建设工程项目竞标会议记录范例

建设工程项目竞标会议记录范例建设工程项目竞标会议是招投标流程的核心环节，会议记录作为项目合规性审查、决策追溯及争议解决的关键文件，其规范性与详实度直接影响招投标结果的公正性与可追溯性。本文结合行业实践，提供竞标会议记录的范例框架与撰写要点，助力从业者高效完成会议记录工作。一、竞标会议记录的核心要素（一）会议基础信息层会议记录需开篇明确会议基本信息：会议时间：精确到时分（如“2023年X月X日9:00-11:30”），标注是否含午休或延时；会议地点：写明具体会议室或线上会议平台（如“XX大厦201会议室”“腾讯会议（会议号XXX）”）；参与主体：按角色分类记录（甲方（招标人）、竞标方（投标人）、评审专家组、监督人员等），标注单位全称及参会代表姓名、职务（如“XX建设集团张XX（项目经理）”）；主持人：明确会议组织者（多为招标人代表或代理机构负责人）；记录人：标注记录者姓名及联系方式（非必要时可简化为“记录人：李XX”）。（二）议程与内容记录层竞标会议通常遵循“签到→项目宣贯→竞标陈述→答疑→评审→结论”的流程，记录需按议程逻辑分层呈现：1.签到环节记录各竞标方的签到时间、授权代表身份（如“XX工程公司王XX（授权委托人）于8:55签到，携带投标文件密封件2份”），注明迟到、缺席单位（若有）及原因（如“XX市政公司因交通管制迟到15分钟，经评审组同意参与后续环节”）。2.项目宣贯与规则说明详细记录招标人（或代理机构）对项目的核心要求：工程概况：规模（如“总建筑面积约X万㎡”）、结构形式（“框剪结构”）、工期（“计划工期X日历天”）、质量标准（“合格，争创鲁班奖”）；技术要求：关键技术指标（如“地下室防水等级一级”“BIM应用需达到LOD400”）、材料品牌限制（“外墙涂料选用XX品牌体系”）；商务规则：报价范围（“含税全费用综合单价”）、付款方式（“预付款10%，进度款按月支付70%”）、投标保证金要求（“金额X万元，递交截止时间X月X日17:00”）。3.竞标方陈述环节聚焦各竞标方的差异化竞争点，避免流水账式记录：技术方案：核心工艺（如“XX公司采用‘铝模+爬架’工艺，工期较定额缩短20%”）、创新点（“XX设计院提出‘光伏一体化幕墙’设计，年发电量约X万度”）；商务优势：报价策略（“XX集团承诺‘总价包干，无重大设计变更不调价’”）、资源保障（“XX建工已储备X万吨钢筋，可锁定当前市场价”）；业绩背书：同类项目案例（“近3年完成3个超X万㎡产业园项目，履约率100%”）。4.答疑与澄清环节采用“提问-回复”对应记录，突出争议焦点与技术细节：提问方（如“XX竞标方”）：“地下室抗浮锚杆间距能否调整？若调整，报价如何修正？”回复方（招标人/设计单位）：“间距按图纸执行，调整需经设计确认，报价按投标单价乘以实际工程量结算。”（注：若涉及实质性内容变更，需记录“评审组决定将此澄清内容以书面形式发送所有竞标方”）5.评审讨论环节记录评审组的专业判断逻辑（而非个人偏好）：技术标评审：“XX公司BIM模型深度不足，未体现管线碰撞优化；XX公司绿色施工方案中‘噪声监测系统’可操作性强，加2分”；商务标评审：“XX报价低于拦标价15%，需提供主材采购合同证明成本合理性；XX报价虽高，但付款周期可压缩30%，资金成本优势明显”；综合意见：“优先推荐技术标得分前二、商务标风险可控的两家单位进入二次磋商”。6.结论与后续安排明确会议的决策性输出：中标意向：“评审组建议将XX公司列为第一中标候选人，XX公司为第二候选人（待公示后报主管部门备案）”；澄清要求：“XX、XX公司需于X月X日12:00前提交‘主材供应计划’‘施工组织设计细化版’”；会议结束：“主持人宣布会议于11:25结束，后续联络人：招标人代表刘XX（电话XXX）”。二、竞标会议记录范例（模拟场景：XX智慧产业园一期工程竞标会议）会议基本信息时间：2023年X月X日9:00-11:30地点：XX市公共资源交易中心3号评标室参与方：招标人：XX产业园开发有限公司（张XX，工程总监）、XX工程咨询公司（代理机构，李XX，项目负责人）竞标方：A建筑集团、B市政工程公司、C建设股份有限公司（均为授权委托人参会）评审组：5人（含2名技术专家、1名造价专家、1名招标人代表、1名纪检监督员）主持人：李XX（代理机构）记录人：王XX会议议程及记录1.签到与资格审查（9:00-9:15）A集团、C公司于8:58前签到，B公司因暴雨堵车，经评审组电话确认后，同意9:10到场补签（投标文件密封完好，无破损）。2.项目宣贯（9:15-9:45）招标人张XX介绍：工程概况：总建筑面积12万㎡，含3栋研发楼（框剪结构，地下1层、地上12层）、1栋配套楼，工期450日历天，质量目标“省优质工程”。技术要求：地下室防水：采用“卷材+涂料”复合防水，耐水性≥P12；幕墙系统：单元式玻璃幕墙，气密性等级≥GB/T____中“3级”；BIM应用：需提交施工阶段BIM模型，用于进度模拟、碰撞检测。商务规则：报价方式：全费用综合单价，包含暂列金额（500万元，按实结算）；付款节点：预付款15%（中标通知书发出后7日内），进度款按月完成量的80%支付，竣工结算后付至97%，余3%为质保金。3.竞标方陈述（9:45-10:45）A建筑集团（陈述人：赵XX，项目经理）：技术优势：采用“BIM+智慧工地”管理系统，已在2个同类项目中实现工期缩短18%；自主研发“铝合金模板早拆体系”，可节约木材消耗80%。商务承诺：总价下浮3%，预付款到账后3日内进场，关键材料（如钢筋、混凝土）锁定当前市场价6个月。B市政工程公司（陈述人：孙XX，技术总监）：技术创新：针对本项目地质条件（黏土层），优化桩基施工方案，采用“旋挖钻+后注浆”工艺，单桩承载力提升25%；配套楼采用“钢结构+ALC板”体系，工期缩短40天。业绩背书：近2年完成4个产业园项目，其中XX科创园获“国家优质工程奖”。C建设股份有限公司（陈述人：周XX，商务经理）：成本控制：与XX钢铁、XX商混签订战略协议，主材采购成本比市场价低5%-8%；报价中暂列金额按450万元计取（比招标要求低10%），承诺“无设计变更则不启用暂列金”。4.答疑与澄清（10:45-11:15）提问1（B公司）：“研发楼屋面光伏板的荷载要求是否包含在结构设计中？若后期增加容量，结构是否需要加固？”回复（设计单位代表）：“屋面荷载已按50kg/㎡预留光伏板荷载，后期增容需≤20kg/㎡，结构无需加固（附荷载计算书，会后发至各竞标方邮箱）。”提问2（A集团）：“预付款支付是否需要提供履约保函？若需要，保函格式有无要求？”回复（代理机构李XX）：“预付款需提供等额银行保函，格式采用招标文件附件3（会后补发电子版）。”提问3（C公司）：“暂列金额的使用范围是否包含‘甲供材价差调整’？”回复（造价专家）：“暂列金额仅用于‘非竞标方原因的设计变更、签证’，甲供材价差按招标文件‘风险条款’执行，不占用暂列金。”5.评审讨论（11:15-11:25）技术标评审：A集团：BIM应用深度达标，但绿色施工措施（如噪声监测）较简略，扣1分；B公司：桩基优化方案可行，钢结构体系创新度高，加2分；C公司：施工组织设计中“雨季施工措施”针对性不足，扣1分。商务标评审：A集团：报价下浮3%但预付款比例高（15%），资金成本略高；B公司：报价高于拦标价2%，但付款周期（进度款80%）优于招标要求（70%）；C公司：暂列金额压缩10%，需核查主材采购合同的真实性（要求会后24小时内提供）。综合意见：评审组一致认为B公司技术方案创新度高、商务条款更贴合项目需求，建议列为第一中标候选人；A集团技术优势明显，列为第二候选人；C公司需补充主材采购合同后，再行评估是否进入候选名单。6.结论与后续安排中标意向：推荐B市政工程公司为第一中标候选人，A建筑集团为第二候选人（待C公司补充资料后，3个工作日内公布最终候选名单）。澄清要求：C公司于X月X日17:00前提交“XX钢铁供货协议（扫描件）”“XX商混合作函”至代理机构邮箱。会议结束：主持人宣布会议于11:25结束，后续联络人：李XX（电话XXX）。三、竞标会议记录撰写的实务要点（一）客观性：“只记事实，不评优劣”避免使用“XX公司方案明显更优”“XX报价不合理”等主观表述，应转化为“XX公司方案中‘光伏幕墙’设计获2名技术专家认可”“XX报价低于拦标价15%，评审组要求提供成本证明”。（二）细节完整性：“技术参数+责任主体+时间节点”记录技术细节时，需明确参数（如“防水卷材耐水性P12”）、责任方（如“设计单位于X月X日提供荷载计算书”）、时间限制（如“答疑澄清文件需在X小时内提交”），确保后续执行可追溯。（三）语言精准性：“行业术语+通俗表达”平衡对技术术语（如“LOD400”“全费用综合单价”）需保留，同时用括号补充说明（如“LOD400（模型深度达到构件加工精度）”），避免歧义。（四）及时性：“会后24小时内整理定稿”会议结束后，应立即补充遗漏细节（如专家口头意见的准确表述），与参会方核对关键内容（如澄清要求的时间、金额），确保