建筑施工单位物资采购流程制度

建筑施工单位物资采购流程制度一、制度背景与目的在建筑工程建设中，物资采购是保障项目质量、进度与成本控制的关键环节。为规范物资采购行为，提升供应链管理水平，确保采购活动合规、高效、质优，结合《中华人民共和国招标投标法》《建设工程质量管理条例》及企业实际运营需求，制定本流程制度，为项目物资采购提供清晰指引。二、适用范围与基本原则（一）适用范围本制度适用于公司承接的各类建筑工程项目（含房建、市政、基础设施等）的物资采购活动，涵盖主材（钢材、混凝土、防水材料等）、辅材（五金、电线电缆等）、机械设备（塔吊、施工电梯等）、周转材料（脚手架、模板等）及其他工程相关物资。（二）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、招投标管理规定及企业内控制度，确保采购流程合法透明。2.质量优先原则：物资质量需满足工程设计标准、施工规范及合同要求，优先选择资质全、信誉佳的供应商。3.成本控制原则：通过集中采购、比价议价、优化供应商结构等方式，在保障质量的前提下合理降低采购成本。4.效率导向原则：采购计划与施工进度深度匹配，缩短采购周期，避免“停工待料”或“物资积压”。5.廉政防控原则：采购过程公开公正，建立监督机制，防范利益输送、回扣受贿等廉政风险。三、需求计划管理：从“施工需求”到“采购指令”（一）需求提报：精准匹配施工节奏项目部需结合施工进度计划、设计图纸及现场实际，由技术、生产、物资部门协同编制《物资需求计划》，明确物资名称、规格、技术参数、数量、进场时间（精确到周/月）。计划需区分“刚性需求”（如结构主材）与“弹性需求”（如辅助材料），并附详细技术要求（如钢材的强度等级、混凝土的抗渗等级）。（二）计划审核：多层把关保合理性1.项目部初审：项目经理组织技术、财务人员审核需求的必要性（是否超预算、是否符合设计变更）、数量准确性（避免“多报浪费”或“少报误工”）。2.公司复核：物资管理部门结合公司库存（如周转材料复用情况）、供应商产能，复核计划的可行性，提出优化建议（如调整采购批次、推荐替代物资）。（三）计划调整：动态响应现场变化因设计变更、施工方案调整（如工期提前/延后）或突发情况（如疫情、材料涨价）需调整计划时，项目部需出具《计划变更说明》，经公司审批后更新采购指令，确保信息同步至采购、供应商环节。四、供应商管理：构建“优质可靠”的供应生态（一）准入管理：严选“合格伙伴”成立由物资、技术、法务、财务组成的供应商评审小组，对潜在供应商开展“资质+能力+信誉”三维评估：资质审核：查验营业执照、生产许可证、产品认证（如建材的3C认证）、环保资质等。能力评估：考察生产规模、产能稳定性、物流配送能力（如能否满足“多批次、小批量”的施工需求）。信誉验证：通过“信用中国”“裁判文书网”查询有无失信、诉讼记录，或参考行业口碑、过往合作评价。新供应商需提供样品送检（如钢材力学性能检测、防水材料耐候性试验），合格后方可纳入“候选供应商库”。（二）供应商库维护：动态分级管理将供应商按“战略级”“核心级”“普通级”分类管理：战略供应商：长期合作、独家供应或技术壁垒高的企业（如特种建材厂商），签订年度框架协议，享受优先供货、账期优惠。核心供应商：供应稳定、质量可靠的主力厂商（如区域内大型混凝土搅拌站），定期开展联合降本（如集中采购议价）。普通供应商：供应辅材、零星物资的厂商，按需合作，动态淘汰。每年开展供应商复评，从“产品质量（合格率）、交货及时性（逾期率）、服务响应（售后解决时效）”等维度打分，得分低于60分的启动“退出程序”，列入“黑名单”（3年内禁止合作）。（三）退出机制：零容忍“违规失信”供应商出现以下情况之一，立即终止合作：产品质量重大缺陷（如钢材强度不达标导致返工）；恶意逾期交货（影响关键工期节点）；围标串标、提供虚假资料等违规行为。五、采购实施：分场景选择“最优方式”（一）采购方式分类与适用场景根据物资金额、重要性、市场特性，选择以下采购方式：采购方式适用场景示例物资核心要求----------------------------------------**招标采购**金额大、技术复杂、战略物资钢材、塔吊、预制构件成立评标小组，公开招标，评标需“质量+价格+服务”综合打分**询价采购**金额适中、市场供应充足辅材、小型设备向≥3家合格供应商询价，比价报告需附“价格分析表”“供应商优势对比”**直接采购**独家供应、应急物资、战略伙伴续单专利建材、抢险物资需出具《直接采购说明》（说明独家性/应急性），经分管领导审批（二）招标采购流程：阳光透明控风险1.招标文件编制：明确物资技术参数、质量标准、交货期、付款方式、评标细则（如价格权重60%、技术权重30%、服务权重10%）。2.招标公告发布：通过公司官网、行业平台或政府招标网发布，确保信息公开。3.投标与开标：投标单位按要求递交文件，开标现场由纪检人员监督，唱标记录签字确认。4.评标与定标：评标小组（含技术专家、造价师）出具《评标报告》，推荐中标候选人，经公司审批后发《中标通知书》。（三）合同管理：明确权责防纠纷签订采购合同需包含以下核心条款：物资规格、数量、质量标准（附技术协议）；交货时间（精确到“XX年XX月XX日18:00前送达工地指定地点”）；验收方式（如“按国标验收，抽样送检合格后付款”）；付款条款（如“预付款10%，货到验收合格付至70%，竣工结算后付至97%，质保金3%满1年无质量问题付清”）；违约责任（如逾期交货按日扣合同额0.5%，质量不合格全额退款并赔偿损失）。合同需经法务审核（规避“霸王条款”“无效条款”）、财务复核（核对付款节奏与现金流匹配度）后签订。六、物资验收与入库：把好“质量最后一关”（一）到货验收：“双人双验”保合规物资到货后，由项目部物资员+技术负责人（或监理）共同验收：数量验收：核对送货单与合同数量是否一致，大宗物资（如钢筋）可过磅/点数。质量验收：检查质量证明文件（合格证、检测报告），按规范抽样送检（如混凝土试块送检、防水材料复试）。验收需填写《物资验收单》，参与人员签字确认，作为付款依据。（二）不合格品处理：“零容忍”闭环管理验收不合格的物资，立即通知供应商：可退换货的，限定“XX日内更换合格物资，运费由供方承担”；无法退换的，协商折价处理或索赔（如延误工期的违约金）。不合格物资需单独存放、标识“待处理”，严禁流入施工现场。（三）入库与保管：分类存放保安全验收合格的物资办理入库，登记《物资台账》（含名称、规格、数量、供应商、入库时间），按“类别+特性”存放：主材（如钢材）：露天存放需垫木、覆盖防雨布，防止锈蚀；易燃易爆品（如油漆）：单独库房存放，远离火源，配备消防器材；周转材料（如脚手架）：分类码放，定期检查变形、锈蚀情况。七、付款管理：“凭证齐全+节点管控”（一）付款依据：“三单合一”付款需凭《验收合格单》《入库单》《正规发票》，三者信息（物资名称、数量、金额）需一致。（二）付款流程：“三级审批”1.部门申请：项目部或采购部门填写《付款申请单》，附相关单据。2.财务复核：核对发票合规性（税号、品名、金额）、付款节点（是否满足合同约定）。3.领导审批：分管领导（或总经理）审批，确认付款金额、方式（银行转账/商业承兑）。（三）质保金管理：“期满无责再支付”质保金（通常3%-5%）需满足以下条件后支付：质保期届满（如防水工程5年、结构工程50年）；项目部出具《质保期无质量问题确认书》；财务核对无未了结纠纷（如维修费用抵扣）。八、监督与考核：“合规+绩效”双驱动（一）内部监督：“审计+纪检”双管齐下审计监督：每季度抽查采购项目，检查“计划执行、供应商选择、合同履约、验收付款”等环节的合规性，出具《审计报告》，督促整改。纪检监督：受理采购环节的投诉举报（如回扣、围标），查实后按《员工违规处理办法》处分（警告、罚款、辞退），涉嫌违法的移交司法。（二）绩效考核：“指标导向”促提升将采购工作纳入部门/个人KPI，考核指标包括：采购成本节约率（实际采购价vs预算价）；物资质量合格率（送检合格数/总送检数）；交货及时率（按时到货数/总需求数）；供应商管理有效性（战略供应商占比、黑名单新增数）。考核结果与绩效奖金、晋升挂钩，激励团队优化采购管理。九、附则1.本制度由