每年11月至次年3月，具体时间可根据当地气候特点调整）对纸质档案、电子档案存储介质、特殊载体档案（如胶片、磁带、缩微品等）的防冻保护工作。（三）工作原则预防为主，防治结合：将预防工作置于首位，加强日常监测和维护，提前做好各项防范准备，同时制定科学有效的应急处置措施。统一领导，分级负责：在档案管理机构负责人的统一领导下，明确各部门、各岗位的防冻保护职责，确保责任到人，工作到位。快速反应，协同应对：建立快速响应机制，一旦发生冻害险情，各相关部门和人员应迅速联动，协同配合，高效开展应急处置工作。科学规范，保障安全：遵循档案保护的科学规律，采用先进、可靠的防冻技术和方法，确保档案资料在防冻保护过程中的绝对安全。二、组织机构及职责（一）应急领导小组成立档案资料防冻保护应急领导小组，由档案管理机构主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，各科室负责人为成员。组长职责：全面负责防冻保护工作的组织、指挥和协调，批准本预案的启动与终止，决策重大应急事项。副组长职责：协助组长开展工作，负责防冻保护日常工作的监督、检查和指导，协调解决工作中遇到的问题。成员职责：贯彻落实领导小组的各项决策部署，具体组织实施本部门的防冻保护工作，及时报告工作进展和异常情况。（二）应急工作小组在应急领导小组下设若干应急工作小组，明确各小组职责：监测预警组：负责对档案库房及周边环境的温度、湿度、供电、供暖等情况进行实时监测，及时发布低温预警信息。设施保障组：负责档案库房供暖系统、保温设施、供电系统、消防系统等的日常维护、检修和应急抢修，确保设施设备正常运行。档案处置组：负责对受冻或有潜在受冻风险的档案资料进行检查、评估、抢救和转移，制定并实施具体的档案保护方案。后勤保障组：负责应急物资的储备、调配和供应，保障应急处置期间的交通、通讯、生活等后勤需求。信息联络组：负责应急信息的收集、整理、上报和发布，保持与上级主管部门、气象部门、供电供暖部门等的信息沟通与协调。三、预防预警机制（一）风险识别与评估定期组织对档案库房的建筑结构、保温性能、供暖系统、供电线路、门窗密封情况等进行全面检查和风险评估，识别可能导致档案受冻的薄弱环节和潜在风险点，并建立风险台账。重点关注以下方面：档案库房的外墙、屋顶、地面的保温隔热性能是否达标。供暖系统（如暖气、空调、地暖等）的运行状况、覆盖范围和供热能力是否满足档案库房的温度要求。供电系统的稳定性，是否有备用电源或应急发电设备。门窗、通风口的密封情况，是否存在缝隙导致冷空气侵入。档案装具（如档案柜、密集架）的密封性和保温效果。（二）监测预警系统环境监测：在档案库房内合理布置温湿度自动监测仪，实时采集并记录库房内的温度、湿度数据。监测点应覆盖库房的不同区域，特别是角落、门口等易受温度波动影响的位置。设备监测：对供暖设备、空调系统、供电线路等关键设备进行定期巡检和状态监测，建立设备运行档案，及时发现并排除设备故障隐患。气象预警：与当地气象部门建立信息沟通机制，及时获取寒潮、暴雪、大风降温等极端天气预警信息，并根据预警级别提前做好应对准备。预警分级：根据低温的严重程度和可能造成的危害，将预警级别分为三级：蓝色预警（一般）：预计未来24小时内，档案库房所在区域最低气温将降至-5℃以下，或已降至-5℃以下且可能持续。黄色预警（较重）：预计未来24小时内，档案库房所在区域最低气温将降至-10℃以下，或已降至-10℃以下且可能持续。橙色预警（严重）：预计未来24小时内，档案库房所在区域最低气温将降至-15℃以下，或已降至-15℃以下且可能持续。红色预警（特别严重）：预计未来24小时内，档案库房所在区域最低气温将降至-20℃以下，或已降至-20℃以下且可能持续，同时伴有大风、暴雪等恶劣天气。（三）预警信息发布当监测到低温预警信号或接收到气象部门的预警信息后，监测预警组应立即对信息进行核实和评估，并根据预警级别，通过内部办公系统、短信、微信工作群、电话等多种方式向应急领导小组和各应急工作小组发布预警信息。预警信息应明确预警级别、影响范围、可能持续时间、建议采取的防范措施等内容。四、预防措施（一）建筑与设施防护库房保温改造：对档案库房的外墙、屋顶进行保温隔热处理，可采用保温板、保温砂浆等材料，提高库房的保温性能。对库房地面进行保温处理，可铺设保温层或安装地暖系统（需确保符合档案保护要求）。更换或加装密封性好的保温门窗，窗户可采用双层玻璃或中空玻璃，并在门窗缝隙处加装密封条。供暖系统保障：确保供暖系统运行正常，定期对锅炉、管道、散热器等供暖设备进行检修和维护，清除管道内的水垢和杂物，保证供热效果。根据档案库房的面积和保温情况，合理配置供暖设备，确保库房内的温度能够稳定维持在规定范围内（一般纸质档案库房温度应控制在14℃-24℃，相对湿度45%-60%；特殊载体档案库房的温湿度要求应根据载体类型另行确定）。安装备用供暖设备或应急加热装置（如电暖器、空调等），并确保其处于良好的备用状态，以便在主供暖系统出现故障时及时启用。供电保障：对档案库房的供电线路进行全面检查和维护，更换老化、破损的线路和设备，确保供电线路的安全可靠。配备应急发电设备（如发电机、UPS不间断电源），并定期进行启动和运行测试，保证在停电时能够及时为关键设备（如温湿度监测系统、应急照明、消防系统等）供电。通风管理：在冬季低温天气下，应减少库房的通风次数和时间，避免冷空气大量侵入。如需通风，应选择在中午气温较高的时段进行，并控制通风时间。通风时应关闭供暖设备，通风结束后及时开启供暖设备，将库房温度恢复至正常范围。（二）档案装具与存放防护档案装具选择：选用密封性好、具有一定保温性能的档案柜或密集架，避免使用木质等易受温度影响的装具。对档案柜、密集架的缝隙进行密封处理，可加装密封条或使用密封胶，减少冷空气进入。档案存放管理：档案应整齐、紧密地存放在档案柜或密集架内，避免在柜内留有过多空隙，以减少空气对流和热量散失。对于特别重要或珍贵的档案，可采用密封袋、密封盒等进行单独包装存放，进一步提高其防护能力。档案在存放时应与地面、墙壁保持一定的距离，避免档案直接接触低温的地面或墙壁。（三）日常管理与维护定期检查：每天安排专人对档案库房的温度、湿度进行监测和记录，发现温度异常（如低于规定下限）应及时采取措施进行调整。定期对供暖设备、供电线路、门窗密封情况等进行检查，发现问题及时报修或处理。清洁卫生：保持档案库房的清洁卫生，定期打扫库房地面、墙壁和档案装具，清除灰尘和杂物，减少因灰尘堵塞通风口或影响设备散热而导致的温度异常。避免在库房内堆放杂物，特别是易燃、易爆、易挥发的物品，以免影响库房的环境和安全。人员管理：加强对档案管理人员的培训，提高其对档案防冻保护工作的认识和应急处置能力。制定严格的库房管理制度，明确库房的进出规定和操作流程，避免因人员操作不当导致档案受冻。五、应急处置（一）应急响应启动当接到黄色及以上预警信息，或监测到档案库房内温度持续低于规定下限且采取常规措施无法有效控制，或发生供暖系统故障、停电等突发事件可能导致档案受冻时，应急领导小组应立即召开紧急会议，研究决定是否启动本预案。一旦决定启动预案，应立即向各应急工作小组下达应急响应指令，各小组应迅速进入应急状态，按照预案规定的职责和程序开展工作。（二）应急处置措施供暖系统故障处置：如主供暖系统出现故障，应立即启用备用供暖设备或应急加热装置，如电暖器、空调等，并将其放置在库房内合适的位置，避免直接对着档案照射或距离档案过近。组织专业维修人员迅速对故障供暖设备进行抢修，尽快恢复主供暖系统的正常运行。在供暖系统故障期间，应增加对库房温湿度的监测频率，密切关注档案的状况，如发现档案有受潮、结露等迹象，应及时采取相应的处理措施。停电处置：如发生停电，应立即启动应急发电设备或UPS不间断电源，为温湿度监测系统、应急照明、消防系统等关键设备供电。关闭非必要的用电设备，减少电力消耗，延长应急电源的供电时间。如停电时间较长，应根据库房温度下降情况，考虑将重要档案转移至备用库房或其他安全场所。档案受冻处置：如发现档案受冻，应立即停止对受冻档案所在区域的供暖，避免温度骤升导致档案解冻过快而造成损坏。组织专业技术人员对受冻档案进行检查和评估，确定受冻的程度和范围。根据受冻档案的类型和受冻程度，采取相应的解冻和修复措施：对于纸质档案，如仅表面受冻且无明显破损，可将其放置在温度较低、湿度适宜的环境中缓慢解冻，解冻后及时进行干燥处理；如档案已结冰或出现破损，应立即送专业机构进行修复。对于电子档案存储介质（如硬盘、U盘、磁带等），如受冻，应将其放置在密封的塑料袋中，在室温下缓慢解冻，解冻后不要立即通电使用，应先进行干燥处理，并由专业人员进行检测和修复。对于特殊载体档案（如胶片、缩微品等），应根据其具体要求采取相应的解冻和修复措施，必要时咨询相关专家或专业机构的意见。在处置受冻档案的过程中，应做好详细的记录，包括受冻档案的名称、数量、受冻时间、受冻程度、处置措施和处置结果等。（三）应急结束当档案库房内的温度恢复至正常范围，供暖系统、供电系统等关键设备恢复正常运行，受冻档案得到妥善处理且无进一步损坏风险时，应急领导小组应组织对现场情况进行评估，确认应急处置工作已取得明显成效，风险已得到有效控制后，可宣布应急响应结束，并向各应急工作小组下达应急结束指令。六、后期处置（一）总结评估应急响应结束后，应急领导小组应组织各应急工作小组对本次防冻保护工作进行全面总结和评估，分析预案的执行情况、应急处置措施的有效性、存在的问题和不足之处，并提出改进意见和建议。总结评估报告应及时上报上级主管部门。（二）恢复重建根据总结评估报告，对档案库房的建筑结构、供暖系统、供电系统等进行必要的修复和改造，完善防冻保护设施和设备，提高档案库房的防冻能力。对受冻档案进行进一步的修复和整理，确保档案的完整性和可用性。（三）预案修订根据总结评估的结果和实际情况的变化，对本预案进行修订和完善，使其更具针对性和可操作性。预案修订后应及时向相关人员进行宣传和培训。七、保障措施（一）物资保障建立应急物资储备制度，明确应急物资的种类、数量、存放地点和管理责任人。应急物资主要包括：供暖设备及配件：如电暖器、空调、锅炉配件、管道阀门等。发电设备及燃料：如发电机、柴油、汽油等。温湿度监测设备：如温湿度计、温湿度自动监测仪等。档案修复材料：如干燥剂、吸水纸、修复胶带、装订材料等。应急照明设备：如手电筒、应急灯等。其他物资：如密封袋、塑料布、工具包等。应急物资应定期进行检查和维护，确保其处于良好的备用状态。（二）技术保障加强与科研机构、专业档案保护机构的合作与交流，引进和推广先进的档案防冻保护技术和方法。组织专业技术人员开展档案防冻保护技术研究，提高自主创新能力。建立档案防冻保护专家库，为应急处置工作提供技术支持和决策咨询。（三）资金保障将档案资料防冻保护工作所需的经费纳入年度预算，确保应急物资储备、设施设备维护、技术研究、人员培训等工作的顺利开展。在应急处置期间，应根据实际需要及时调拨资金，保障应急处置工作的资金需求。（四）培训与演练定期组织开展档案资料防冻保护知识培训和应急演练活动，提高档案管理