年会会务合同范本

年会会务合同范本甲方（委托方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：乙方（受托方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：鉴于甲方拟举办年会会务活动，特委托乙方提供相关服务，经双方友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，达成如下协议：一、服务内容及要求（一）年会场地布置1.乙方应根据甲方要求，在[具体场地名称]进行年会场地的布置。场地布置应包括但不限于舞台搭建、音响设备安装调试、灯光布置、背景板制作及安装、桌椅摆放、装饰物品悬挂等，营造出符合甲方年会主题及风格的氛围。2.舞台搭建应牢固安全，符合相关建筑安全标准，确保在年会活动期间能够承受演员表演、设备放置等重量。音响设备应保证音质清晰、音量适中，能够满足年会期间各类音频播放及讲话扩音需求。灯光布置应根据不同环节进行合理设计，提供多种灯光效果，如舞台灯光、氛围灯光等。背景板应按照甲方提供的设计稿进行制作，画面清晰、色彩鲜艳，尺寸符合场地要求。桌椅摆放应整齐有序，方便参会人员就座。装饰物品应符合年会主题，不得使用易燃、易爆、有毒等危险物品。（二）会议组织与安排1.会议流程设计：乙方应根据甲方提供的年会议程及相关要求，设计详细的会议流程，包括开场环节、领导致辞、节目表演、颁奖环节、互动环节、晚宴安排等。确保各个环节之间过渡自然、紧凑有序，充分体现年会的主题和目的。2.人员安排：乙方应安排专业的会议主持人，负责年会的全程主持工作。主持人应具备良好的语言表达能力、应变能力和控场能力，能够根据年会现场情况灵活调整主持风格和节奏。同时，乙方还应安排足够的工作人员，负责现场的引导、签到、设备操作、秩序维护等工作。工作人员应统一着装，佩戴明显标识，具备良好的服务意识和沟通能力。3.会议资料准备：乙方应根据甲方要求，准备年会所需的各类资料，如会议手册、嘉宾名牌、抽奖券、节目单等。会议手册应包含年会流程、参会人员名单、会议重要内容等信息，设计排版应简洁大方、易于阅读。嘉宾名牌应准确无误地标明嘉宾姓名、职务等信息，材质应选用质地较好、不易损坏的材料。抽奖券应设计精美，包含抽奖号码等信息。节目单应详细列出每个节目的名称、表演者等信息。（三）餐饮服务1.乙方应根据甲方提供的参会人员数量及餐饮标准，提供年会期间的餐饮服务。餐饮服务应包括午餐、晚宴及茶歇等。午餐和晚宴的菜品应丰富多样，营养搭配合理，符合当地饮食习惯和卫生标准。茶歇应提供各类点心、水果、饮品等，满足参会人员在会议间隙的饮食需求。2.餐饮服务的食材应新鲜、安全，采购渠道应正规合法，确保食品安全无问题。餐饮制作过程应符合卫生规范，厨房设备应定期清洁消毒，服务人员应持健康证上岗，穿着整洁的工作服，佩戴口罩和手套，为参会人员提供优质的餐饮服务。（四）住宿安排若甲方有住宿安排需求，乙方应协助甲方完成参会人员的住宿预订工作。乙方应根据甲方提供的住宿标准和要求，选择合适的酒店或住宿场所。住宿场所应具备良好的住宿条件，房间设施齐全、干净整洁，提供24小时热水、空调、无线网络等服务。乙方应与住宿场所签订合作协议，确保住宿安排的顺利进行。同时，乙方应负责协调解决参会人员在住宿过程中遇到的问题，如房间设施故障、服务质量问题等。二、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方提供的服务进行监督检查，提出意见和建议。有权要求乙方按照合同约定提供服务，如乙方未履行合同义务，有权要求乙方承担违约责任。2.义务向乙方提供年会会务活动的详细信息，包括年会主题、参会人员数量、议程安排、餐饮标准、住宿要求等，确保乙方能够准确理解并提供相应服务。按照合同约定向乙方支付服务费用。协助乙方做好年会会务活动的相关工作，如提供必要的文件资料、协调参会人员配合乙方工作等。（二）乙方权利与义务1.权利有权要求甲方按照合同约定支付服务费用。根据甲方提供的信息和要求，自主安排服务工作，但应确保服务质量符合合同约定。2.义务按照合同约定的服务内容及要求，为甲方提供优质、高效的年会会务服务。在年会会务活动期间，负责现场的安全管理工作，制定安全应急预案，确保参会人员的人身安全和财产安全。如发生安全事故，应及时采取措施进行处理，并承担相应的法律责任。严格遵守国家法律法规及相关行业规范，不得从事违法违规行为。对甲方提供的信息和资料予以保密，不得泄露给任何第三方。在年会会务活动结束后，向甲方提供服务总结报告，包括活动效果评估、经验教训总结等内容。三、服务费用及支付方式（一）服务费用双方经协商确定，本次年会会务服务费用总计为人民币[X]元（大写：[大写金额]）。此费用包含但不限于场地布置费用、会议组织费用、餐饮服务费用、住宿安排费用、设备租赁费用、工作人员酬金等所有与年会会务活动相关的费用。（二）支付方式1.合同签订后，甲方向乙方支付服务费用的[X]%作为预付款，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。2.年会会务活动开始前[X]天，甲方向乙方支付服务费用的[X]%，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。3.年会会务活动结束后，乙方应在[X]个工作日内将活动总结报告提交给甲方。甲方在收到总结报告并确认服务质量符合合同要求后，向乙方支付剩余服务费用，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。乙方应在每次收款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。四、违约责任（一）甲方违约责任1.若甲方未按照合同约定向乙方支付服务费用，每逾期一天，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]天的，乙方有权解除合同，并要求甲方支付已完成服务对应的费用及违约金，同时甲方应承担乙方因此遭受的全部损失。2.若甲方提供的信息不准确或不完整，导致乙方无法按照合同约定提供服务，甲方应承担相应的责任，并赔偿乙方因此遭受的损失。（二）乙方违约责任1.若乙方未按照合同约定的服务内容及要求提供服务，或服务质量不符合合同约定，乙方应负责采取补救措施，如重新布置场地、调整会议流程、更换餐饮菜品等，直至达到合同要求。如乙方采取补救措施后仍无法满足甲方要求，甲方有权扣除相应的服务费用，并要求乙方按照服务费用的[X]%向甲方支付违约金。如乙方的违约行为给甲方造成损失的，乙方应承担全部赔偿责任。2.若乙方未按照合同约定的时间完成服务工作，每逾期一天，应按照服务费用的[X]%向甲方支付违约金。逾期超过[X]天的，甲方有权解除合同，并要求乙方返还已支付的预付款，同时乙方应按照服务费用的[X]%向甲方支付违约金。如乙方的逾期行为给甲方造成损失的，乙方应承担全部赔偿责任。3.若乙方违反保密义务，泄露甲方提供的信息和资料，乙方应向甲方支付违约金人民币[X]元，并赔偿甲方因此遭受的全部损失。如乙方的违约行为给甲方造成恶劣影响的，甲方有权追究乙方的法律责任。五、争议解决本合同在履行过程中如发生争议，双方应首先友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。六、其他条款（一）合同变更与解除1.本合同一经签订，双方应严格履行。如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因需要变更或解除合同的，一方应及时通知另一方，并提供相关证明文件。经双方协商一致后，可以变更或解除合同。2.因一方违约导致合同无法履行或部分无法履行的，另一方有权解除合同，并要求违约方承担违约责任