办公楼会议室管理制度

办公楼会议室管理制度

第一章总则

为确保办公楼会议室的高效管理与利用，提高会议效率，规范会议流程，制定

本管理制度。以下总则对会议室的管理、使用、维护等方面作出基本规定。

一、目的与原则

1.本制度旨在加强会议室管理，保障会议的顺利进行，提高工作效率。

2.遵循公平、公正、公开的原则，合理安排会议室的使用，确保资源合理分

配。

3.提倡节约、环保，降低会议成本，提高会议质量。

二、适用范围

1.本制度适用于办公楼内所有会议室的管理与使用。

2.凡在办公楼内举行的各类会议，均应遵守本制度。

三、会议室分类

1.按照容纳人数、设备配置等因素，将会议室分为大、中、小三种类型。

2.根据会议性质和需求，合理选择会议室类型。

四、管理与责任

1.行政管理部门负责会议室的日常管理与维护工作。

2.会议组织者负责会议的筹备、召开及会议纪要的整理与跟踪落实。

3.会议室使用者应遵守会议室管理规定，爱护设备，保持环境整洁。

五、制度修订

1.本管理制度根据实际情况，适时进行调整和修订。

2.修订后的管理制度应广泛征求各部门意见，并报公司领导审批。

六、违规处理

1.对违反本管理制度的行为，将按照公司相关规定予以处理。

2.情节严重者，将追究相关责任人的法律责任。

本管理制度自发布之E起实施，请各部门认真贯彻执行。如有疑问，请及时与

行政管理部门联系。后续章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会

议室管理规定等内容。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，本章对会议的筹备、召开、结束等环

节进行详细规定。

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议组织者应根据工作需要，明确会议的主题和目

标，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：会议组织者应制定详细的会议议程，包括会议时间、地点、

参会人员、议题、预计时长等。

3.通知参会人员：会议组织者应在会议召开前至少3个工作日，向参会人员发

送会议通知，明确会议议程、时间、地点等信息。

4.准备会议材料：会议蛆织者应提前准备好会议所需的材料，包括会议议程、

相关文件、报告等，并确保参会人员提前收到。

5.确保会议室设备正常运行：会议组织者应提前检查会议室的设备，包括音

响、投影仪、电脑等，确保会议期间设备正常运行。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，参会人员应按时到达会议室，进行签到。

2.会议主持人：会议主持人负责组织会议，按照议程逐项进行讨论，确保会议

有序进行。

3.会议记录：会议组织者应指定专人负责会议记录，记录会议内容、结论、待

办事项等。

4.会议发言：参会人员应遵守会议纪律，围绕会议主题积极发言，禁止讨论与

会议无关事项。

5.会议决策：会议主持人应根据讨论情况，适时提出决策建议，经参会人员表

决通过后形成会议决议。

三、会议结束

1.总结发言：会议主持人应对会议成果进行总结，明确下一步工作计划。

2.会议纪要：会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的整理，

经会议主持人审核后发送给参会人员。

3.跟踪落实：会议组织者应负责对会议决议的执行情况进行跟踪，确保会议成

果得以落实。

4.会议室整理：会议结束后，参会人员应将会议室整理干净，确保设备归位、

资料归档。

本章对会议流程进行了详细规定，旨在提高会议效率，确保会议目标的实现。

请各部门认真遵守，共同推进公司各项工作。后续章节将阐述会议纪要的跟踪

落实、会议室管理规定等内容。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议内容的记录，会议决议的载体，其跟踪落实是确保会议效果的

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，以备日后查阅。

2.会议纪要的查阅权限应按照公司信息保密要求设定，确保信息安全。

本章对会议纪要的跟踪落实进行了详细规定，旨在强化会议决议的执行力，确

保公司各项工作有序推进。请各部门认真执行，共同提高公司管理水平。后续

章节将阐述会议室管理规定及附则等内容。

第四章会议室管理规定

会议室是公司进行会议、培训、接待等重要活动的主要场所，为保障会议室的

高效使用和良好环境，特制定以下管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政管理部门提交会议室申请，

明确会议时间、参会人数、会议类型等信息。

2.行政管理部门根据会议室使用情况，合理安排会议室资源，并在收到申请后

2个工作日内回复。

3.会议室预订应遵循先到先得的原则，对于紧急或重要会议，行政管理部门有

权进行适当调整。

二、会议室使用

1.会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、进食或在会议室内举办与工作无关

的活动。

2.使用会议室时，应爱护室内设施，如遇设备故障，应及时通知行政管理部门

进行维修。

3.会议结束后，参会人员应将会议室恢复原状，包括整理桌椅、关闭设备、清

理垃圾等。

三、会议室设备管理

1.行政管理部门负责会议室设备的日常维护、保养和更新，确保设备正常运

行。

2.会议组织者在使用会议室前，应提前熟悉设备操作，必要时可向行政管理部

门寻求技术支持。

3.未经许可，禁止私自携带外来设备连接会议室内的电脑、投影仪等设备。

四、会议室安全与保密

1.会议室使用者应遵守公司安全与保密规定，不得泄露会议内容和涉及的商业

秘密。

2.行政管理部门应定期检查会议室的安全设施，如消防设备、监控系统等，确

保会议室安全。

3.严禁在会议室进行可能影响公司安全和形象的活动。

本章对会议室的管理规定进行了详细阐述，旨在为各部门提供一个有序、高

效、安全的会议环境。请各部门严格遵守，共同维护会议室的正常运行。后续

章节将阐述附则等内容。

第五章附则

为确保本管理制度的实施效果，特制定以下附则：

一、解释权

本管理制度的最终解释权归公司行政管理部门所有。

二、修订与废止

1.本管理制度将根据公司发展需要和实际运行情况进行适时修订。

2.修订后的管理制度应广泛征求各部门意见，并报公司领导审批后公布实施。

3.本管理制度的废止，需由公司领导审批，并以书面形式通知全体员工。

三、实施日期

本管理制度自发布之E起实施，原有相关规定与本管理制