机关公文写作及处理规范

机关公文写作及处理规范

第1章公文写作基本知识..........................................................3

1.1公文的概念与分类.........................................................3

1.2公文的格式与结构.........................................................4

第2章公文写作规范..............................................................4

2.1公文写作的一般要求.......................................................5

2.1.1明确公文写作目的.......................................................5

2.1.2符合法律法规和政策规定................................................5

2.1.3突出重点，简明扼要.....................................................5

2.1.4严谨细致，保证准确无误................................................5

2.2公文写作的语言规范.......................................................5

2.2.1使用规范汉字和词语.....................................................5

2.2.2遵循语法和修辞规范.....................................................5

2.2.3保持语言简练、庄重.....................................................5

2.2.4适当使用专业术语.......................................................5

2.3公文写作的逻辑结构.......................................................5

2.3.1明确公文主题...........................................................5

2.3.2合理安排层次结构.......................................................5

2.3.3妥善处理逻辑关系.......................................................6

2.3.4注意行文顺序...........................................................6

第3章常见公文写作技巧..........................................................6

3.1决定、通知、通报的写作...................................................6

3.1.1决定的写作.............................................................6

3.1.2通知的写作.............................................................6

3.1.3通报的写作.............................................................6

3.2请示、报告、回复的写作...................................................7

3.2.1请示的写作.............................................................7

3.2.2报告的写作.............................................................7

3.2.3回复的写作.............................................................7

3.3函、纪要、简报为写作.....................................................7

3.3.1函的写作...............................................................7

3.3.2纪要的写作............................................................8

3.3.3简报的写作............................................................8

第4章公文处理流程..............................................................8

4.1公文拟制与审核..........................................................8

4.1.1公文拟制...............................................................8

4.1.2公文审核..............................................................9

4.2公文签发与发布..........................................................9

4.2.1公文签发..............................................................9

4.2.2公文发布..............................................................9

4.3公文归档与保管.........................................................10

4.3.1公文归档.............................................................10

4.3.2公文保管.............................................................10

第5章公文收文处理.............................................................10

5.1收文登记与分发..........................................................10

5.1.1收文登记..............................................................10

5.1.2收文分发..............................................................10

5.2收文拟办与承办..........................................................11

5.2.1收文拟办..............................................................11

5.2.2收文承办..............................................................11

5.3收文催办与查办..........................................................11

5.3.1收文催办.............................................................11

5.3.2收文查办.............................................................11

第6章公文发文处理.............................................................11

6.1发文拟稿与审核.........................................................11

6.1.1拟稿要求..............................................................11

6.1.2审核流程..............................................................12

6.2发文签发与印发..........................................................12

6.2.1签发流程..............................................................12

6.2.2卬发要求..............................................................12

6.3发文送达与归档..........................................................12

6.3.1送达方式..............................................................12

6.3.2归档要求..............................................................12

第7章公文管理规范.............................................................12

7.1公文保密与解密..........................................................12

7.1.1公文保密..............................................................13

7.1.2公文解密..............................................................13

7.2公文销毁与存档..........................................................13

7.2.1公文销毁..............................................................13

7.2.2公文存档..............................................................13

7.3公文电子化管理..........................................................13

7.3.1电子公文系统..........................................................13

7.3.2电子公文归档..........................................................13

7.3.3电子公文利用与共享....................................................14

第8章公文写作常见问题及处理...................................................14

8.1公文写作中常见的问题....................................................14

8.1.1格式不规范............................................................14

8.1.2表述不准确............................................................14

8.1.3语言不严谨............................................................14

8.1.4缺乏条理性............................................................14

8.2公文写作问题处理方法....................................................14

8.2.1严格遵循格式规范......................................................14

8.2.2提高表述准确性........................................................14

8.2.3增强语言严谨性........................................................14

8.2.4提高条理性............................................................15

8.3提高公文写作水平的途径..................................................15

8.3.1加强学习与实我.......................................................15

8.3.2养成良好的写作习惯....................................................15

8.3.3积累素材与经验........................................................15

8.3.4掌握公文写作技巧......................................................15

第9章公文写作与处理中的礼仪规范..............................................15

9.1公文写作中的礼仪要求....................................................15

9.1.1语言规范..............................................................15

9.1.2格式规范..............................................................15

9.1.3尊称与敬语...........................................................15

9.1.4内容严谨.............................................................15

9.2公文处理中的礼仪要点...................................................16

9.2.1收文处理.............................................................16

9.2.2发文处理.............................................................16

9.2.3传递与交接...........................................................16

9.2.4回复与反馈...........................................................16

9.3公文写作与处理中的常见礼仪失误........................................16

9.3.1语言表达不清.........................................................16

9.3.2格式不规范...........................................................1G

9.3.3尊称与敬语使用不当..................................................16

9.3.4公文处理延误.........................................................16

9.3.5保密意识不强.........................................................16

第10章公文写作与处理案例解析..................................................17

10.1公文写作案例解析.......................................................17

10.2公文处理案例解析.......................................................17

10.3公文写作与处理经验总结与启示..........................................18

第1章公文写作基本知识

1.1公文的概念与分类

公文，即公务文书，是机关、企事业单位及其他社会组织在公务活动中，按

照规定格式和要求，用以表达意图、记录事务、传达政策、指导工作、沟通信息、

处理问题的一种书面文件。

根据不同的标准，公文可分为以下几类：

（1）根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为：

决策性公文：如决议、决定、命令等；

管理性公文：如通知、通报、批复等；

报请性公文：如农告、请示、意见等；

记录性公文：如纪要、简报等。

2.1公文写作的一般要求

2.1.1明确公文写作目的

公文写作应紧密围绕发文机关的职能职责，明确写作目的，保证公文内容具

有针对性和实用性。

2.1.2符合法律法规和政策规定

公文内容应符合国家法律法规、的路线方针政策和上级机关的有关规定，保

证公文的合法性和合规性。

2.1.3突出重点，简明扼要

公文应突出重点，抓住关键问题，行文简洁明了，避免冗长、重复和无关内

容。

2.1.4严谨细致，保证准确无误

公文内容应严谨细致，保证数据、事实、引文准确无误，避免出现知识性、

逻辑性错误。

2.2公文写作的语言规范

2.2.1使用规范汉字和词语

公文应使用国家公布的规范汉字和词语，避免使用方言、土语、生僻字和已

废止的简化字。

2.2.2遵循语法和修辞规范

公文语言应遵循语法和修辞规范，句子结构清晰，表达准确，避免语病和歧

义。

2.2.3保持语言简练、庄重

公文语言应简练、庄重，避免使用口语、俚语、广告语等非正式语言。

2.2.4适当使用专业术语

涉及专业领域的公文，应适当使用专业术语，保证表达准确、专业。

2.3公文写作的逻辑结构

2.3.1明确公文主题

公文应明确主题，保证全文围绕主题展开，避免出现离题现象。

2.3.2合理安排层次结构

公文应合理安排层次结构，使全文层次清晰、逻辑严密，便于阅读理解。

2.3.3妥善处理逻辑关系

公文内容应妥善处理逻辑关系，保证观点与事实、原因与结果、措施与目标

等相互关联，形成有机整体。

2.3.4注意行文顺序

公文行文顺序应遵循逻辑规律，先总述后分述，先结论后依据，使全文条理

清晰、层次分明。

第3章常见公文写作技巧

3.1决定、通知、通报的写作

3.1.1决定的写作

决定是机关对某一事项作出决策或安排的公文。在撰写决定时，应注意以下

几点:

（1）标题明确：标题应简洁明了，反映出决定的核心内容C

（2）背景介绍：简要阐述作出决定的原因和背景，为读者提供决策依据。

（3）决策内容：详细列出决策的具体事项，包括目标、任务、措施等。

（4）执行要求：明确执行的期限、责任主体和配合部门，保证决策落实。

3.1.2通知的写作

通知是机关向下级单位或相关人员传达事项、要求办理或告知信息的公文。

在撰写通知时，应注意以下几点：

（1）标题清晰：标题应简洁明了，反映出通知的主要内容。

（2）事项描述：详细说明通知的事项，包括目的、要求、时间等。

（3）执行要求：明确执行的具体要求，如办理流程、时限、责任人等。

（4）附件说明：如有相关文件或资料需要附上，应在通知中注明。

3.1.3通报的写作

通报是机关向下级单位或相关人员发布某事项的处理结果或经验的公文。

在撰写通报时，应注意以下几点：

（1）标题简洁：标题应概括通报的主要内容。

（2）事实陈述：客观陈述通报事项的基本情况，包括起因、过程和结果。

（3）分析评价：对通报事项进行分析，总结经验教训，明确责任。

（4）提示要求：针对通报事项，提出改进措施和今后工作的要求。

3.2请示、报告、回复的写作

3.2.1请示的写作

请示是下级单位向上级单位请求批准、指导或解决问题的公文。在撰写请示

时，应注意以下几点：

（1）标题规范：标题应包含请示事项的关键词。

（2）请示缘由：简要说明请示的原因和背景，表明请示的必要性。

（3）请示事项：明确列出请示的具体内容，包括事项、原因、要求等。

（4）请示态度：表达对上级单位支持和信任的态度，表示愿意执行决定。

3.2.2报告的写作

报告是下级单位向上级单位汇报工作、反映问题或提出建议的公文。在撰写

报告时，应注意以下几点：

（1）标题准确：标题应概括报告的主要内容C

（2）工作概述：简要回顾报告期内的主要工作，突出成绩和亮点。

（3）存在问题：客观分析工作中存在的问题，提出改进措施。

（4）下一步计戈/根据工作目标和实际需要，提出下一步工作计戈心

3.2.3回复的写作

回复是机关对下级单位或个人请示、报告事项作出答复的公文。在撰写回复

时，应注意以下几点：

（1）标题明确：标题应反映出回复的主要内容。

（2）请示事项回顾：简要回顾请示或报告事项，明确答复对象。

（3）答复内容：针对请示或报告事项，给出明确的答复意见。

（4）工作要求：如有需要，提出相关工作要求，指导下级单位或个人开展

工作。

3.3函、纪要、简报的写作

3.3.1函的写作

函是机关之间商洽工作、请求批准、答复询问、通报情况的公文。在撰写函

时，应注意以下几点：

（1）标题规范：标题应简洁明了，反映出函的主要内容。

（2）称呼得体：根据函的收发双方关系，选择适当的称呼。

（3）内容简明：正文部分简要阐述商洽、请求、答复等事项，避免冗长。

（4）结尾礼貌：在结尾部分表达感谢、敬意等，符合礼仪规范。

3.3.2纪要的写作

纪要是机关对会议主要内容的记录和整理。在撰写纪要时，应注意以下几点:

（1）标题规范：标题应包含会议的主题和文种。

（2）会议基本情况：简要介绍会议的时间、地点、主持人、参会人员等。

（3）会议内容：按顺序整理会议的主要议题、讨论情况和结论。

（4）落实要求：明确会议决定事项的执行要求和责任主体。

3.3.3简报的写作

简报是机关内部用于汇报工作、交流经验、反映情况、推动工作的简短报道。

在撰写简报时，应注意以下儿点：

（1）标题简洁：标题应概括简报的主要内容C

（2）内容扼要：正文部分简明扼要地阐述工作情况、经验教训等。

（3）语言精炼：尽量使用简洁明了的语言，避免冗长和啰嗦。

（4）结构清晰：合理安排简报的结构，保证层次分明，便于阅读。

第4章公文处理流程

4.1公文拟制与审核

4.1.1公文拟制

公文拟制是公文处理流程的首要环节。拟稿人应严格按照国家法律法规、的

方针政策和上级机关的指示要求，结合本机关实际，明确公文主题，做到观点鲜

明、文字简练、层次清晰、结构严谨。

（1）明确公文种类和格式。根据行文目的和内容，选择适当的公文种类，

如通知、报告、请示等；同时遵循国家公文格式规范，保证公文排版美观、规范。

（2）收集相关资料。拟稿人应充分收集与公文内容相关的资料，保证公文

内容的真实性、准确性和完整性。

（3）撰写公文。以稿人应按照公文格式要求，撰写公文，注意以下事项：

①公文标题应简洁明了，反映公文主要内容；

②正文部分应层次分明，论述清晰，避免长篇累述；

③文中引用法律法规、政策文件等，应注明出处；

④公文中的数字、年份等应使用阿拉伯数字。

4.1.2公文审核

公文审核是对公文内容、格式、程序等进行全面审查，保证公文的合法性、

合规性和准确性。

（1）审核程序。公文拟制完成后，应由拟稿人所在的部门负责人进行初审,

再提交至机关办公室进行复审。

（2）审核内容。主要包括：

①公文是否符合国家法律法规、的方针政策和上级机关的指示要求；

②公文内容是否真实、准确、完整；

③公文格式是否符合规定；

④公文程序是否合规；

⑤其他需要审核的事项.

4.2公文签发与发布

4.2.1公文签发

公文签发是公文正式生效的重要环节。签发人应对公文的合法性、合规性、

准确性等进行审查，确认无误后予以签发。

（1）签发程序。公文经审核合格后，由机关负责人或授权的办公室负责人

进行签发。

（2）签发要求。签发人应对公文内容进行认真审查，保证公文符合国家法

律法规、的方针政策和上级机关的指示要求，并对公文的准确性、可操作性负责。

4.2.2公文发布

公文发布是指将签发后的公文通过各种渠道传达给相关人员，以便执行和落

实。

（1）发布范围。根据公文内容、性质和需要，确定发布范围，如全体机关

干部、相关单位等。

（2）发布方式。根据实际情况，采用以下一种或多种方式进行发布：

①纸质公文发放；

②电子公文传输；

③网站、公众号等新媒体发布；

④其他适当方式。

4.3公文归档与保管

公文归档与保管是保证公文安全、完整、可追溯的重要环节。

4.3.1公文归档

（1）归档范围。应归档的公文包括：上级来文、本级发文、下级来文等。

（2）归档程序。公文处理结束后，应及时进行归档。归档程序如下：

①整理。按照公文的文种、年份、字号等分类整理；

②编目。对归档公文进行编号、登记，保证检索方便；

③装订。将归档公文进行装订，保证安全、美观、便于保存。

4.3.2公文保管

（1）保管要求。公文保管应遵循以下要求：

①保证公文安全，防止丢失、损坏、被盗：

②保证公文可追溯，便于查找；

③按照国家档案管理规定，定期对公文进行鉴定，对已过保管期限的公文进

行销毁。

（2）保管方式。根据实际情况，选择以下一种或多种方式进行保管：

①纸质公文保管；

②电子公文保管；

③其他适当方式。

第5章公文收文处理

5.1收文登记与分发

5.1.1收文登记

机关应在收到公文后第一时间进行登记。登记内容包括：收文编号、收文日

期、来文单位、公文标题、密级、紧急程度等。收文编号应具有唯一性，便丁查

询和管理。

5.1.2收文分发

收文登记后，应根据公文内容、性质和职责范围，及时将公文分发给相关领

导或部门。分发时应注意以下事项：

（1）保证公文在传递过程中的安全、保密;

（2）分发范围应准确、合理，避免无关人员接触；

（3）分发时应注明收文日期、收文人及处理要求。

5.2收文拟办与承办

5.2.1收文拟办

收文部门收到公文后，应对公文内容进行认真研究，提出拟办意见，主要包

括：

（1）对公文内容的理解与把握；

（2）提出处理方案或建议；

（3）明确办理时限和责任人。

5.2.2收文承办

承办人应根据拟办意见，认真办理公文。办理过程中，应遵循以下原则：

（1）及时办理，保证公文处理进度：

（2）严格执行公文要求，保证办理质量；

（3）加强沟通协调，保证办理效果。

5.3收文催办与查办

5.3.1收文催办

对于未按时限办理的公文，收文部门应主动进行催办，督促承办人按期完成

办理任务。催办方式包括电话、短信、邮件等。

5.3.2收文查办

机关应定期对公文办理情况进行检查，发觉问题及时纠正，保证公文办理质

量。查办内容包括：

（1）公文办理进度；

（2）公文办理质量；

（3）公文办理过程中的问题与不足。

查办结果应记录在案，并作为年度考核、评优评先的依据。对查办中发觉的

问题，应督促相关部门和人员进行整改，保证公文办理工作顺利进行。

第6章公文发文处理

6.1发文拟稿与审核

6.1.1拟稿要求

发文拟稿应遵循内容准确、文字简练、条理清晰、格式规范的原则。拟稿人

应认真研究相关政策法规，保证公文内容符合国家法律法规及的方针政策。

6.1.2审核流程

（1）拟稿完成后，由拟稿部门负责人进行初步审核，保证内容、格式无误;

（2）送交办公室进行公文审核，重点审查公文格式、文字表述、政策法规

等方面；

（3）涉及多个部门的公文，由牵头部门负责协调相关部门进行会签；

（4）重大事项报请领导审批。

6.2发文签发与印发

6.2.1签发流程

（1）公文经审核无误后，由拟稿部门报请领导签发；

（2）签发人应对公文内容进行认真审查，确认无误后签署意见：

（3）签发后的公文交由办公室统一印发。

6.2.2印发要求

（1）办公室负责公文的印制、校对和装订；

（2）印制时应保证公文质量，避免出现错漏；

（3）公文印发应严格按照审批权限和范围进行，不得擅自扩大印发范围。

6.3发文送达与归档

6.3.1送达方式

（1）公文送达可采用直接送达、邮寄、传真、邮件等方式；

（2）涉密公文应采用加密传输或直接送达；

（3）紧急公文应采取快捷送达方式，保证时效。

6.3.2归档要求

（1）发文部门应将公文及时归档，保证档案完整、准确、系统；

（2）归档时应按照档案管理规定，对公文进行分类、编目、标注；

（3）涉及重要事项的公文，应进行永久性保存；

（4）归档后的公文应便于查阅，便于保密管理。

第7章公文管理规范

7.1公文保密与解密

7.1.1公文保密

（1）机关应严格按照国家保密法律法规，对涉及国家安全、社会稳定、经

济运行、公共利益等方面的公文进行保密。

（2）公文保密级别分为绝密、机密、秘密三个等级，根据公文内容的重要

程度和涉及范围确定。

（3）公文的起草、审核、签发、传递、归档等环节，应明保证密责任人，

保证保密措施落实到位。

7.1.2公文解密

（1）公文解密应根据国家保密法律法规和实际情况，按照审批权限进行。

（2）公文解密应定期进行审查，对已不具备保密条件的公文应及时解密。

（3）公文解密后，应按照规定进行标注，并告知相关单位及个人。

7.2公文销毁与存档

7.2.1公文销毁

（1）机关应定期对过时、失效、不需归档的公文进行清理和销毁。

（2）公文销毁应预照审批程序进行，由专人负责，保证安全可靠。

（3）销毁方法应采取焚烧、碎纸等方式，保证公文内容无法复原。

7.2.2公文存档

（1）机关应建立健仝公文存档制度，保证公文的长期保管和利用。

（2）公文存档应按照档案法律法规和实际情况，对公文进行分类、整理、

编目、归档。

（3）公文存档应采用纸质和电子两种方式，保证公文的安全、完整、便于

查询。

7.3公文电子化管理

7.3.1电子公文系统

（1）机关应建立电子公文系统，实现公文的起草、审核、签发、传递、存

档等环节的电子化管理。

（2）电子公文系统应具备安全防护功能，保证公文的安全性和可靠性。

7.3.2电子公文归档

（1）机关应按照国家档案局的规定，对电子公文进行归档。

（2）电子公文归档应保证公文的原始性、完整性和可读性。

7.3.3电子公文利用与共享

（1）机关应加强电子公文的利用与共享，提高工作效率。

（2）电子公文共享应遵循国家相关信息安全法律法规，保证信息安全。

（3）电子公文利用与共享应实现跨部门、跨区域、跨层级的信息资源共享。

第8章公文写作常见问题及处理

8.1公文写作中常见的问题

8.1.1格式不规范

在公文写作中，格式不规范是一个常见的问题。主要包括：页边距、行间距、

字体、字号不符合规定；标题、正文、落款等要素排列不整齐；层次序号使用混

乱等。

8.1.2表述不准确

公文写作中，表述不准确主要表现在：词语搭配不当、句子成分残缺、语义

重复或矛盾、逻辑关系混乱等。

8.1.3语言不严谨

公文语言要求严谨、简练、规范。常见问题包括：使用口语化表达、不规范

缩略语、方言土语、生僻词汇等；滥用修饰词、长句过多、表述啰嗦等。

8.1.4缺乏条理性

公文写作中，缺乏条理性主要体现在：文章结构混乱、层次不清、观点与材

料交织、论述不明确等。

8.2公文写作问题处理方法

8.2.1严格遵循格式规范

在公文写作过程中，要认真学习并遵循国家及单位规定的公文格式，保证公

文的版面整洁、规范。

8.2.2提高表述准确性

加强语言文字功底，学会运用规范的公文语言。在写作过程中，注重词语搭

配、句子结构、语义逻辑等方面的检查，保证表述准确。

8.2.3增强语言严谨性

避免使用口语化表达、不规范缩略语等，力求用词准确、简练、规范。在写

作过程中，多查阅相关资料，保证用词严谨。

8.2.4提高条理性

在公文写作前，做好提纲策划，明确文章结沟、层次关系。在写作过程中，

注意观点与材料的有机结合，论述清晰，条理分明。

8.3提高公文写作水平的途径

8.3.1加强学习与实践

学习公文写作的基本知识、技巧和方法，多阅读优秀公文范例。在实践中不

断总结经验，提高公文写作水平。

8.3.2养成良好的写作习惯

定期进行公文写作练习，培养良好的写作习惯，如严谨构思、认真校对、及

时总结等。

8.3.3积累素材与经验

关注时事政治，了解相关政策法规，积累公文写作素材。同时多向同事请教，

学习他们的写作经验，不断提高自己的写作水平。

8.3.4掌握公文写作技巧

学习并掌握公文写作的技巧，如合理安排文章结构、运用恰当的论证方法、

准确把握语气等，以提高公文写作的质量。

第9章公文写作与处理中的礼仪规范

9.1公文写作中的礼仪要求

9.1.1语言规范

公文写作应使用规范、庄重的书面语言，避免口语化表达。用词要准确、贴

切，避免模糊、夸张或带有个人情感色彩的词汇。

9.1.2格式规范

公文格式要遵循国家有关规定，包括字体、字号、行间距、段落缩进等。文

头、正文、落款等部分要清晰、完整。

9.1.3尊称与敬语

在公文中，对相关单位、个人应使用尊称，如“贵单位”、“尊敬的某某同志”

等。同时要恰当使用敬语，体现尊重和礼貌。

9.