年会策划合同范本

年会策划合同范本甲方（委托方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：乙方（受托方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：鉴于甲方拟举办年会，特委托乙方提供年会策划服务，经双方友好协商，依据《中华人民共和国民法典》相关规定，达成如下协议：一、服务内容及要求1.年会整体策划乙方负责根据甲方需求，制定年会的整体策划方案，包括但不限于年会主题、流程安排、场地布置设计、活动环节设计等。策划方案应充分体现甲方企业文化及年会目的，且需经甲方书面确认后方可实施。2.场地布置依据策划方案，乙方负责年会场地的布置工作，包括舞台搭建、音响设备安装调试、灯光效果设计、背景板制作、桌椅摆放、装饰布置等，确保场地布置符合年会主题及氛围要求，达到专业水准且安全可靠。3.活动组织与执行乙方负责年会当天的活动组织与执行，包括但不限于节目安排、主持人串场、互动环节组织、现场秩序维护等，确保年会活动顺利进行，各项环节紧凑有序、精彩纷呈。4.餐饮及后勤保障乙方负责年会期间的餐饮安排，根据甲方要求提供合理的餐饮套餐及服务，确保食品卫生安全、口感良好。同时，负责后勤保障工作，如饮用水供应、紧急医疗支援准备等，以应对年会期间可能出现的各种情况。二、双方权利与义务（一）甲方权利义务1.权利有权对乙方提交的年会策划方案提出修改意见，并要求乙方按照甲方意见进行调整。有权对乙方提供的服务进行监督检查，如发现服务质量不符合要求，有权要求乙方及时整改。2.义务向乙方提供年会相关的详细信息，包括但不限于参会人数、预算安排、企业文化特点、特殊要求等，以便乙方制定准确合理的策划方案。按照合同约定及时支付服务费用。协助乙方办理年会场地使用、相关许可证申请等必要手续（如需），并提供所需的相关文件资料。（二）乙方权利义务1.权利有权要求甲方按照合同约定提供相关信息及协助事项。根据合同约定收取服务费用。2.义务按照本合同约定及甲方要求，提供专业、优质、高效的年会策划及执行服务，确保年会达到预期效果。严格遵守国家法律法规及相关行业规范，在策划及执行年会过程中，确保场地布置安全、活动组织合法合规、食品卫生达标等。对年会策划及执行过程中涉及的甲方商业秘密、参会人员信息等予以保密，未经甲方书面同意，不得向任何第三方披露。在年会举办前，将策划方案、场地布置效果图、活动流程安排等详细资料提交甲方审核，并根据甲方意见进行修改完善，直至甲方满意。年会举办过程中，如出现突发情况或意外事件，应及时采取有效措施进行处理，并第一时间通知甲方，尽力减少损失和影响。三、服务费用及支付方式（一）服务费用本合同服务费用总计为人民币元（大写：元整）。此费用为固定总价，包含乙方完成本合同约定服务内容所需的全部费用，除因甲方提出的超出原合同约定的重大变更导致成本增加外，不因任何因素调整。（二）支付方式1.合同签订后个工作日内，甲方向乙方支付服务费用的%作为预付款，即人民币元（大写：元整）。2.乙方提交经甲方书面确认的年会策划方案后个工作日内，甲方向乙方支付服务费用的%，即人民币元（大写：元整）。3.年会举办完毕且乙方提交完整的服务总结报告及相关费用发票后个工作日内，甲方向乙方支付剩余服务费用，即人民币元（大写：元整）。四、违约责任（一）甲方违约责任1.若甲方未按照合同约定按时支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的%向乙方支付违约金。逾期超过日的，乙方有权暂停服务，并要求甲方支付已完成服务对应的费用及违约金，同时乙方有权解除本合同，并要求甲方按照合同总金额的%支付违约金。2.若甲方未按照合同约定提供相关信息或协助事项，导致乙方无法正常开展服务工作，由此造成的工期延误及额外费用增加，由甲方承担。甲方应按照乙方实际损失进行赔偿，并相应顺延服务期限。（二）乙方违约责任1.若乙方未按照合同约定的时间、质量要求提供服务，每逾期一日，应按照服务费用的%向甲方支付违约金。逾期超过日的，甲方有权解除本合同，并要求乙方返还已收取的预付款项，同时乙方应按照合同总金额的%向甲方支付违约金。2.若乙方提供的服务不符合合同约定或存在质量问题，乙方应负责免费整改直至达到合同要求。如因乙方原因给甲方造成损失的，乙方应承担全部赔偿责任。3.若乙方违反保密义务，向第三方披露甲方商业秘密或参会人员信息，乙方应向甲方支付合同总金额的%作为违约金，并赔偿甲方因此遭受的全部损失。如损失难以计算，乙方应支付不低于人民币元的赔偿金。五、合同变更与解除1.本合同履行期间，经双方协商一致，可以书面形式变更或解除本合同。变更或解除合同的协议应符合《民法典》相关规定，并明确双方的权利义务及责任承担方式。2.若因不可抗力或政府政策调整等不可预见、不可避免的原因导致本合同无法履行或部分无法履行，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明文件。双方应根据不可抗力或政策调整对合同履行的影响程度，协商决定是否变更或解除合同，以及如何分担由此造成的损失。六、争议解决本合同在履行过程中如发生争议，双方应首先友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。