医院职工档案管理操作规范

医院职工档案管理操作规范一、前言为规范医院职工档案管理工作，确保档案资料真实、完整、安全并有效利用，依据《中华人民共和国档案法》《医疗机构工作人员管理办法》等相关规定，结合我院实际管理需求，制定本操作规范。本规范适用于全院在职、退休及离职职工的档案管理，涵盖人事、专业技术、医德医风、培训考核等各类档案的收集、整理、保管、利用及销毁全过程。二、管理原则与职责（一）管理原则1.集中统一管理：全院职工档案由人事科（或档案管理科）集中保管，各科室配合做好档案材料的收集、移交工作，确保档案管理的规范性与一致性。2.真实完整原则：档案内容需如实反映职工个人信息、职业发展及医院管理记录，严禁伪造、篡改档案材料。3.安全保密原则：严格执行保密制度，保障职工个人隐私及医院管理信息安全，未经授权不得泄露档案内容。4.便捷利用原则：在安全保密的前提下，优化档案查阅、借阅流程，满足医院管理、职工权益维护及合规检查的需求。（二）管理职责1.档案管理部门（人事科/档案管理科）：制定档案管理制度及操作细则，指导各科室开展档案工作；负责档案的收集、整理、保管、鉴定、利用及销毁的全流程管理；定期对档案管理人员进行业务培训与保密教育，提升管理水平。2.各科室职责：配合档案管理部门，及时移交职工岗位变动、培训考核、医德考评等相关材料；对本部门产生的档案材料进行初步审核，确保内容真实、格式规范。3.档案管理人员：持《档案专业人员岗位培训证书》上岗，严格遵守档案管理规范及保密制度；负责档案库房的日常维护（温湿度监控、安防检查等），确保档案实体与电子数据安全。三、档案内容构成医院职工档案分为人事基础档案、专业技术档案、医德医风档案、培训考核档案及其他类档案，具体内容如下：（一）人事基础档案入职材料：入职审批表、劳动合同、身份信息证明、入职体检报告等；履历材料：职工履历表、岗位变动审批表、退休/离职审批材料等；学历与资质：学历证书、学位证书、执业资格证书、职称证书等（原件或经审核的复印件）。（二）专业技术档案学术成果：科研项目立项书、结题报告、学术论文（含发表刊物及检索证明）、专利证书等；继续教育：外出进修审批表、培训证书、学术会议参会证明等；技术考核：专业技术考核成绩单、技能竞赛获奖证书等。（三）医德医风档案医德考评：年度医德考评表、患者满意度调查记录、医德培训记录等；奖惩记录：表彰决定、荣誉证书、违规处罚决定书、投诉处理报告等。（四）培训考核档案院内培训：岗前培训、业务培训、安全教育等培训记录及考核成绩；外部培训：院外进修、学术交流、专项培训的相关材料；职业技能：心肺复苏、操作技能认证等证书或考核记录。（五）其他类档案健康管理：年度体检报告、职业病筛查记录、工伤认定材料等；工会相关：工会会员登记表、困难职工帮扶记录等；特殊材料：涉密岗位保密协议、出国（境）审批材料等。四、档案管理流程（一）档案收集1.入职阶段：人事部门在职工入职30日内，收集其入职审批表、学历/资质证书、劳动合同等材料，核对原件后留存复印件（或原件），电子档案同步扫描归档。2.变动阶段：职工岗位调整、职称晋升、培训考核等情况发生后，相关科室应在15个工作日内将材料移交档案管理部门，移交时填写《档案移交清单》，双方签字确认。3.年度归档：每年12月，各科室汇总本年度职工相关材料（如医德考评、培训记录等），经部门负责人审核后移交，确保档案内容完整。（二）档案整理1.纸质档案：按“一人一档”原则分类，以职工姓名+工号为档案编号，使用统一规格的档案盒、卷内目录；材料排序：按“人事基础→专业技术→医德医风→培训考核→其他”类别排序，同类材料按时间倒序排列；装订要求：去除金属物，采用线装或胶装，保持页面平整，页码连续。2.电子档案：建立电子档案管理系统，以“职工姓名_工号”为文件夹名，按“年度-类别”子文件夹分类存储；扫描件要求：分辨率≥300dpi，格式为PDF或JPG，命名规则与纸质档案编号一致，确保检索便捷。（三）档案保管1.库房管理：档案库房温度控制在14-24℃，湿度45-60%，配备除湿机、温湿度记录仪、灭火器、防虫药剂；档案柜分类存放，柜面标注“人事档案”“专业技术档案”等类别，档案盒标注职工姓名、工号、类别及保管期限。2.电子档案备份：电子档案存储于专用服务器，每周进行增量备份，每月全量备份，异地备份一份（存储于安全场所）；每季度检查备份数据的完整性，确保可正常恢复。（四）档案利用1.内部查阅：职工或科室因工作需要查阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及档案管理部门负责人审批；查阅地点限于档案管理部门指定场所，禁止涂改、抽取、折叠档案，查阅后需当场归还，档案管理人员核对完整性。2.外部查阅：上级主管部门、司法机关等需查阅档案时，需持单位介绍信及有效证件，经分管院长审批后，由档案管理人员陪同查阅；如需复制档案，需经审批后由档案管理人员操作，复制件加盖“档案复制专用章”，与原件具有同等效力。3.借阅期限：纸质档案借阅期限一般不超过7个工作日，确需延期的需重新审批；（五）档案变更与补充1.职工个人信息（如学历、职称、联系方式等）变动时，需提交相关证明材料（如学历认证报告、职称证书等），经档案管理部门审核后更新档案；2.档案材料补充时，需注明补充时间、原因，由经办人及审核人签字，确保材料可追溯。（六）档案鉴定与销毁1.鉴定小组：由人事、纪检、工会、档案管理等部门组成鉴定小组，每5年对超过保管期限的档案进行鉴定。2.鉴定流程：鉴定小组对档案内容进行审核，区分“仍有保存价值”“无保存价值”两类，编制《档案鉴定意见书》；无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，经院长办公会审批后，由两人以上监销，销毁过程全程录像，销毁记录永久保存。五、安全与保密管理（一）保密制度1.档案管理人员需签订《保密协议》，严禁向无关人员泄露档案内容，不得私自复制、传播档案材料；2.涉密档案（如涉密岗位人员档案、医疗隐私关联材料）单独保管，借阅需经分管院长审批，查阅时需在涉密场所进行。（二）安全防护1.档案库房安装监控摄像头、红外报警装置、消防喷淋系统，实行双人双锁管理，非工作时间禁止进入；2.电子档案管理系统设置访问权限，不同职级人员权限分级（如档案管理员可编辑，部门负责人可查阅，普通职工仅可查阅个人档案）；3.定期开展安全培训，模拟火灾、水灾、数据丢失等场景，演练应急预案，确保突发情况下档案安全。（三）责任追究1.对伪造、篡改、丢失档案，或违规泄露档案内容的，视情节轻重给予行政处分、经济处罚，构