会议管理流程制度及通知模板

会议管理流程制度及通知模板一、会议管理流程制度（一）制度宗旨与适用范围为规范会议组织、执行与跟进全流程，提升会议效率、保障决策落地、降低沟通成本，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及下属单位组织的各类正式会议（含线上会议），临时性沟通会可参照本制度简化执行。（二）会议分类与分级结合会议性质、频率及重要性，将会议划分为三类：常规例会：如周/月/季度经营分析会、部门晨会等，具有固定周期与明确议题框架，旨在同步进展、解决日常问题。临时会议：因突发事项、紧急决策需求发起，需快速响应并遵循“一事一议”原则。专题会议：针对专项工作（如项目启动、风险研判、战略研讨）组织，需提前形成专题材料并定向邀请专业人员参与。（三）会议组织全流程规范1.会前筹备阶段议题征集与审核：会议发起部门需在会议召开前1-3个工作日（依会议级别调整），向参会部门/人员征集议题，经负责人审核后形成《会议议题清单》，明确优先级与汇报人。材料准备与分发：汇报人需同步提交书面材料（含背景、现状、需求/方案、决策点），由会议组织者提前0.5-1个工作日发送至参会方，确保会前充分研读。会场与设备筹备：线下会议需提前1小时完成场地布置（桌椅、投影、音频等），线上会议需提前测试软件稳定性、共享权限等。2.会中执行阶段主持与节奏把控：主持人需严格遵循议题顺序，每议题设置发言时长（如汇报≤10分钟、讨论≤15分钟），遇偏离主题或超时需及时引导，确保会议按时结束。纪律与记录要求：参会人员需提前5分钟到场（线上会议提前测试设备），会议期间关闭手机铃声、禁止无关交谈；记录人需同步记录关键结论、决策事项、待办任务（含责任人、时间节点），重要会议需录音备份。决策与共识形成：需决策事项优先遵循“会前充分沟通、会中高效拍板”原则，由主持人总结决策结果，明确“是否通过”“需调整方向”“待补充信息后再议”等结论，避免模糊表述。3.会后跟进阶段会议纪要编制：记录人需在会议结束后24小时内完成纪要初稿，经主持人审核后分发至参会方，纪要需包含“会议概况、决策事项、待办任务、附件材料”等模块，语言简洁、结论清晰。任务督办与反馈：待办任务责任人需按节点推进工作，每周/每阶段向会议组织者反馈进展；组织者需建立《会议任务跟踪表》，逾期未完成需向责任人上级同步情况。资料归档与复盘：会议材料（含通知、议题、纪要、附件）需由专人归档至指定文档库，每季度对会议效率（如议题解决率、按时结束率）进行复盘，优化流程或议题筛选机制。（四）权责划分与保障机制会议组织者：统筹会前筹备、会中协调、会后督办，对会议效率负主要责任，可根据需要申请行政、技术等资源支持。主持人：对会议节奏、决策质量负责，有权制止无关讨论、调整议题顺序，需提前熟悉议题背景。参会人员：需提前准备发言内容、遵守会议纪律，对自身汇报/讨论内容的准确性、时效性负责。记录与督办人：确保记录完整、督办到位，对任务跟踪数据的真实性负责。对违反制度（如多次迟到、材料敷衍、任务逾期）的行为，将纳入部门/个人绩效考核，情节严重者由人力资源部约谈。二、会议通知模板示例（一）常规例会通知模板主题：[部门/公司]第X周工作例会通知致：[参会部门/人员名单]时间：[年/月/日星期X][上午/下午/晚上][X:XX-X:XX]议题：1.上周重点工作完成情况复盘（各模块负责人汇报）2.本周核心任务拆解与资源需求（需提前准备任务清单）3.跨部门协作问题协调（如XX项目进度卡点）要求：请各汇报人提前1天提交书面材料至[指定邮箱/文档库]线上参会人员需开启摄像头，确保环境安静（二）临时会议通知模板主题：关于[XX事项]紧急会议通知致：[相关负责人/部门]时间：[年/月/日][X:XX]（请于会议开始前5分钟上线/到场）地点：[XX办公室/线上腾讯会议（会议号：XXXXXXX）]议题：1.分析[XX事项]现状与风险（XX部门先做5分钟简要汇报）2.研讨应急方案与责任分工要求：请携带[XX数据报表/合同原件]参会（线上请提前准备电子档共享）无特殊情况不得请假，如需委托需提前1小时报会议组织者（三）专题研讨会通知模板主题：[XX项目/战略]专题研讨会通知致：[项目组/战略小组成员+特邀专家]时间：[年/月/日][上午/下午][X:XX-X:XX]（预计时长X小时）地点：[XX会议室（含视频会议设备）]背景与目标：因[XX业务拓展/风险应对]需求，需就[XX主题]开展深度研讨，目标为形成[方案框架/决策建议/行动计划]。材料准备：1.参会人员需提前研读《[XX主题]背景报告》（见附件）2.特邀专家需准备[XX领域]最新趋势分享（时长X分钟）议程：1.背景介绍（XX总10分钟）2.分组研讨（3个议题