2026年退货审批流程协议

退货审批流程协议本协议由以下双方于______年______月______日在______签署：甲方：[甲方全称]法定代表人/负责人：[姓名]注册地址：[地址]联系地址：[地址]联系电话：[电话]电子邮箱：[邮箱]乙方：[乙方全称]法定代表人/负责人：[姓名]注册地址：[地址]联系地址：[地址]联系电话：[电话]电子邮箱：[邮箱]鉴于双方可能发生商品或服务的退货事宜，为明确退货申请的提出、审批流程、职责分工、时限要求及管理规则，提高退货处理效率，降低运营风险，保障各方权益，维护公平、透明的交易环境，双方根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国消费者权益保护法》及相关法律法规，经友好协商，达成如下协议：第一条定义与解释1.1退货指买方因商品存在质量问题、描述不符、错发、损坏、或根据约定其他原因，请求卖方（或服务提供方）接收并返还商品的行为。1.2退货申请指买方或相关责任方向卖方（或指定部门）提交的，请求批准退货的书面或电子化请求。1.3退货审批指根据本协议规定的流程，由授权人员对退货申请的合理性、合规性进行审查并做出批准或驳回决定的程序。1.4退货商品指买方退回的、根据退货申请被批准接收的商品。1.5审批节点/层级指退货审批流程中设定的不同审核步骤和相应的责任部门或人员。1.6审批时限指在每个审批节点完成审核并做出决定所需的最长时间限制。1.7有效退货指符合本协议规定条件，并经过完整审批流程获得批准的退货。1.8无效退货指不符合本协议规定条件，或未完成审批流程、或审批未获通过的退货。第二条退货申请的提出与初步处理2.1申请渠道退货申请应通过甲方指定的在线平台系统、客服热线、邮件或特定表格等渠道提交。2.2申请内容退货申请必须包含订单号、商品信息（名称、规格、数量）、退货原因、问题描述、联系信息等核心信息。2.3初步核实甲方受理部门（如客服中心/销售部门）在收到退货申请后，负责核对信息完整性、进行基本情况判断（是否属于可退货范围）、与客户初步沟通。2.4时限要求甲方受理部门应在收到退货申请后______小时（或工作日内）完成初步处理并反馈给客户或下一审批节点。第三条退货审批流程3.1审批路径退货申请需经过以下部门或岗位的审批：3.1.1初步审核由甲方客服中心/销售部门负责。3.1.2核准审核根据退货原因，可能由甲方质检部门（针对质量问题）、仓库部门（针对库存核对）、技术部门（针对专业问题）进行。3.1.3最终审批由甲方指定级别的管理人员（如部门经理、采购专员、售后总监等）负责。3.1.4特殊情况若初步审核或核准审核发现疑问，可提交至更高级别管理人员进行会签或最终决定。3.2各审批节点的职责与权限3.2.1初步审核负责收集信息、判断是否符合基本退货条件、转交下一环节。3.2.2核准审核根据专业领域进行深入判断，提供审核意见。3.2.3最终审批综合所有信息，做出最终批准或驳回的决定，并承担相应责任。3.3审批标准审批需依据以下标准：3.3.1符合甲方退货政策（如7天无理由退货、符合保修条件的维修退货等）。3.3.2商品状态符合要求（如未使用、不影响二次销售、配件齐全、有效凭证等）。3.3.3问题证据充分（如照片、视频、检测报告等）。3.3.4不违反法律法规或甲方公司政策。3.4审批时限3.4.1初步审核应在收到申请后______小时（或工作日）内完成。3.4.2质检审核（如需要）应在收到申请后______小时（或工作日）内完成。3.4.3最终审批应在收到申请后______小时（或工作日）内完成。3.4.4若某个节点超时未处理，除另有约定外，视为自动批准，但需指定人员跟进确认。3.5审批结果处理3.5.1批准甲方应在批准后______小时（或工作日）内通知仓库准备收货，并生成正式退货单据。3.5.2驳回甲方应在驳回时，向申请人提供清晰的书面驳回理由。第四条退货商品的接收与管理4.1接收标准仓库或指定部门在接收退货商品时，应根据批准的退货单据核对商品信息、数量，并检查商品状况是否与审批依据一致。4.2验收流程验收环节的操作规范包括清点数量、检查商品状况、进行拍照留证等。4.3入库/登记验收合格后，退货商品应由仓库部门或指定部门进行系统登记或实物入库管理，并实行与待售商品分开存放。4.4不合格处理对于审批通过但商品状况与描述严重不符或已无法销售的情况，应启动专项处理流程，可能包括重新评估、报废处理或退回给供应商等。第五条退货责任与成本承担5.1退货原因责任划分退货原因分为质量问题、非质量问题（如买方改变主意）、错发/描述不符等。责任划分如下：5.1.1质量问题由甲方承担相关责任。5.1.2非质量问题根据双方约定（如适用无理由退货政策），通常由乙方承担。5.1.3错发/描述不符由甲方承担。5.2运费承担5.2.1发货退回运费由______方承担（根据具体情况填写甲方或乙方）。5.2.2收货退回运费由______方承担，如需乙方垫付，甲方应在合理期限内提供等额费用报销。5.3商品价值损失因退货处理不当（如保管不善导致损坏）造成的价值损失由______方承担。第六条退货完成与后续处理6.1退款/换货处理批准退货后，甲方应在______条件下（如收到退货商品并验收合格后）启动退款或换货流程。退款方式为______（如原路退回、其他方式），退款时间不超过______。换货流程需符合甲方相关规定，并可能需要重新提交审批。6.2记录与归档所有审批记录、单据、沟通凭证等均需妥善保存至少______年，以备查验。6.3信息反馈甲方应确保审批结果和后续处理进展在______内反馈给乙方。第七条违约责任7.1未按时审批若审批节点未在第三条规定的时限内完成审批，除特殊情况外，责任方应承担由此给对方造成的直接损失，并可能面临内部管理处罚。7.2违反流程操作任何一方若未按本协议规定流程进行审批或处理，导致程序错误或产生不良后果，应承担相应责任，并进行整改。第八条协议的生效、变更与终止8.1生效日期本协议自双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）之日起生效。8.2变更程序对本协议的任何修改或补充，需经双方授权代表书面签署补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。8.3终止条件本协议在以下情况下终止：8.3.1双方签署书面协议终止。8.3.2本协议约定的终止条件满足。8.3.3出现不可抗力导致协议无法履行，经双方确认。8.4争议解决因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向______（选择仲裁或诉讼）解决。选择仲裁的，提交______仲裁委员会，按照其届时有效的仲裁规则进行仲裁。选择诉讼的，向______人民法院提起诉讼。第九条其他9.1保密条款双方应对本协议内容及在履行过程中获知的对方商业秘密（包括但不限于退货数据、客户信息、审批标准等）承担保密义务，非经对方书面同意，不得向任何第三方泄露。9.2完整协议本协议构成双方就退货审批流程达成的完整协议，取代之前所有口头或书面的约定。9.3