浅议原始凭证的审查与处理

浅议原始凭证的审查与处理原始凭证作为企业经济业务发生的最初书面证明，是会计核算的起点，也是会计信息真实性、合法性、完整性的核心保障，更是审计监督的重要依据。在企业经营管理过程中，原始凭证贯穿于采购、生产、销售、投融资等全业务链条，其质量直接关系到会计核算质量、财务报表可信度以及企业内控机制的有效性。作为企业会计与审计人员，精准把握原始凭证的审查要点、严格遵循处理规范，是防范财务风险、遏制舞弊行为、保障企业资产安全的关键职责。当前，随着经济业务日趋复杂、电子凭证广泛应用，原始凭证的形式与内容不断创新，也对审查与处理工作提出了更高要求。本文立足企业会计/审计人员的实践视角，系统梳理原始凭证审查的核心要点，明确规范处理的流程与要求，探讨常见问题的应对策略，为提升企业原始凭证管理水平、强化财务内控提供实践参考。一、原始凭证审查的核心要点原始凭证审查是会计核算与审计监督的基础环节，需遵循“真实、合法、完整、准确、合规”的核心原则，从形式要件、实质内容、附件关联三个维度全面把控，确保每一张原始凭证都能客观、真实地反映企业经济业务全貌。（一）形式要件审查：确保凭证要素完整规范形式要件是原始凭证的基础载体，审查重点在于要素完整性与格式规范性，避免因要素缺失或格式不规范导致凭证失效。其一，核心要素完整性审查，需逐一核对原始凭证是否包含“名称、日期、填制单位、接收单位、经济业务内容、数量、单价、金额、填制人签名、填制单位盖章”等必备要素，尤其要关注日期与业务发生时间的一致性、接收单位名称与企业全称的精准匹配性；对于外来原始凭证（如发票、收据），还需核查发票代码、发票号码、税务监制章、销售方纳税人识别号等税务要素是否齐全。其二，格式规范性审查，检查原始凭证是否为国家规定的标准格式（如增值税专用发票、普通发票的统一版式），自制原始凭证（如费用报销单、入库单、出库单）是否符合企业内部管理规定的格式要求；同时，核查凭证字迹是否清晰、大小写金额是否一致、金额涂改痕迹是否合规（原始凭证金额不得随意涂改，确需更正的需加盖填制单位公章并由相关人员签字确认）。其三，电子凭证特殊性审查，针对电子发票、电子回单等电子原始凭证，需核查电子签章的真实性与有效性、电子凭证的完整性（无缺页、无篡改），同时确认是否已按规定完成电子归档备案，确保电子凭证与纸质凭证具有同等法律效力。（二）实质内容审查：确保业务真实合法实质内容审查是防范虚假凭证、遏制舞弊行为的关键，核心在于核实原始凭证所反映的经济业务是否真实发生、是否符合法律法规与企业内部规定。其一，业务真实性审查，通过核对原始凭证记载的经济业务内容与企业实际经营活动是否相符，排查“虚假发票、虚构业务、套取资金”等问题；例如，审查采购发票时，需结合采购合同、入库单、付款凭证等资料，核实采购物品的名称、数量、单价是否与实际采购情况一致，避免出现“票货不符、无中生有”的虚假凭证；审查费用报销凭证时，需核查费用发生的场景、参与人员、审批流程是否真实，杜绝“虚列费用、虚报冒领”等行为。其二，合法性审查，核查原始凭证所反映的经济业务是否符合国家法律法规（如税法、会计法、合同法）与企业内部规章制度，例如，发票开具的项目是否属于税法规定的应税范围、税率适用是否准确，费用支出是否符合企业费用报销标准，采购业务是否履行了必要的招标或审批程序等；对于违规凭证（如虚开发票、过期发票、不合规收据），需坚决拒绝受理。其三，合理性审查，结合企业经营特点与行业惯例，核查经济业务的金额、频次、对象是否合理，例如，同一供应商的采购价格是否明显高于市场公允价格，某项费用的支出金额是否远超正常经营需求，避免出现“不合理支出、利益输送”等问题。（三）附件关联审查：确保凭证链条完整闭环单一原始凭证往往难以完整反映经济业务全貌，需通过审查附件的关联性与完整性，构建“主凭证+附件”的完整业务链条，验证业务的真实性与合规性。其一，附件完整性审查，根据不同业务类型核查必备附件是否齐全：采购业务需配套采购合同、入库单、验收单、付款回单等附件；销售业务需配套销售合同、出库单、物流单、收款回单等附件；费用报销业务需配套费用明细清单、相关审批文件（如出差审批单、招待费审批单）等附件；固定资产购置业务需配套购置合同、验收报告、产权证明等附件。其二，附件关联性审查，核查主凭证与附件之间的关键信息是否一致，包括金额、日期、业务对象、业务内容等，例如，发票金额需与合同金额、付款金额一致，入库单的物品名称与数量需与采购发票、采购合同一致，费用报销单的审批流程需与附件中的审批文件一致。其三，附件合规性审查，核查附件的形式与内容是否符合规定，例如，合同需加盖双方公章或合同专用章，验收单需有相关责任人签字确认，审批文件需符合企业内部授权审批权限等。二、原始凭证的规范处理流程与要求原始凭证的规范处理是确保会计核算有序开展、财务信息准确完整的重要保障，需严格遵循“受理—审核—更正—归档”的全流程规范，明确各环节的操作要求与责任主体。（一）受理环节：严把入口关会计人员在受理原始凭证时，需首先对凭证的形式要件进行初步审核，确认凭证要素完整、格式规范后，方可接收；对于要素缺失、格式不规范的凭证，应及时退回相关业务部门或人员，要求补充完善；对于明显虚假或违规的凭证，应直接拒绝受理，并向企业管理层或审计部门报告。同时，需建立原始凭证受理登记制度，对接收的凭证名称、份数、金额、提交部门、提交人等信息进行详细登记，明确责任追溯机制。（二）审核环节：精准把控质量审核是原始凭证处理的核心环节，需由专人负责（会计人员初审、财务主管复审），确保审核流程严谨、审核结果准确。初审阶段，会计人员需全面核查凭证的形式要件、实质内容与附件关联，形成审核意见；复审阶段，财务主管需对初审通过的凭证进行抽查复核，重点关注大额凭证、特殊业务凭证的审核质量，确保无审核遗漏或失误。审核过程中，需建立审核记录制度，对审核通过的凭证签字确认，对审核发现的问题详细记录，明确整改要求与整改期限。（三）更正与退回环节：规范问题处置对于审核发现问题的原始凭证，需区分不同情况规范处置：其一，要素缺失、附件不完整的凭证，退回相关业务部门或人员补充完善，补充后重新提交审核；其二，金额填写错误、字迹模糊的凭证，要求填制单位重新开具，严禁在原凭证上随意涂改；其三，内容不真实、不合规的凭证，坚决不予受理，同时将相关情况移交企业纪检监察或审计部门调查处理；其四，电子凭证存在篡改、签章失效等问题的，要求相关方重新出具有效电子凭证，并按规定完成归档。（四）归档环节：确保安全完整审核通过的原始凭证，需及时作为会计记账凭证的附件，按规定进行整理、装订与归档。其一，整理装订要求，将原始凭证按记账凭证的编号顺序整理排列，确保凭证平整、附件齐全，采用规范的装订方式装订成册，并在装订封面上注明企业名称、凭证所属年度月份、凭证册数、起止编号等信息，由装订人、审核人签字确认。其二，归档保管要求，按照《会计档案管理办法》的规定，将装订成册的原始凭证移交档案管理部门归档保管，明确保管期限（原始凭证的保管期限一般为30年），建立档案借阅登记制度，严禁随意查阅、复制或销毁归档凭证。其三，电子凭证归档要求，对电子原始凭证采用“纸质打印件+电子原件”双重归档模式，电子原件需存储在安全可靠的电子档案管理系统中，确保其可追溯、可查验，同时定期进行数据备份，防范数据丢失或损坏风险。三、原始凭证审查与处理中的常见问题及应对策略在原始凭证审查与处理实践中，常见问题主要包括虚假凭证、要素缺失、附件不全、电子凭证管理不规范等，需针对性采取应对策略，提升审查与处理的有效性。（一）虚假凭证问题：强化多维度核查虚假凭证是最常见的违规问题，主要表现为虚开发票、虚构业务合同、伪造签字盖章等。应对策略：其一，加强源头管控，建立供应商、客户信用评估体系，对信用不良的合作方重点核查；其二，强化交叉验证，通过比对合同、入库单、物流单、付款记录等多维度资料，验证业务真实性；其三，利用技术手段核查，借助发票查验平台核实发票真伪，通过大数据分析排查异常发票（如同一发票号码多次使用、发票金额异常波动等）；其四，严肃责任追究，对发现的虚假凭证，不仅要拒绝受理，还需追溯相关业务部门与人员的责任，依法依规进行处理。（二）要素缺失与附件不全问题：规范补充与审核部分业务人员提交的原始凭证存在要素缺失（如无填制日期、无签字盖章）、附件不全（如采购业务无入库单、费用报销无审批文件）等问题。应对策略：其一，加强业务培训，定期对各部门业务人员开展原始凭证管理知识培训，明确凭证要素与附件的规范要求；其二，建立前置审核机制，要求各部门指定专人对提交的原始凭证进行初步审核，确保要素完整、附件齐全后再提交财务部门；其三，严格退回补充制度，对要素缺失或附件不全的凭证，明确告知需补充的具体内容，拒绝接收未补充完善的凭证。（三）电子凭证管理不规范问题：完善制度与技术支撑随着电子凭证的广泛应用，电子发票篡改、重复报销、归档不规范等问题日益凸显。应对策略：其一，完善电子凭证管理制度，明确电子凭证的接收、审核、归档、查验流程，规范电子签章的验证标准；其二，引入电子发票管理系统，实现电子发票的自动接收、验真、查重，避免重复报销；其三，强化电子档案管理，采用符合国家标准的电子档案管理系统，确保电子凭证的存储安全与可追溯性；其四，加强部门协同，财务部门与业务部门、档案管理部门建立联动机制，共同推进电子凭证的规范化管理。四、结语原始凭证的审查与处理是企业财务管理的基础工作，也是防范财务风险、保障资产安全的关键防线。作为企业会计/审计人员，需始终坚守“真实、合法、完整、准确、合规”的核心原则，精准把握形式要件、实质内容、附件关联三大审查要点，严格遵循受理、审核、更正、归档的全流程