公文格式及公章管理规范样本

公文格式及公章管理规范样本一、公文格式规范（一）公文种类与适用范围公文种类根据工作场景精准区分：决议适用于会议审议的重大决策；决定用于重要事项部署、奖惩或撤销下级决定；命令（令）体现权威性，适用于公布行政法规、嘉奖等；公报、公告、通告侧重向公众或特定范围传达信息；意见用于对重要问题提出见解或建议；通知、通报以告知、传达为核心；报告、请示为上行文，分别用于汇报工作、请求指示或批准；批复、函、纪要则服务于答复、商洽及记录会议内容等场景。各文种需结合事项性质、行文方向合理选用。（二）公文格式要素规范1.版头部分（首页红色分隔线以上）份号：如需标注，用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行，用于区分公文份数。密级和保密期限：3号黑体字顶格编排在版心左上角第二行，保密期限用阿拉伯数字标注（如“秘密★1年”）。紧急程度：3号黑体字顶格编排在版心左上角，与份号、密级分层排列时，按“份号→密级→紧急程度”自上而下依次编排。发文机关标志：由发文机关全称/规范化简称加“文件”组成（如“XX市人民政府文件”），联合行文可并用多机关名称或仅用主办机关名称。发文字号：由机关代字、年份、顺序号组成（如“XX政发〔2024〕5号”），年份用六角括号括入，顺序号不编虚位。联合行文用主办机关发文字号。签发人：上行文需标注，“签发人”三字加全角冒号后接姓名，居右空一字编排在发文机关标志下空二行；多签发人时，按机关顺序从左到右、自上而下均匀编排，每行排两人，回行与上一行首签人姓名对齐。2.主体部分（红色分隔线以下、末页首条分隔线以上）标题：由发文机关、事由、文种组成（如“XX市人民政府关于加强城市管理的通知”），分一行或多行居中排布，回行时保证词意完整、排列对称，宜用梯形或菱形结构。主送机关：居左顶格编排于标题下空一行，回行仍顶格，最后一个机关后标全角冒号；主送机关过多导致首页无正文时，移至版记，标注为“主送：XXX……”。正文：公文核心，用3号仿宋体字，编排于主送机关下一行，每段左空二字、回行顶格。结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，第一层黑体、第二层楷体、第三/四层仿宋体。附件说明：正文下空一行左空二字编“附件”，后标全角冒号及附件名称（如“附件：1.XX办法”）；多附件用阿拉伯数字标序号，名称回行时与首字对齐，不加标点。发文机关署名：署全称或规范化简称，联合行文按机关顺序排列，主办机关在前。成文日期：署会议通过或负责人签发日期，联合行文署最后签发人日期；右空四字用阿拉伯数字标全（如“2024年5月10日”），月、日不编虚位。印章：有署名则加盖对应机关印章，联合行文时各印章端正、居中下压署名，最后一个印章下压署名和成文日期，印章间不相交、不超版心，首排印章顶端距正文（或附件说明）一行之内。3.版记部分（末页首条分隔线以下、末条分隔线以上）抄送机关：需知晓公文的其他机关，用全称/规范化简称/同类型机关统称；主送机关移至版记时，将“抄送”改为“主送”，主送机关排于抄送机关上一行，之间不加分隔线。印发机关和印发日期：4号仿宋体字，编排在末条分隔线上，印发机关左空一字，印发日期右空一字（如“XX市人民政府办公室2024年5月10日印发”），年、月、日标全，后加“印发”。（三）公文排版与印制要求用纸与版心：采用A4型纸（210mm×297mm），版心尺寸156mm×225mm，天头37mm±1mm、订口28mm±1mm。字体字号：发文机关标志用小标宋体（红色），密级、紧急程度用3号黑体，发文字号、主送机关、正文、附件说明用3号仿宋体，签发人用3号楷体，标题用2号小标宋体，成文日期（加盖印章时）用3号楷体，抄送、印发信息用4号仿宋体。页码：4号半角宋体阿拉伯数字，距版心下边缘7mm，单页居右空一字、双页居左空一字；版记页前空白页、版记页不编页码，附件与正文装订时页码连续。二、公章管理规范（一）公章刻制管理1.申请与审批：部门因工作需要刻制公章（含单位章、专用章等），填写《公章刻制申请表》说明原因、名称、范围，经部门负责人、分管领导审批后，报办公室备案。2.刻制与备案：办公室核实后开具《刻制证明》，由专人到公安机关指定单位刻制；刻制完成后，刻章单位报公安机关备案，申请部门将印模交办公室存档，建立《公章管理台账》登记名称、样式、启用日期、保管人等。（二）公章使用管理1.审批流程：使用公章需填写《公章使用审批单》，一般性公文由部门负责人审批，重大事项（如合同、资金文件）报分管/主要领导审批，证明、介绍信类按事项重要程度报相应领导审批。2.用印登记：保管人核对审批手续及文件内容，无误后在《公章使用登记簿》记录用印时间、事项、份数、审批人等，申请人签字确认。3.用印规范：公章加盖在成文日期上侧，上不压正文、下骑年盖月；多页文件盖骑缝章；严禁在空白文书上用印，确需开空白介绍信的，经主要领导审批并注明范围、期限，使用后收回存根。（三）公章保管与交接1.保管要求：公章由办公室专职人员保管，存放于防盗、防潮的专用保险柜，钥匙专人保管；确需外出用印的，经领导审批后由保管人或指定专人陪同。2.交接管理：保管人变动时，填写《公章交接登记表》，记录公章信息、交接时间、双方及监交人，查验公章完好性后签字确认，分管领导或纪检人员监交。（四）公章废止与销毁1.废止情形：单位名称变更、机构调整、公章损坏/遗失（遗失需登报声明）或按规定更换时，公章废止。2.销毁流程：申请部门提出废止申请，经审批后由办公室收回公章，填写《公章销毁申请表》报主要领导审批；销毁时由办公室、纪检、财务人员共同监