仓储物资盘点及保管流程制度

仓储物资盘点及保管流程制度为规范公司仓储物资的保管与盘点工作，保障物资安全完整、账实数据相符，提升仓储运营效率，结合公司实际运营需求，特制定本流程制度。本制度适用于公司各仓储区域的物资管理，涉及仓储、财务、采购、使用等相关部门及岗位人员。一、职责分工仓储部门作为物资管理的直接责任主体，需统筹日常物资保管工作，落实盘点计划的执行，确保仓储环境合规、物资状态清晰；同时，需建立完善的物资台账，实时更新出入库信息，为盘点及账务核对提供准确依据。财务部门负责账务系统的维护与更新，盘点前需提供最新的物资账面数据，盘点后核对账实差异，监督差异处理的合规性，从财务视角保障资产数据的准确性。使用部门需配合仓储部门的盘点工作，及时反馈物资使用需求与异常情况，对领用物资的合规性负责，在盘点中协助确认物资的实际使用状态与剩余数量。二、物资保管流程（一）入库验收物资到库后，仓储人员需第一时间核对送货单据与采购订单的一致性，重点核查物资的规格、数量、包装完整性。对于有质量要求的物资，需联合质检人员（或参照质检标准）进行抽检，确认无质量瑕疵后方可签收。验收过程中发现数量短缺、规格不符或质量问题，应立即暂停入库，填写《物资异常报告单》，同步反馈至采购部门与供应商沟通，待问题解决后再行处理。验收合格的物资，需及时录入仓储管理系统，更新物资台账，并按预设的存储规则搬运至指定货位。（二）存储管理物资存储需遵循“分区分类、先进先出”原则，根据物资的属性（如易燃易爆、易腐、贵重、普通等）划分专属存储区域，设置清晰的货位标识。堆码作业需确保稳固性，严禁超高层堆码或违规叠放，防止物资坍塌损坏；对于怕潮、怕晒的物资，需采取垫垛、遮盖等防护措施，定期检查仓储环境的温湿度，必要时启用除湿、通风设备。仓储人员需每日巡查库区，记录物资的存储状态，发现包装破损、标签脱落等情况及时处理；每月对在库物资进行全面巡检，形成《物资巡检报告》，确保物资质量稳定。（三）出库管理物资出库需凭经审批的《物资领用单》或《调拨单》执行，仓储人员核对单据的审批权限、物资信息无误后，按“先进先出”原则备货。备货过程中需再次核对物资的规格、数量，确保与单据一致；对于整批出库的物资，需检查批次、保质期（如有）是否符合要求。物资交接时，需与领用人员（或承运方）共同确认物资状态，签署交接单据，同步更新仓储管理系统与物资台账，确保出库信息实时准确。三、盘点流程（一）盘点周期与计划公司实行“定期+不定期”盘点机制：月度盘点针对重点物资（如高价值、易损耗品）开展抽盘，季度盘点覆盖70%以上的物资品类，年度盘点为全库盘点。仓储部门需在盘点前5个工作日制定《盘点计划》，明确盘点范围、参与人员、时间节点及工具（如扫码枪、盘点表），并同步至财务、使用部门。不定期盘点由仓储或财务部门根据管理需求发起，主要针对异常波动的物资或专项审计要求执行。（二）盘点准备盘点前，仓储部门需完成物资整理：确保货位标签清晰、物资堆码规整，清理库区杂物，将待检、待处理物资单独分区；同时，关闭当期的出入库单据，冻结仓储管理系统的异动权限，确保账面数据静止。财务部门需导出最新的物资账面数据，与仓储台账进行初步核对，梳理差异疑点。参与盘点的人员需接受培训，明确盘点方法（如实地清点、称重、扫码等）与记录要求。（三）盘点实施盘点小组按区域划分责任，采用“账实同步核对”方式：一人负责清点实物数量（或核对质量状态），一人负责记录盘点数据，同步标记物资的货位、批次信息。对于差异较大的物资，需立即复查，必要时更换盘点人员交叉核对。盘点过程中需填写《盘点记录表》，详细记录实物数量、账面数量、差异情况及物资状态（如损坏、过期）。盘点结束后，各小组汇总数据，提交至仓储部门进行初步核对。（四）盘点报告与处理仓储部门需在盘点结束后3个工作日内完成数据汇总，形成《盘点差异分析表》，分析差异原因（如出入库失误、物资损耗、系统误差等），并提出初步处理建议。财务部门结合账务数据，对差异进行复核，确认责任归属（如仓储操作失误、供应商补货差异、自然损耗等）。经审批（按公司授权制度）后，对盘盈、盘亏物资进行账务调整，同时针对管理漏洞制定改进措施，如优化出入库流程、加强人员培训等。四、异常情况处理（一）盘盈盘亏处理发现盘盈物资，需核查是否为未入账的采购、调拨或退货，经确认后补办入库手续；盘亏物资需区分责任，属个人失误的按公司制度追责赔偿，属自然损耗的按审批流程核销。所有差异处理需留存书面记录，确保账务与实物最终一致。（二）物资损坏与变质仓储巡检或盘点中发现物资损坏、变质，需立即隔离并拍照记录，联合质检部门鉴定损失程度。属供应商责任的，启动索赔流程；属仓储管理失误的，追究相关人员责任；无法追责的，按报废流程处理，同步更新账务与台账。（三）安全事故处理若发生火灾、盗窃、水浸等安全事故，仓储人员需立即启动应急预案（如灭火、报警、转移物资），保护现场并上报上级部门。事故处理后，需复盘原因，完