年会活动协议书

年会活动协议书甲方（委托方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：乙方（受托方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：鉴于甲方拟举办年会活动，乙方具备提供相关年会活动策划、组织及执行等服务的能力，甲乙双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方委托乙方承办年会活动事宜达成如下协议：一、标的物或服务具体描述（一）年会活动主题及时间、地点1.年会活动主题：[具体年会主题]2.年会活动时间：[开始日期][结束日期]，具体活动时间为[详细时间安排]3.年会活动地点：[详细地址]（二）年会活动内容及服务范围1.活动策划：乙方负责根据甲方需求和企业文化，策划年会活动的整体方案，包括但不限于活动流程设计、节目安排、互动环节策划等，确保年会活动主题鲜明、内容丰富、形式新颖，符合甲方预期。2.场地布置：乙方负责年会活动场地的整体布置，包括舞台搭建、音响设备安装调试、灯光设计与布置、背景板制作、桌椅摆放、装饰物品布置等，营造出与年会主题相符的氛围和环境。3.节目组织与排练：乙方负责组织并指导年会活动中的各类节目，包括但不限于歌舞表演、小品、相声、魔术、朗诵等，确保节目质量和表演效果。乙方需与参演人员沟通协调，安排排练时间，保证节目按时、高质量完成排练。4.餐饮服务：乙方负责年会活动期间的餐饮供应，包括午餐、晚餐、茶歇等，提供符合甲方要求的菜品和饮品，确保餐饮质量和食品安全。餐饮服务需根据年会活动人数和用餐标准进行合理安排，保证用餐环境舒适、服务周到。5.人员服务：乙方负责安排专业的主持人、礼仪人员、摄影摄像人员等为年会活动提供服务。主持人需具备良好的语言表达能力和现场把控能力，能够灵活应对年会活动中的各种情况；礼仪人员需形象端庄、举止得体，负责引导嘉宾入场、签到、就座等服务；摄影摄像人员需具备专业的摄影摄像技术，负责记录年会活动的精彩瞬间，包括活动现场照片拍摄、视频录制等，并在活动结束后及时提供给甲方。6.设备租赁与技术支持：乙方负责租赁年会活动所需的各类设备，如舞台灯光设备、音响设备、投影仪、LED显示屏等，并确保设备的正常运行和技术支持。在活动现场，乙方需安排专业技术人员随时待命，及时处理设备故障和技术问题，保证年会活动的顺利进行。7.活动执行与现场管理：乙方负责年会活动的现场执行和管理工作，包括活动现场的人员调度、秩序维护、安全保障等。乙方需制定详细的现场执行方案，明确各环节的责任人，确保活动现场秩序井然、安全有序。在活动过程中，乙方需及时与甲方沟通协调，根据甲方意见和现场实际情况对活动进行调整和优化。二、权利义务（一）甲方权利义务1.权利有权对乙方的服务方案、活动执行情况等进行监督和检查，提出意见和建议。有权要求乙方按照本协议约定的服务内容和标准提供服务，如乙方未履行或未完全履行本协议约定的义务，甲方有权要求乙方采取补救措施或承担违约责任。有权获得乙方提供的与年会活动相关的策划方案、节目单、照片、视频等资料。2.义务向乙方提供年会活动的相关信息和要求，包括但不限于公司文化、参会人员构成、预算安排等，确保乙方能够准确理解甲方需求，制定合理的服务方案。按照本协议约定的时间和方式向乙方支付服务费用。协助乙方办理年会活动所需的相关审批手续（如场地使用许可、消防安全许可等），提供必要的文件和资料。在年会活动现场配合乙方的工作安排，协调公司内部人员与乙方工作人员的沟通与协作，共同确保年会活动的顺利进行。（二）乙方权利义务1.权利有权要求甲方按照本协议约定支付服务费用。根据甲方提供的信息和要求，自主制定年会活动的服务方案，但需确保方案符合本协议约定的服务内容和标准。在年会活动执行过程中，根据现场实际情况和甲方意见，对服务方案进行合理调整和优化，但需提前告知甲方并征得甲方同意。2.义务按照本协议约定的服务内容和标准，为甲方提供高质量的年会活动策划及执行服务，确保年会活动达到预期效果。严格遵守国家法律法规和相关行业规范，确保年会活动的合法性、安全性和规范性。在活动策划和执行过程中，充分考虑各种安全因素，制定安全保障措施，确保参会人员的人身安全和财产安全。对年会活动中涉及的甲方商业秘密、公司信息等予以保密，不得向任何第三方泄露。未经甲方书面同意，乙方不得将本协议项下的服务内容转让给第三方或与第三方合作提供相关服务。负责年会活动所需的场地租赁、设备租赁、人员聘请等工作，并承担相应的费用，但本协议另有约定的除外。在年会活动结束后，及时向甲方提供活动总结报告，包括活动效果评估、经验教训总结等，并根据甲方反馈意见对相关问题进行整改和完善。如因乙方原因导致年会活动出现质量问题、安全事故或其他纠纷，乙方应承担全部责任，并负责采取措施解决问题，消除不良影响，赔偿甲方因此遭受的全部损失。三、服务费用及支付方式（一）服务费用金额甲方应向乙方支付年会活动服务费用共计人民币[X]元（大写：[大写金额]）。（二）费用构成明细1.活动策划费用：人民币[X]元，包括策划方案设计、与甲方沟通协调等费用。2.场地布置费用：人民币[X]元，涵盖舞台搭建、音响设备租赁、灯光布置及装饰物品采购等费用。3.节目组织与排练费用：人民币[X]元，用于参演人员聘请、排练指导及相关道具服装费用。4.餐饮服务费用：人民币[X]元，包含午餐、晚餐、茶歇的食材采购、制作及服务费用。5.人员服务费用：人民币[X]元，支付主持人、礼仪人员、摄影摄像人员等的劳务报酬。6.设备租赁与技术支持费用：人民币[X]元，用于各类设备租赁及技术人员服务费用。7.其他费用：人民币[X]元，包括活动现场管理、临时突发情况处理等其他相关费用。（三）支付方式1.预付款：甲方应在本协议签订之日起[X]个工作日内，向乙方支付服务费用的[X]%作为预付款，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。2.进度款：在年会活动策划方案经甲方审核通过后，甲方应在[X]个工作日内，向乙方支付服务费用的[X]%作为进度款，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。3.结算款在年会活动结束后，乙方应在[X]个工作日内向甲方提供详细费用清单及发票。甲方应在收到乙方提供的费用清单及发票后的[X]个工作日内，对费用进行审核确认。如无异议，甲方应向乙方支付剩余服务费用，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。四、违约责任（一）甲方违约责任1.若甲方未按照本协议约定的时间和方式支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]日的，乙方有权暂停年会活动服务，并要求甲方支付已完成服务部分对应的费用及违约金。如因甲方逾期付款导致年会活动无法按时进行或出现其他损失，甲方应承担全部赔偿责任。2.若甲方未按照本协议约定向乙方提供相关信息和要求，或提供的信息不准确、不完整，导致乙方无法正常开展服务工作，乙方有权要求甲方限期补充或更正相关信息。因甲方原因造成服务延误或质量问题的责任由甲方承担，乙方不承担因此产生的任何损失。3.若甲方擅自变更年会活动的时间、地点、内容等关键要素，导致乙方已制定的服务方案需要重新调整或执行难度增加，甲方应承担额外的费用及乙方因此遭受的损失。如因甲方变更导致乙方无法履行本协议约定的部分或全部义务，乙方不承担违约责任，但甲方应按照已完成服务部分对应的费用支付给乙方。（二）乙方违约责任1.若乙方未按照本协议约定的服务内容和标准提供服务，或服务质量不符合要求，乙方应负责采取补救措施，直至达到本协议约定的标准。如乙方采取补救措施后仍无法满足甲方要求，甲方有权扣除相应的服务费用，并要求乙方承担违约责任。违约责任的承担方式为按照未达到标准部分对应的服务费用的[X]%向甲方支付违约金。如因乙方服务质量问题给甲方造成其他损失的，乙方应承担全部赔偿责任。2.若乙方未按照本协议约定的时间完成年会活动的策划、组织及执行工作，每逾期一日，应按照服务费用总额的[X]%向甲方支付违约金。逾期超过[X]日的，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已支付的预付款及进度款，同时乙方应按照服务费用总额的[X]%向甲方支付违约金。如因乙方逾期导致年会活动无法按时进行或给甲方造成其他损失的，乙方应承担全部赔偿责任。3.若乙方违反本协议约定的保密义务，向任何第三方泄露甲方商业秘密、公司信息等，乙方应立即停止侵权行为，并采取措施消除影响。同时，乙方应按照服务费用总额的[X]%向甲方支付违约金。如因乙方泄密行为给甲方造成损失的，乙方应承担全部赔偿责任。损失赔偿范围包括但不限于甲方因此遭受的直接经济损失、商业机会损失、声誉损失等。4.若乙方擅自将本协议项下的服务内容转让给第三方或与第三方合作提供相关服务，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已支付的预付款及进度款，同时乙方应按照服务费用总额的[X]%向甲方支付违约金。乙方应自行承担因转让或合作行为给甲方造成的全部损失。五、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。甲乙双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。六、其他条款（一）协议变更与解除1.本协议的任何变更或补充需经甲乙双方书面协商一致，并签订书面协议。变更或补充协议作为本协议的组成部分，与本协议具有同等法律效力。2.在年会活动开始前，如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致本协议无法履行或部分无法履行，甲乙双方应协商解决。如确实无法继续履行本协议，双方互不承担违约责任，但乙方应返还甲方已支付的预付款及进度款（如有）。如因一方原因导致协议无法履行，违约方应承担相应的违约责任。3.在年会活动进行过程中，如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致活动无法正常进行或