竣工结算流程及资料准备指南

竣工结算流程及资料准备指南竣工结算是建设工程项目全周期管理的关键环节，它不仅关系到施工方的工程价款回收，也影响着建设方的成本核算与项目整体验收。科学规范的结算流程与完备的资料准备，是确保结算工作高效推进、争议最小化的核心保障。以下从流程逻辑与资料体系两个维度，结合实务经验展开说明。一、竣工结算全流程实务操作（一）前期准备：基础资料的归集与梳理竣工结算的准确性始于对项目实施过程的全面复盘。这一阶段需重点完成三项工作：合同与计价依据复核：重新研读施工合同（含补充协议），明确计价模式（清单计价/定额计价）、结算调整条款（如材料价差调整规则、变更签证的计价方式）及工期、质量相关的奖惩约定。同步梳理项目适用的计价规范、定额版本及地方造价文件，确保计价规则无偏差。工程实施记录清查：对照施工日志、监理月报，核查分部分项工程的实际完成情况，重点标记设计变更、现场签证、索赔事件的发生节点与对应工程量。对于隐蔽工程，需调取验收记录及影像资料，为后续工程量计算提供实证。参建方沟通机制建立：提前与建设方、监理方、造价咨询单位（若有）对接，明确结算提交的时间节点、格式要求及核对流程，避免因沟通不畅导致资料返工。（二）结算文件编制：精准计价与合规性把控结算文件是工程价款主张的核心载体，编制质量直接决定结算效率。实务中需遵循“量价分离、证据支撑”的原则：工程量计算：以竣工图纸为基础，结合设计变更、签证单调整工程量。对于复杂工程（如钢结构、幕墙工程），需借助BIM模型或第三方检测报告佐证工程量的准确性。需特别注意：清单项目的工程量计算规则需与合同约定的计价规范一致，避免“清单量”与“定额量”混淆。费用组价：分部分项工程费需严格套用合同约定的综合单价（或定额子目），措施项目费（如安全文明施工费、脚手架费）需结合实际施工方案调整；其他项目费（如暂列金额、专业工程暂估价）需根据最终实施情况清算；规费、税金则需按项目所在地最新政策执行，确保计税基数与费率合规。争议项标注：对于合同约定不明确或存在争议的计价项（如新增工艺的组价、索赔费用的认定），需单独列项并附详细说明（含计价依据、协商过程记录），便于后续核对时快速沟通。（三）文件提交与核对：多轮沟通与细节打磨结算文件提交后，需经历建设方/审计单位的多轮核对，这一阶段是矛盾集中爆发期，需掌握“主动沟通、证据闭环”的策略：初审反馈处理：收到核对意见后，需第一时间分解争议点（如工程量偏差、单价争议、费用计取争议），针对每一项争议调取原始资料（如签证单、会议纪要、材料采购合同），形成“问题-证据-解决方案”的响应文件，避免口头沟通的模糊性。现场核对配合：对于涉及实体工程量的争议（如土方回填量、装饰工程面积），需组织参建各方赴现场实测实量，过程中做好影像记录与三方签字确认，将争议解决在现场环节。进度与质量平衡：结算核对周期较长（尤其是大型项目），需定期向建设方反馈核对进度，同时坚守造价底线——对于无依据的核减要求，需以合同条款为武器，通过书面函件据理力争，必要时可引入造价行业专家出具咨询意见。（四）争议解决：柔性协商与刚性依据结合若核对过程中出现难以调和的争议（如重大设计变更的费用承担、不可抗力的损失划分），需启动争议解决机制：内部协商：优先通过项目层面的专题会议协商，邀请监理、造价咨询等第三方参与见证，形成会议纪要明确争议解决方案。专家评审：对于技术类争议（如复杂工艺的造价认定），可委托行业权威机构（如造价管理协会）组织专家评审，以专业意见推动争议化解。法律途径：若协商无果，需依据合同约定的争议解决条款（仲裁或诉讼），整理全套证据链（合同、签证、往来函件、结算文件等），通过法律程序维护权益。（五）最终审定与支付：流程闭环与台账管理结算审定后，需完成三项收尾工作：结算协议签署：参建各方共同签署《竣工结算审定单》，明确最终结算金额、支付节点及违约责任，确保结算成果具备法律效力。支付跟踪：根据合同约定的支付比例（如审定后30日内支付至97%），定期向建设方发函催告付款，同时留存催款记录，为后续可能的违约索赔保留证据。资料归档：将结算全过程资料（含原始签证、核对记录、审定单）按档案管理要求组卷归档，便于项目复盘或审计追溯。二、竣工结算资料体系与准备要点竣工结算资料需形成“合同为纲、技术为据、经济为核、辅助为补”的完整体系，以下分四类说明核心资料的准备要求：（一）合同类资料：结算的“根本大法”核心文件：施工合同（含协议书、通用条款、专用条款）、补充协议（如工期调整协议、造价调整协议）。需重点标注计价方式、风险范围、变更签证的生效条件等条款。关联文件：招投标文件（含招标控制价、投标报价书）、中标通知书，这些文件是合同价款的溯源依据，需与合同条款相互印证。（二）工程技术资料：工程量计算的“实物证据”图纸与变更：竣工图纸（需加盖竣工图章及各方签字）、设计变更通知单（需有设计、建设、监理签字）、施工签证单（需明确签证原因、工程量、计价方式，避免“只签事实不签费用”）。验收与检测：分部分项工程验收记录（如地基验槽记录、主体结构验收报告）、隐蔽工程验收记录（附影像资料）、材料/设备检测报告（如钢筋力学性能报告、幕墙三性检测报告），这些资料是“实体工程量属实”的核心佐证。（三）经济类资料：费用计取的“数据支撑”计价文件：工程量计算书（需有计算式、分层分部位明细）、结算书（含分部分项、措施、其他项目费的详细组价）、材料价差调整表（需附采购合同、发票、认价单，证明材料价格波动的真实性）。支付凭证：预付款支付凭证、进度款支付台账（需与结算金额形成逻辑闭环，避免重复计取或漏计）、甲供材/甲分包的扣款凭证（需有三方签字确认的扣款明细）。（四）辅助类资料：争议解决的“补充弹药”过程记录：施工日志（需详细记录每日施工内容、人员机械投入）、监理月报（反映工程进度与质量问题）、会议纪要（需明确参会方、议题、决议，尤其是涉及造价调整的会议）。往来函件：工程联系单（如工期延误索赔函、设计变更回复函）、催款函、签证确认函，这些文件是“双方合意”的书面证据，需留存完整的收发记录。三、实务增效建议1.资料管理前置化：从项目开工起，设立专职资料员，按“合同-技术-经济-辅助”四类建立电子台账，每月更新，避免结算时“资料荒”。2.签证管理精细化：现场签证需遵循“一事一签、及时签认”原则，签证单需明确“事件背景、工程量、计价方式、责任主体”，避免模糊表述（如“情况属实”需补充具体内容）。3.造价争议预判化：结算前组织内部造价评审，对照合同