机关公文处理规范预案

机关公文处理规范预案

第1章总则.......................................................................5

1.1公文处理基本原则.........................................................5

1.1.1本机关公文处理遵循及时、准确、安全、高效的原则。....................5

1.1.2公文处理应保证内容完整、格式规范、程序合规。.........................5

1.1.3公文处理过程中，应严格遵守国家保密法律法规，保证信息安全。.........5

1.1.4公文处理应注重时效性，保证文件在规定时间内办理完毕。................5

1.2公文种类及用途...........................................................5

1.2.1行政公文：用于传达领导意图、布置工作、请示报告等。..................5

1.2.2业务公文：用于指导业务工作、交流经验、协调关系等。..................5

1.2.3法规公文：用于发布政策法规、规章制度等..............................5

1.2.4会议公文：用于召开会议、传达会议决定、汇报会议情况等。.............5

1.2.5检查公文：用于布置检查工作、反馈检查情况等。........................5

1.3公文格式要求.............................................................5

1.3.1公文应简明扼要，准确反映公文内容，一般不超过25字。.................5

1.3.2公文分为导语、主体和结语三部分，要求条理清晰、文字简练。............5

1.3.3公文结构：按照发文机关、标题、正文、附件、发文日期、印章等顺序编排。5

1.3.4字体和字号：公文正文采用仿宋体_GB2312,字号为3号；标题采用方正小标宋

简体，字号为2号。...........................................................5

1.3.5行间距：公文正文行间距为固定值28磅。................................5

1.3.6页边距：上、下边距为3.7厘米，左、右边距为2.8厘米。................5

1.3.7附件：如有附件，应在正文下方注明附件名称，附件内容应与正文内容相关联。

5

1.3.8发文日期：采用阿拉伯数字编写，格式为“年月日”。.....................5

1.3.9印章：公文需加盖公章，印章位置应端正、清晰。.........................5

第2章公文拟制...................................................................5

2.1公文起草.................................................................5

2.1.1公文起草原则..........................................................6

2.1.2公文起草程序..........................................................6

2.2公文审核................................................................6

2.2.1审核原则..............................................................6

2.2.2审核程序..............................................................6

2.3公文签发................................................................6

2.3.1签发原则..............................................................6

2.3.2签发程序..............................................................7

第3章公文收文处理..............................................................7

3.1收文登记.................................................................7

3.1.1各级机关收到公文后，应立即进行收文登记。收文登记应当详细记录以下信息：

文号、来文单位、标题、日期、密级、紧急程度、仪文编号等。..................7

3.1.2收文登记采用电子系统或纸质登记簿方式进行。登记信息应保证准确、完整，字

迹清晰，不得随意涂改。.......................................................7

3.1.3收文登记后，应及时将公文送至相关部门或人员进行处理。................7

3.2收文分发.................................................................7

3.2.1收文分发应根据公文内容、性质、要求及职责范围，及时将公文送至相关领导、

部门或人员。..................................................................7

3.2.2分发公文时，应保证公文的完整性、整洁性和安全性。严禁在分发过程中泄露公

文内容。......................................................................7

3.2.3公文分发应有分发记录，记录分发范围、时间、数量等相关信息。.........7

3.3收文拟办.................................................................7

3.3.1收文拟办是指对收到的公文进行分析、研究，提出办理意见的过程。拟办意见应

明确、具体、可行。...........................................................7

3.3.2收文拟办应由相关部门或人员负责。拟办过程中，应充分了解公文背景，保证拟

办意见符合政策法规和实际工作需要。..........................................7

3.3.3拟办意见应包括以下内容：公文处理方式、处理时限、责任部门或人员、相关要

求等。........................................................................7

3.4收文承办..................................................................7

3.4.1收文承办是指根据拟办意见，对公文进行实质性办理的过程。承办单位或个人应

认真履行职责，保证公文办理质量。............................................8

3.4.2收文承办过程中，应严格按照政策法规和公文的紧急程度、密级等要求进行办理。

..........................................................................................................................................................8

3.4.3承办单位或个人应在规定时限内完成公文办理，并将办理结果反馈至收文登记部

门。..........................................................................8

3.4.4对于需要多个部门或单位共同承办的公文，主办单位应负责协调、督促相关单位

按时完成办理任务。...........................................................8

3.4.5公文承办过程中，如遇特殊情况需延期办理，应提前向收文登记部门报告，并说

明理由。收文登记部门应及时向相关领导汇报。.................................8

第4章公文发文处理..............................................................8

4.1发文拟稿.................................................................8

4.1.1公文拟稿应根据机关工作的实际需要，明确发文Id的、适用范围和内容要求。8

4.1.2拟稿人应认真研究相关政策法规，保证公文内容符合国家法律法规、的路线方针

政策和上级机关的有关规定。..................................................8

4.1.3公文拟稿应做到文字简洁、条理清晰、论述严谨、用词准确，避免使用模糊不清

或易产生歧义的语言。........................................................8

4.1.4公文结构应包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期等部分。8

4.2发文审核................................................................8

4.2.1公文拟稿完成后，应由拟稿部门负责人进行初步审核，保证公文内容、格式符合

规定。.......................................................................8

4.2.2公文审核应重点关注以下方面：公文是否符合法律法规和政策；公文格式是否规

范；公文内容是否完整、准确；公文表述是否清晰..............................8

4.2.3审核过程中，如发觉问题，应及时与拟稿人沟通，并要求其进行修改。.....8

4.3发文签发.................................................................8

4.3.1公文经过审核无误后，由发文机关负责人进行签发。.......................8

4.3.2签发人应对公文内容、格式、审批程序等进行全面审查，确认无误后，方可签发。

..........................................................................................................................................................9

4.3.3签发人应在公文中注明签发意见、签发日期，并签名或盖章。..............9

4.4发文登记与分发...........................................................9

4.4.1公文签发后，应由发文部门进行登记，详细记录公文的文号、标题、签发人、签

发日期、主送机关等信息。....................................................9

4.4.2登记完毕后，根据公文内容、性质和主送机关，选择适当的分发方式，保证公文

及时、准确送达。............................................................9

4.4.3分发过程中，应遵循保密原则，防止公文丢失、泄露或被无关人员获取。.……9

4.4.4发文部门应定期对公文的办理情况进行跟踪、督促，保证公文执行到位。.……9

第5章公文传阅与归档............................................................9

5.1公文传阅.................................................................9

5.1.1传阅范围...............................................................9

5.1.2传阅程序...............................................................9

5.1.3传阅要求...............................................................9

5.2公文归档..................................................................9

5.2.1归档范围..............................................................10

5.2.2归档程序..............................................................10

5.2.3归档要求..............................................................10

5.3公文销毁.................................................................10

5.3.1销毁范围..............................................................10

5.3.2销毁程序..............................................................10

5.3.3销毁要求..............................................................11

第6章公文管理..................................................................11

6.1公文保密管理............................................................11

6.1.1保密等级划分..........................................................11

6.1.2保密措施..............................................................11

6.1.3保密期限及解密........................................................11

6.2公文归档管理............................................................11

6.2.1归档范围..............................................................11

6.2.2归档要求..............................................................11

6.2.3归档程序.............................................................11

6.3公文利用与统计..........................................................12

6.3.1公文利用.............................................................12

6.3.2公文统计.............................................................12

6.3.3公文销毁..............................................................12

第7章电子公文处理.............................................................12

7.1电子公文拟制与审核.....................................................12

7.1.1电子公文拟制.........................................................12

7.1.2电子公文审核.........................................................12

7.2电子公文传输与接收.....................................................12

7.2.1电子公文传输..........................................................12

7.2.2电子公文接收..........................................................13

7.3电子公文归档与管理.....................................................13

7.3.1电子公文归档.........................................................13

7.3.2电子公文管理.........................................................13

第8章公文处理中的问题与处理措施..............................................13

8.1公文处理中的常见问题...................................................13

8.1.1公文格式不规范........................................................13

8.1.2公文内容不准确....................................................13

8.1.3公文审批流程不完善...................................................14

8.1.4公文归档不及时....................................................14

8.1.5公文保密工作不到位................................................14

8.2问题处理措施...........................................................14

8.2.1加强公文格式培训..................................................14

8.2.2提高公文内容质量.....................................................14

8.2.3优化公文审批流程.....................................................14

8.2.4做好公文归档工作......................................................14

8.2.5加强公文保密工作......................................................14

8.3责任追究.................................................................14

第9章公文处理应急预案.........................................................14

9.1紧急公文处理流程........................................................14

9.1.1确认紧急公文..........................................................15

9.1.2报告上级领导..........................................................15

9.1.3优先处理..............................................................15

9.1.4加强协调..............................................................15

9.1.5审核审批..............................................................15

9.1.6送达与反馈............................................................15

9.2突发事件公文处理........................................................15

9.2.1启动应急预案..........................................................15

9.2.2快速收集信息..........................................................15

9.2.3高效起草..............................................................15

9.2.4优先审批..............................................................15

9.2.5加强跟踪..............................................................15

9.3紧急公文传输与接收......................................................15

9.3.1选择安全传输方式......................................................15

9.3.2加密处理..............................................................16

9.3.3保证接收无误..........................................................16

9.3.4建立应急传输通道......................................................16

第10章培训与考核..............................................................16

10.1公文处理培训...........................................................16

10.1.1培训目的.............................................................16

10.1.2培训内容.............................................................16

10.1.3培训对象.............................................................16

10.1.4培训方式.............................................................16

10.2公文处理考核...........................................................16

10.2.1考核目的.............................................................16

10.2.2考核内容.............................................................17

10.2.3考核方式.............................................................17

10.3培训与考核的组织与实施.................................................17

10.3.1培训组织.............................................................17

10.3.2考核组织.............................................................17

10.3.3培训与考核的实施17

第1章总则

1.1公文处理基本原则

1.1.1本机关公文处理遵循及时、准确、安全、高效的原则。

1.1.2公文处理应保证内容完整、格式规范、程序合规。

1.1.3公文处理过程中，应严格遵守国家保密法律法规，保证信息安全。

1.1.4公文处理应注重时效性，保证文件在规定时间内办理完毕。

1.2公文种类及用途

1.2.1行政公文：用于传达领导意图、布置工作、请示报告等。

1.2.2业务公文：用于指导业务工作、交流经验、协调关系等。

1.2.3法规公文：用于发布政策法规、规章制度等。

1.2.4会议公文：用于召开会议、传达会议决定、汇报会议情况等。

1.2.5检查公文：用于布置检查工作、反馈检查情况等。

1.3公文格式要求

1.3.1公文应简明扼要，准确反映公文内容，一般不超过25字。

1.3.2公文分为导语、主体和结语三部分，要求条理清晰、文字简练。

1.3.3公文结构：按照发文机关、标题、正文、附件、发文日期、印章等

顺序编排。

1.3.4字体和字号：公文正文采用仿宋体_GB2312,字号为3号；标题采用

方正小标宋简体，字号为2号。

1.3.5行间距：公文正文行间距为固定值28磅。

1.3.6页边距：上、下边距为3.7厘米，左、右边距为2.8厘米。

1.3.7附件：如有附件，应在正文下方注明附件名称，附件内容应与正文

内容相关联。

1.3.8发文日期：采用阿拉伯数字编写，格式为“年月日”。

1.3.9印章：公文需加盖公章，印章位置应端正、清晰。

第2章公文拟制

2.1公文起草

2.1.1公文起草原则

公文起草应遵循以下原则:

（一）符合国家法律、法规及的路线、方针、政策；

（二）实事求是，注重实效，简洁明了，层次清楚；

（三）内容完整，格式规范，表述准确，文字精炼；

（四）注重保密，严格遵循保密规定。

2.1.2公文起草程序

（一）明确公文主题，进行调查研究，收集相关资料•；

（二）根据公文主题，确定公文种类、格式和行文方式;

（三）按照公文结构，编写公文初稿；

（四）征求相关单位或人员的意见，进行修改完善；

（五）呈报上级领导审阅C

2.2公文审核

2.2.1审核原则

公文审核应遵循以下原则:

（一）合法性审核，保证公文内容符合法律法规;

（二）政策性审核，保证公文内容符合的路线、方针、政策:

（三）实用性审核，保证公文内容具有针对性和可操作性；

（四）程序性审核，保证公文办理程序合规；

（五）格式审核，保证公文格式规范。

2.2.2审核程序

（一）审核公文初稿，提出修改意见;

（二）审核公文内容，保证无遗漏、矛盾之处;

（三）审核公文格式，保证符合规定；

（四）审核公文用语，保证准确、规范;

（五）审核公文附件，保证齐全、合规。

2.3公文签发

2.3.1签发原则

公文签发应遵循以下原则:

（-）合法性原则，签发人应对公文内容负责；

（二）程序性原则，签发程序应符合规定；

（三）责任原则，签发人应承担相应责任。

2.3.2签发程序

（一）拟稿人将经审核的公文呈报签发人；

（二）签发人对公文进行审查，确认无误后签名；

（三）签发人将签发后的公文交由发文部门办理发文手续；

（四）签发人留存签发底稿，以备查阅。

第3章公文收文处理

3.1收文登记

3.1.1各级机关收到公文后，应立即进行收文登记。收文登记应当详细记

录以下信息：文号、来文单位、标题、日期、密级、紧急程度、收文编号等C

3.1.2收文登记采用电子系统或纸质登记簿方式进行。登记信息应保证准

确、完整，字迹清晰，不得随意涂改。

3.1.3收文登记后，应及时将公文送至相关部门或人员进行处理。

3.2收文分发

3.2.1收文分发应根据公文内容、性质、要求及职责范围，及时将公文送

至相关领导、部门或人员。

3.2.2分发公文时，应保证公文的完整性、整洁性和安全性。严禁在分发

过程中泄露公文内容。

3.2.3公文分发应有分发记录，记录分发范围、时间、数量等相关信息。

3.3收文拟办

3.3.1收文拟办是指对收到的公文进行分析、研究，提出办理意见的过程。

拟办意见应明确、具体、可行。

3.3.2收文拟办应由相关部门或人员负责。拟办过程中，应充分了解公文

背景，保证拟办意见符合政策法规和实际工作需要。

3.3.3拟办意见应包括以下内容：公文处理方式、处理时限、责任部门或

人员、相关要求等。

3.4收文承办

3.4.1收文承办是指根据拟办意见，对公文进行实质性办理的过程。承办

单位或个人应认真履行职责，保证公文办理质量，

3.4.2收文承办过程中，应严格按照政策法规和公文的紧急程度、密级等

要求进行办理。

3.4.3承办单位或个人应在规定时限内完成公文办理，并将办理结果反馈

至收文登记部门。

3.4.4对于需要多个部门或单位共同承办的公文，主办单位应负责协调、

督促相关单位按时完成办理任务。

3.4.5公文承办过程中，如遇特殊情况需延期办理，应提前向收文登记部

门报告，并说明理由。收文登记部门应及时向相关领导汇报。

第4章公文发文处理

4.1发文拟稿

4.1.1公文拟稿应根据机关工作的实际需要，明确发文目的、适用范围和

内容要求。

4.1.2拟稿人应认真研究相关政策法规，保证公文内容符合国家法律法规、

的路线方针政策和上级机关的有关规定。

4.1.3公文拟稿应做到文字简洁、条理清晰、论述严谨、用词准确，避免

使用模糊不清或易产生歧义的语言。

4.1.4公文结构应包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日

期等部分。

4.2发文审核

4.2.1公文拟稿完成后，应由拟稿部门负责人进行初步审核，保证公文内

容、格式符合规定。

4.2.2公文审核应重点关注以下方面：公文是否符合法律法规和政策；公

文格式是否规范；公文内容是否完整、准确；公文表述是否清晰。

4.2.3审核过程中，如发觉问题，应及时与拟稿人沟通，并要求其进行修

改。

4.3发文签发

4.3.1公文经过审核无误后，由发文机关负责人进行签发。

4.3.2签发人应对公文内容、格式、审批程序等进行全面审查，确认无误

后，方可签发。

4.3.3签发人应在公文中注明签发意见、签发日期，并签名或盖章。

4.4发文登记与分发

4.4.1公文签发后，应由发文部门进行登记，详细记录公文的文号、标题、

签发人、签发日期、主送机关等信息。

4.4.2登记完毕后，根据公文内容、性质和主送机关，选择适当的分发方

式，保证公文及时、准确送达。

4.4.3分发过程中，应遵循保密原则，防止公文丢失、泄露或被无关人员

获取。

4.4.4发文部门应定期对公文的办理情况进行跟踪、督促，保证公文执行

到位C

第5章公文传阅与归档

5.1公文传阅

5.1.1传阅范围

公文传阅应限定在相关人员范围内，保证信息安全和保密要求。各部门应根

据工作需要，明确公文的传阅范围，防止无关人员接触涉密文件。

5.1.2传阅程序

公文传阅应遵循以下程序：

（一）办公室或文秘部门接收公文后，及时登记并分类；

（二）根据公文内容、紧急程度和领导批示，确定传阅顺序和时限；

（三）将公文送至传阅人员，并做好签收登记；

（四）传阅人员阅毕，需在规定时间内将公文退回办公室或文秘部门。

5.1.3传阅要求

（一）传阅人员应严格遵守保密规定，不得随意泄露公文内容；

（二）不得在公文上随意涂画、折叠、损坏；

（三）传阅过程中，如发觉问题，应及时报告并妥善处理；

（四）各部门应定期检查传阅情况，保证公文传阅的及时性和完整性。

5.2公文归档

5.2.1归档范围

公文归档范围包括:

（一）上级来文；

（二）下级来文；

（三）平级来文；

（四）本机关制发的公文；

（五）其他具有保存价值的公文。

5.2.2归档程序

公文归档应遵循以下程序：

（一）对需归档的公文进行整理、分类、编目；

（二）按照档案管理规定，将公文装订、编码、入库；

（二）定期对归档公文进行清点、检查，保证档案的完整性和安全性:

（四）对重要公文进行电子化处理，实现数字化管理。

5.2.3归档要求

（一）归档工作应遵循档案管理法律法规；

（二）归档公文应真实、完整、准确；

（三）归档工作应做到及时、规范、有序；

（四）各部门应建立健仝档案查阅、借阅制度，保证档案的合理利用。

5.3公文销毁

5.3.1销毁范围

公文销毁范围包括：

（-）已过保管期限的公文；

（二）无保存价值的公文；

（三）涉密公文按保密规定需销毁的。

5.3.2销毁程序

公文销毁应遵循以下程序：

（一）由办公室或文秘部门提出销毁意见，经领导审批；

（二）对需销毁的公文进行清点、登记；

（三）采取安全、可靠的销毁方式，保证公文内容不被泄露；

（四）销毁过程应有相关人员在场监督，并做好销毁记录。

5.3.3销毁要求

（一）公文销毁应严格按照审批权限和程序进行；

（二）销毁过程中，应保证公文内容不被泄露；

（三）销毁后，应及时做好销毁记录，并存档备查。

第6章公文管理

6.1公文保密管理

6.1.1保密等级划分

根据国家相关保密法律法规，对公文进行保密等级划分。保密等级分为绝密、

机密和秘密三个级别。

6.1.2保密措施

（1）制定并严格执行公文保密制度，保证公文在起草、审批、传输、打印、

复制、分发、归档等环节的安全。

（2）加强涉密公文的监管，严格控制知密范围，保证涉密信息不泄露。

（3）采取技术手段，如加密传输、密码保护等，提高公文保密性。

6.1.3保密期限及解密

根据国家保密规定，明确公文的保密期限。保密期限到期后，应及时对公文

进行解密审查，符合解密条件的，予以解密。

6.2公文归档管理

6.2.1归档范围

（1）本办法适用于本机关产生的具有查考利用价值的公文。

（2）公文归档范围包括：收文、发文、内部文件、会议纪要等。

6.2.2归档要求

（1）归档公文应完整、准确、系统，保证公文的查考利用。

（2）按照公文的类别、年度、组织机构等进行分类、整理，便于检索和管

理。

6.2.3归档程序

（1）定期对公文进行清理、筛选、整理。

（2）将符合归档条件的公文，按照规定的时间、程序归档。

（3）对归档公文进行编号、登记，保证档案的完整性和可追溯性。

6.3公文利用与统计

6.3.1公文利用

（1）建立健全公文利用制度，提高公文利用效率。

（2）根据工作需要，合理设置公文查阅权限，保证公文安全、便捷地被查

阅。

6.3.2公文统计

（1）定期对公文的收发、归档、利用情况进行统计。

（2）分析统计结果，为公文管理提供决策依据，不断提高公文管理水平。

6.3.3公文销毁

对已无查考利用价值的公文，按照规定程序进行销毁。销毁时应做好记录，

保证公文信息安全C

第7章电子公文处理

7.1电子公文拟制与审核

7.1.1电子公文拟制

（1）电子公文应遵循国家有关法律法规和本机关公文处理规定进行拟制。

（2）电子公文拟制应采用统一的文档格式，保证公文的版面整洁、格式规

范。

（3）电子公文内容应简明扼要，层次分明，表述准确，字词规范。

（4）电子公文附件应与正文一并拟制，保证附件内容的完整性和准确性。

7.1.2电子公文审核

（1）电子公文在发出前，应进行严格审核，保证公文内容、格式和流程符

合规定。

（2）审核人员应关注公文的政治性、政策性、法律性和技术性问题，发觉

问题及时纠正。

（3）审核通过的电子公文，应由审核人员签字确认，并注明审核日期。

7.2电子公文传输与接收

7.2.1电子公文传输

（1）电子公文传输应采用安全、可靠的传输渠道，保证公文传输过程中的

安全性。

（2）电子公文传瑜应采取加密措施，防止公文内容泄露。

（3）电子公文传瑜应保证传输速度，保证公文及时送达。

7.2.2电子公文接收

（1）电子公文接收部门应设立专人负责接收、处理电子公文。

（2）接收到的电子公文应及时、查看，保证公文内容的完整性和准确性。

（3）对接收到的电子公文，应按照规定流程进行办理。

7.3电子公文归档与管理

7.3.1电子公文归档

（1）电子公文归当应按照国家档案管理相关规定和本机关档案管理规定执

行。

（2）电子公文归档应保证公文的原始性、完整性和可读性0

（3）电子公文归档应采用统一的标准和格式，便于检索和利用。

7.3.2电子公文管理

（1）电子公文管理应建立健全管理制度，保证公文的安全、保密和有效利

用。

（2）电子公文管理应包括公文的创建、传输、接收、办理、归档等环节，

熨现仝流程管理。

（3）电子公文管理应定期进行数据备份，防止数据丢失。

（4）电子公文管理应加强对电子公文的权限控制，保证公文的安全性和合

规性。

第8章公文处理中的问题与处理措施

8.1公文处理中的常见问题

8.1.1公文格式不规范

在公文处理过程中，部分公文格式不符合国家行政机关公文处理格式规定，

如字体、字号、行间距、页边距等不符合要求。

8.1.2公文内容不准确

公文内容存在事实不清、数据错误、表述不当等问题，导致公文传达的信息

不准确。

8.1.3公文审批流程不完善

公文审批流程存在漏洞，如审批权限不清、审批程序不规范、审批时间过长

等，影响公文处理的时效性。

8.1.4公文归档不及时

部分公文在处理完毕后，未能及时进行归档，导致公文遗失或查找困难。

8.1.5公文保密工作不到位

在公文处理过