写字楼租户退租验收流程与模板

写字楼租户退租验收流程与模板写字楼租户退租验收是租赁关系闭环管理的核心环节，既关乎租户押金退还、责任厘清，也影响业主对物业的二次招商效率。科学规范的验收流程能有效规避纠纷，保障双方权益。本文结合商业地产运营实践与《民法典》租赁相关条款，梳理退租验收全流程并提供实用模板，供企业租户与物业方参考。一、退租验收前期沟通：明确权责边界租户需在租约到期前30-60日（具体依合同约定）向业主/物业方提交书面退租申请，明确退租时间、装修复原需求等核心诉求。双方同步确认验收时间、参与人员（如物业工程师、法务代表、租户经办人），并要求租户提前整理租赁期间改造记录、设备维保台账等资料，便于验收时核对原始交付标准。二、租赁物复原与自检：租户端核心动作退租验收的效率与结果，很大程度取决于租户的前期准备。1.装修复原：若租赁期内有非承重结构改造（如隔断、吊顶），需按合同约定或原始交付标准拆除复原。拆除过程需避免损坏建筑主体（参考《建筑装饰装修工程质量验收标准》），承重墙、消防设施严禁改动。2.设施设备维护：对租赁范围内的空调、照明、给排水等设施开展检修，确保运行正常。例如，空调需完成滤网清洗、制冷制热测试；电梯（若专属使用）需提供维保单位出具的合格证明。3.清洁与遗留物清理：完成公共区域及租赁单元的深度清洁，移除所有租户物品（含废弃装修材料），确保场地无杂物、无污渍，墙面地面无明显破损。三、现场验收实施：多方协同核验现场验收是退租流程的核心环节，需双方专业人员共同参与，逐项核验：1.基础结构查验：检查墙面、地面、天花板是否存在裂缝、渗水、大面积污损；门窗开合、锁具功能是否正常，玻璃有无破损。2.设施设备核验：逐项测试空调、照明、电力系统、给排水管道（含防水）、消防设施（烟感、喷淋、应急灯等）。例如，打开所有水龙头观察水流及排水速度，启动空调运行30分钟检测制冷/热效果。3.装修复原验收：对比原始交付图纸（或照片），确认改造部分已复原，且复原后无新的损坏。如隔断拆除后墙面需重新刷漆，颜色、平整度需与原墙面一致。4.遗留问题记录：双方共同记录验收中发现的问题，明确责任方（如租户使用导致的损坏需租户修复，自然损耗由业主承担）。可采用“问题-整改期限-整改标准”的形式形成书面记录，由双方签字确认。四、费用结算与文件交接：闭环收尾1.费用清算：依据合同约定，结算租金、物业费、水电费等欠费；若存在损坏赔偿或违约金，需明确金额及支付方式。例如，租户未按期复原，需按日支付违约金（参考合同违约条款）。2.文件交接：租户向业主移交租赁单元钥匙、门禁卡、设备说明书、维保记录等；业主向租户返还（或确认退还时间）租赁押金，出具《退租验收确认书》，明确“租赁单元已完成验收，双方无未结争议”（或注明争议事项）。五、退租验收模板：实用工具（可根据项目调整）验收项目验收标准（参考）实际情况（√/×/描述）备注（整改要求/责任方）--------------------------------------------------------------------------------------------------------基础结构墙面：无裂缝、渗水、大面积污损；

地面：无破损、空鼓；

门窗：开合正常、玻璃完好设施设备空调：制冷/热正常，滤网清洁；

照明：所有灯具正常点亮；

给排水：水流正常、无渗漏；

消防设施：烟感/喷淋/应急灯功能正常装修复原改造部分已按原始标准复原，无新增损坏清洁卫生场地无杂物、污渍，墙面地面无明显脏污其他事项钥匙/门禁卡移交、费用结清证明等六、验收注意事项：规避纠纷要点1.时间规划：建议验收时间避开租户办公高峰，且预留5-7日整改缓冲期（验收后完成整改复验）。2.凭证留存：所有沟通（如退租申请、整改通知）需留痕（邮件、书面文件），验收记录需双方签字确认，作为纠纷处理的依据。3.责任边界：明确“自然损耗”与“人为损坏”的界定（参考《民法典》第710条租赁物维修义务），避免推诿。4.细节条款：关注合同中“隐蔽工程”（如管道、线路）的验收约定，必要时聘请专业机构检测。结语写字楼退租验收需以合同为依据，以专业为支撑，兼顾效率与公平。企业