办公室文件管理及信息保密规程

办公室文件管理及信息保密规程一、引言在信息化与数字化深度融合的办公场景中，文件作为信息载体，其规范管理与安全保密直接关系到单位核心利益、商业秘密及公共信息安全。建立科学的文件管理体系与严密的信息保密机制，既是合规运营的基本要求，也是防范信息泄露风险、维护组织信誉的关键举措。本规程结合办公实务需求，从文件全生命周期管理与信息保密多维度防控出发，明确操作标准与责任边界，为办公事务规范化提供实践指引。二、文件管理规范（一）文件分类与标识1.按性质用途分类2.按密级分类（二）文件收发与流转1.收文管理所有外来文件（含纸质、电子）需经收发岗统一登记，登记内容包括文件标题、发件方、收文时间、密级（如有）、份数。纸质文件需加盖“收文讫”印章，电子文件需在指定加密邮箱或服务器接收，严禁个人邮箱、非授权设备接收涉密文件。2.发文管理发文需经拟稿、审核、签发、编号、印制、分发环节。发文稿纸需注明密级、主送/抄送单位、印发范围；电子发文需通过单位内部OA系统或加密传输通道发送，严禁通过微信、QQ等非加密社交工具传输涉密文件。3.流转管控密级文件需采用专人传递或加密设备传输，流转过程中需填写《文件流转单》，记录经手人、时间、去向；普通文件可通过内部流转箱传递，但需确保交接签字完整，防止丢失。（三）文件存储与保管1.纸质文件存储纸质文件应存放于专用文件柜，绝密文件需加锁并由指定人员保管，机密、秘密文件需单独分区存放，普通文件可按类别集中管理。文件柜需放置于干燥、避光、防盗的办公区域，温度保持在15-25℃、湿度40%-60%，定期检查防潮、防虫情况。2.电子文件存储电子文件需存储于单位专用服务器或加密移动存储设备（如国密认证U盘），严禁存储于个人电脑、非加密硬盘。重要电子文件需双份备份（服务器+离线存储），备份周期不超过7天，备份介质需异地存放（如单位另一办公区或合规云存储）。（四）文件销毁与清退1.纸质文件销毁过期或作废的纸质文件，普通文件可通过碎纸机销毁；密级文件需填写《文件销毁清单》，经部门负责人审批后，由两人以上送至专业销毁机构处理，销毁过程需全程监督并留存记录。2.电子文件销毁电子文件需通过数据擦除工具（如符合国家保密标准的软件）彻底删除，存储介质（如U盘、硬盘）报废时需进行物理销毁（如消磁、粉碎），严禁将涉密存储介质转卖或丢弃。3.文件清退外出借阅、携带的文件需按约定时间清退；离职人员需移交全部文件（含电子文档），由部门与行政岗联合检查，确认无遗漏后方可办理离职手续。三、信息保密防控机制（一）保密制度建设单位需制定《信息保密管理办法》，明确保密范围（如客户信息、技术方案、战略规划）、责任主体（各部门负责人为第一责任人，员工为直接责任人）、违规惩处（含行政处分、经济赔偿、法律追责）。制度需每年修订，适应业务变化与法规更新。（二）人员保密管理1.入职培训新员工需接受保密培训，内容包括法规解读、单位保密制度、案例警示，培训后签订《保密承诺书》，明确保密义务与违约责任。2.权限管理采用“最小权限原则”，员工仅能访问与岗位相关的文件；密级文件需经审批后开通权限，权限变更（如调岗、离职）需及时更新或收回。3.外部人员管理外来人员（如访客、合作方）进入办公区需登记，严禁携带存储设备接入单位网络；如需查阅文件，需在指定区域由专人陪同，且仅能查看非密级资料。（三）技术保密措施1.网络安全防护单位网络需部署防火墙、入侵检测系统（IDS），封堵非法端口，限制外部设备接入；办公电脑需安装正版杀毒软件，定期更新病毒库，禁止连接公共Wi-Fi处理涉密事务。2.文件加密管理密级电子文件需采用国密算法（如SM4）加密，加密密钥由专人保管，解密需经审批；邮件传输涉密信息需使用单位加密邮件系统，禁止明文传输敏感内容。3.终端设备管控办公电脑、打印机、复印机需设置开机密码与屏保密码，自动锁屏时间不超过10分钟；移动存储设备需进行设备绑定，非授权设备无法读取单位文件。（四）监督与审计1.定期检查行政与保密岗需每月抽查文件管理情况（含存储环境、流转记录、销毁台账），每季度开展全面审计，重点排查密级文件管理漏洞。2.违规处置发现文件丢失、信息泄露等事件，需立即启动应急预案（如封锁信息、追溯源头、上报主管部门），对责任人按制度惩处，情节严重的移交司法机关。四、附则本规程自发布之日起实施，由