集团公关活动策划与执行管理办法

集团公关活动策划与执行管理办法一、总则制定目的：规范集团各类公关活动的策划、审批、执行、复盘全流程管理，确保公关活动贴合集团战略、品牌定位及工作需求，提升活动质量与执行效率，实现活动“安全有序落地、品牌价值提升、目标圆满达成”的核心目标。核心原则：战略导向、目标明确、统筹规划、安全合规、高效落地、价值优先；活动策划紧扣集团核心需求，执行全程严控安全与合规，确保活动效果最大化、成本最优化。适用范围：本办法适用于集团公关部牵头组织的所有公关活动，涵盖媒体发布会、品牌推广活动、政企对接活动、行业交流活动、公益活动、客户答谢活动等；集团各部门、子公司配合公关活动及自主开展的关联公关活动，均需遵循本办法。管理职责：公关部负责人统筹公关活动全局，审批活动策划方案、预算、重大执行事项；公关部活动策划组为归口管理部门，负责活动策划、方案编制、审批跟进、组织执行、复盘总结；各相关部门按分工配合活动筹备、执行，提供资源与专业支撑；集团行政部负责活动场地、后勤、安全保障；集团财务部负责活动预算审核、费用核算；集团法务部负责活动合规审核、合同审批。二、公关活动分类与立项审批活动分类：按活动性质、规模、重要性划分为三类，实行分级立项、分级审批一类活动（重大活动）：集团层面重大活动，涉及央级媒体、政企高层、行业头部资源，规模大、影响广，如集团年度品牌发布会、重大政企合作签约仪式、行业峰会承办等；二类活动（重要活动）：部门层面核心活动，影响范围较广，贴合品牌传播、业务协同需求，如媒体专访、行业交流研讨会、公益落地活动等；三类活动（常规活动）：日常小型公关活动，规模小、流程简，如媒体答谢茶话会、小型品牌推广活动等。立项申请：活动发起前，活动策划组填写《集团公关活动立项申请表》，明确活动名称、性质、目标、时间、地点、规模、初步方案、预算估算等核心信息，按活动类别提交审批。分级审批：一类活动：立项申请→公关部审核→集团管理层集体审批，5个工作日内完成；二类活动：立项申请→公关部审核→公关部负责人审批，3个工作日内完成；三类活动：立项申请→公关部活动策划组审核→公关部负责人备案，1个工作日内完成；审批通过后正式立项，审批不通过的，退回修改完善后重新申请。三、活动策划方案编制方案编制要求：立项通过后3-7个工作日内，活动策划组牵头编制详细《公关活动策划方案》，一类活动需编制全流程详案，二、三类活动编制核心流程方案，方案需内容完整、权责清晰、流程可落地，核心包含活动目标、核心流程、执行分工、物料清单、媒体对接、预算明细、安全预案、应急处置等模块。方案优化：方案编制完成后，征求各配合部门意见，针对场地、后勤、业务衔接等问题优化调整；一类活动需组织方案评审会，公关部、行政部、财务部、法务部及相关部门参会，审核方案可行性、合规性、预算合理性，优化后报最终审批人确认。方案定稿：确认后的策划方案为活动执行唯一依据，任何环节修改需提交《活动方案调整申请表》，按原审批流程审批，避免无规调整导致执行混乱。四、活动全流程执行管控（一）活动筹备阶段：周密筹备、逐项落实分工落地：成立活动专项执行小组，明确总负责人、各环节执行人，签订责任清单，将筹备任务分解到岗、落实到人，明确完成时限与验收标准。细节筹备：按方案推进各项筹备工作，包括场地预订与布置、物料设计制作（严格遵循品牌VI规范）、嘉宾/媒体邀约、人员培训、设备调试、后勤保障；嘉宾、媒体邀约需提前发送正式邀请函，确认到场情况，同步做好接待方案；所有物料、设备筹备完成后，提前1天完成验收。合规与安全筹备：法务部审核活动相关合同、宣传物料、邀约口径，确保合规；行政部制定活动安全预案，涵盖人身安全、消防安全、突发情况处置，提前排查场地安全隐患，配备安全保障人员与物资。（二）活动执行阶段：无缝衔接、严控细节现场统筹：活动当天，总负责人统筹全局，各环节执行人坚守岗位，按流程推进活动；设置签到、接待、现场执行、媒体对接、应急保障等专项岗位，确保各环节无缝衔接。细节管控：严控活动流程时长，及时应对流程偏差；做好嘉宾、媒体接待服务，精准对接需求；媒体对接专员全程跟进媒体，提供素材、引导采访，确保媒体传播贴合活动目标；做好现场品牌呈现，确保物料、布置、话术统一规范。应急处置：遇突发情况（如嘉宾迟到、设备故障、舆情争议），立即启动应急预案，应急保障组快速响应处置，确保活动不受影响、有序推进；重大突发情况第一时间上报公关部负责人及集团管理层。（三）活动收尾阶段：高效收尾、有序离场现场收尾：活动结束后，组织嘉宾、媒体有序离场，做好送别服务；执行小组清理现场，回收物料、设备，恢复场地原貌，避免遗留问题。即时跟进：当天完成嘉宾、媒体回访，感谢参与；收集媒体现场素材，同步对接后续传播事宜；整理活动现场照片、视频，完成初步素材归档。五、活动复盘与总结复盘开展：活动结束后，一类活动10个工作日内、二类活动7个工作日内、三类活动3个工作日内，召开活动复盘会，执行小组及各配合部门参会，总结活动亮点、执行不足、问题原因。总结归档：编制《公关活动总结报告》，涵盖活动目标完成情况、执行流程回顾、效果数据（到场人数、媒体报道、品牌曝光等）、问题整改、经验总结；将活动方案、审批文件、物料、照片视频、总结报告等全套资料归档留存，保存期限不少于3年。整改优化：针对活动中发现的问题，明确整改责任与时限，整改完成后提交整改报告；将复盘经验纳入活动管理知识库，优化后续活动策划、执行标准，提升活动质量。六、活动预算与费用管控预算编制：活动策划阶段，按活动规模、需求编制详细预算，涵盖场地、物料、接待、媒体、后勤等所有费用，做到明细清晰、金额合理，严控预算超支。预算审批：预算随活动策划方案同步分级审批，一类活动预算报集团财务部及管理层审批，二、三类活动预算报集团财务部审核、公关部负责人审批。费用管控：活动执行过程中，严格按预算开支，超预算部分需提交《费用超支申请表》，按审批流程报批后方可开支；活动结束后，