2026年退款原因登记协议

退款原因登记协议甲方（登记方）：[经营者名称或标识]乙方（申请人）：[客户姓名或单位名称]鉴于乙方因购买甲方提供的商品/服务（以下简称“交易标的”，具体交易信息以[订单号/交易凭证号]为准）发生符合退款条件的情况，乙方希望申请退款，并就退款原因信息的登记、使用和保护事宜，双方经友好协商，达成如下协议：第一条协议目的与适用范围本协议旨在明确双方在乙方申请退款过程中，就乙方提供的退款原因信息的登记、使用、保护等事项的权利与义务。本协议适用于乙方因[请填写具体适用场景，例如：商品存在质量问题、商品描述与实际不符、服务未达到约定标准、个人原因需取消订单等]原因，向甲方提出退款申请的情况。第二条退款原因信息的提供1.乙方承诺，在提出退款申请时，应根据实际情况，真实、准确、完整地陈述导致退款的具体原因，并配合甲方完成相关信息的登记。2.乙方应保证其提供的退款原因信息是基于事实，如因提供虚假信息导致甲方无法正确处理退款申请或产生损失，乙方应承担相应责任。3.乙方可以通过[请填写具体的登记方式，例如：甲方官方网站指定的退款申请表单、甲方客服热线、电子邮件地址、甲方官方APP内退款申请模块等]方式提供退款原因信息。第三条退款原因信息的使用目的甲方接收乙方提供的退款原因信息，主要目的包括：1.审核乙方提出的退款申请，作为决定是否批准退款、退款方式、退款金额以及适用相关退换货政策的重要依据。2.分析各类退款原因的发生情况，以识别服务或产品中存在的问题，改进服务质量、优化产品特性、完善内部流程，预防未来类似问题的发生。3.满足甲方遵守相关法律法规及监管机构对退款信息记录和报告的要求。4.作为客户服务改进的参考，帮助甲方更好地理解客户需求。第四条退款原因信息的使用范围与限制1.甲方同意，仅在实现第二条和第三条约定的目的范围内使用乙方提供的退款原因信息。2.未经乙方事先明确书面同意，甲方不得将乙方提供的退款原因信息用于本协议约定目的之外的任何其他用途，包括但不限于与其他第三方共享（用于unrelatedmarketing）、进行数据挖掘分析（不针对特定个人）、或直接用于向乙方进行其他类型的商业推广活动。3.甲方在将退款原因信息用于内部分析或向第三方提供数据（如为履行甲方义务而需与物流公司、支付平台等共享必要信息）时，将采取不低于对内管理标准的保密措施，并确保接收方对信息承担保密义务。第五条退款原因信息的处理与保护1.甲方作为退款原因信息的控制方，负责对收集到的信息进行安全存储、使用和管理。2.甲方承诺采取合理的、符合行业标准和法律法规要求的技术措施和管理措施（包括但不限于访问控制、加密存储、定期备份、网络安全防护等），确保乙方退款原因信息安全，防止信息泄露、篡改、丢失或被未经授权的访问。3.乙方提供的退款原因信息将根据[请填写具体的存储期限，例如：相关法律法规要求、甲方内部管理规定或交易性质]进行保存。期限届满或不再需要时，甲方将按照法律法规规定或内部政策进行安全删除或匿名化处理，除非法律要求甲方需保留更长时间。第六条乙方的权利与义务除本协议其他条款约定外，乙方还享有以下权利：1.知情权：有权查阅甲方依据本协议约定收集、处理其退款原因信息的情况（以甲方能够提供合理便利的方式）。2.纠正权：如发现甲方记录的其退款原因信息不准确或不完整，有权要求甲方进行更正。3.删除权：在符合相关法律法规规定的条件下（例如，信息已过时、甲方不再需要该信息用于约定目的等），有权要求甲方删除其退款原因信息。4.投诉权：如认为甲方的信息处理行为侵犯其合法权益，有权向甲方投诉，或向有关政府监管部门、消费者协会等机构反映情况。乙方应履行以下义务：1.确保所提供的退款原因信息真实、准确、完整。2.配合甲方完成退款申请流程及可能的信息核实工作。3.遵守本协议及甲方关于保护个人信息的相关规定。第七条甲方的权利与义务除本协议其他条款约定外，甲方还负有以下义务：1.依法合规：确保收集、使用、存储、删除乙方退款原因信息的行为符合《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规的要求。2.尊重隐私：尊重乙方的隐私权，不得非法收集、滥用乙方个人信息。3.保障权利：保障乙方在本协议第六条中享有的知情权、纠正权、删除权等权利的行使，并在收到乙方行使权利的请求时，在合理期限内予以处理和响应。4.保密义务：对在履行本协议过程中获悉的乙方退款原因信息及商业秘密承担保密义务。第八条保密条款双方同意对在履行本协议过程中获悉的对方的商业秘密以及乙方提供的个人信息（包括但不限于退款原因）承担保密义务。未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方披露上述信息，但法律法规另有规定或有权机关依法要求披露的除外。保密期限不因本协议的终止而终止。第九条协议期限与终止1.本协议自双方就本协议所有条款达成一致并（以电子形式）确认时生效，持续有效至乙方申请的退款事宜处理完毕且相关争议解决完毕，或双方协商一致终止，或因不可抗力导致本协议无法履行。2.协议终止后，甲方仍需按照法律法规规定及本协议第五条约定，处理和保留与该次退款相关的必要信息，并在期限届满后安全删除或匿名化处理。第十条违约责任1.若甲方违反本协议第五条、第七条、第八条的约定，给乙方造成损失的，应承担赔偿责任（包括但不限于直接损失、合理的维权费用等）。2.若乙方违反本协议第二条、第六条第一款的约定，提供虚假信息或拒绝配合甲方处理退款申请，甲方有权拒绝处理其退款请求，并可能已产生的处理成本由乙方承担。若因此给甲方造成损失的，乙方应承担相应的赔偿责任。第十一条法律适用与争议解决本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权将争议提交至[请选择：甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼解决/提交至[具体仲裁委员会名称]按照其届时有效的仲裁规则进行仲裁]。第十二条通知与送达双方在本协议首部载明的地址、联系方式为有效联系方式。任何一方变更联系方式，应提前[请填写天数，例如：七（7）]日书面通知对方。按上述有效联系方式发出的通知，视为有效送达。第十三条协议的完整性与修改本协议构成双方就本协议主题事项的完整协议，取代之前所有的口头或书面约定、谅解或安排。对本协议的任何修改或补充，均需以书面形式作出，并经双方授权代表签字或盖章后方能生效。第十四条其他1.若本协议任何条款被认定为无效或不可执行，不影响其他条款的效力