公文写作规范与格式范例汇编

公文写作规范与格式范例汇编公文作为党政机关、企事业单位实施管理、传递信息的核心工具，其写作规范与格式的严谨性直接关系到工作指令的传达效率、决策部署的落地效果。掌握规范的公文写作方法，不仅能提升文书的权威性与严肃性，更能在公务活动中实现“文以载道、文以辅政”的核心价值。本文结合《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》（GB/T____）等规范要求，系统梳理公文写作的核心规则、格式要点及典型文种范例，为实务工作提供参考。一、公文写作的基本规范（一）行文规则1.文种选用规范公文文种需根据行文目的、职权范围及行文关系精准选择。例如，“请示”用于向上级机关请求指示或批准，需遵循“一文一事”“主送一个机关”的原则；“报告”用于向上级汇报工作、反映情况，不得夹带请示事项；“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问答复问题，语言需平和得体。2.行文关系与方向上行文（如请示、报告）：需遵循“逐级行文”原则，一般不得越级请示；若遇紧急情况需越级，应同时抄送被越过的上级机关。下行文（如通知、批复）：可主送多个下级机关，必要时可抄送相关平级或不相隶属机关。平行文（如函）：主送平级或不相隶属机关，需注意语气谦和，避免指令性表述。3.保密与紧急程度标注涉密公文需在版头标注“绝密”“机密”“秘密”及保密期限（如“机密★1年”）；紧急公文标注“特急”“加急”，紧急程度与密级需顶格编排在版心左上角。（二）格式规范（依据GB/T____）公文格式分为版头、主体、版记三部分，各要素需严格遵循以下要求：1.版头部分（首页红色分隔线以上）份号：涉密公文需标注，用6位阿拉伯数字顶格编排在左上角第1行（如“____”）。发文字号：由机关代字、年份、发文顺序号组成（如“XX发〔2024〕1号”），年份用六角括号，顺序号不加“第”字、不编虚位。签发人：上行文需标注，居右空1字，“签发人”三字与姓名空1字排列（如“签发人：XXX”）。2.主体部分（红色分隔线以下、版记以上）标题：由发文机关名称、事由、文种组成（如“XX市人民政府关于开展安全生产专项检查的通知”），一般用2号小标宋体字，居中排布。主送机关：顶格写全称或规范化简称，多个机关用顿号分隔（如“各县（区）人民政府，市政府各部门：”）。正文：用3号仿宋体字，每自然段左空2字，结构清晰（可分“背景目的—工作要求—执行说明”等逻辑层次）。附件说明：标注“附件：1.XXX2.XXX”（附件名称后不加标点），居左空2字，与正文空一行。成文日期：用阿拉伯数字标注（如“2024年X月X日”），右空4字，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。印章：加盖发文机关印章，骑年盖月；特殊情况（如纪要、普发性公文）可省略印章，但需确保成文日期与发文机关署名规范。3.版记部分（末页红色分隔线以下）抄送机关：标注需知晓或协助执行的机关，居左空1字，用4号仿宋体字（如“抄送：市委办公室，市人大常委会办公室”）。印发机关和日期：印发机关左空1字，日期右空1字，用4号仿宋体字（如“印发机关：XX市人民政府办公室2024年X月X日”）。二、典型公文文种的格式与范例（一）通知（下行文，适用范围最广）1.适用场景用于发布规章制度、转发文件、部署工作、告知会议/活动安排等，需明确“做什么、怎么做、何时做”。2.格式要点标题：可省略发文机关（如“关于召开全市经济工作会议的通知”），事由需精准概括。正文：开头说明发文背景（如“为贯彻落实全省经济工作会议精神”），主体分条列项明确任务（含责任主体、时间节点），结尾可加“请遵照执行”等要求。3.范例：XX市人民政府办公室关于开展2024年春季安全生产大检查的通知各县（区）人民政府，市安委会各成员单位：为切实防范化解重大安全风险，保障人民群众生命财产安全，根据《省安委会关于开展春季安全生产专项整治的通知》（X安委〔2024〕X号）要求，现就我市春季安全生产大检查工作通知如下：一、检查范围全市矿山、建筑施工、危险化学品、消防等重点行业领域。二、重点任务（一）矿山领域：……（略）（二）建筑施工领域：……（略）三、时间安排本次检查自2024年X月X日开始，至X月X日结束，分三个阶段推进：1.自查自纠阶段（X月X日—X月X日）：各单位对照标准开展自查，形成问题清单；2.集中检查阶段（X月X日—X月X日）：市安委会组织专项检查组实地督查；3.整改提升阶段（X月X日—X月X日）：各单位限期整改，报送总结报告。四、工作要求（一）提高政治站位，强化责任落实……（略）（二）严格执法检查，严肃追责问责……（略）附件：1.春季安全生产检查标准（矿山类）2.重点行业检查任务分解表XX市人民政府办公室2024年X月X日（二）请示（上行文，请求批准/指示）1.适用场景向上级请求批准事项（如项目立项、经费拨付）、请求指示（如政策适用疑问），需遵循“一文一事、单头请示”。2.格式要点标题：明确请求事项（如“关于申请拨付XX项目建设经费的请示”）。正文：开头说明请示背景（如“因XX项目建设进入关键阶段，需资金支持”），主体详述请求内容（含理由、数据支撑），结尾用“妥否，请批示”“以上请示，盼复”等结语。3.范例：XX县教育局关于申请新建XX中学教学楼项目经费的请示XX市教育局：为解决我县城区学位紧张问题，根据《XX市基础教育设施建设三年行动计划（____）》要求，我县拟新建XX中学教学楼一栋，现就项目经费申请事宜请示如下：一、项目基本情况该项目总建筑面积X平方米，可新增学位X个，总投资估算X万元，资金来源为申请上级专项资金与县财政配套。二、经费申请理由（一）我县现有初中在校生X人，公办学校学位缺口达X个，项目建成后可有效缓解入学压力；（二）项目已完成立项、规划审批，施工图纸已通过审核，具备开工条件。三、申请经费金额及用途申请上级专项资金X万元，主要用于：1.主体工程建设：X万元；2.教学设备采购：X万元；……妥否，请批示。XX县教育局2024年X月X日（三）函（平行文/不相隶属机关间行文）1.适用场景商洽工作（如合作项目）、询问答复（如政策咨询）、请求协助（如调取资料），语言需谦和，避免命令语气。2.格式要点标题：可省略“关于”前的机关（如“XX公司关于商洽校企合作事宜的函”）。正文：开头说明发函目的（如“为深化产教融合，我司拟与贵校开展合作”），主体分点说明合作内容、需求，结尾用“盼复”“请予支持为盼”等。3.范例：XX职业技术学院关于商洽校企合作共建实训基地的函XX科技有限公司：为贯彻落实《国家职业教育改革实施方案》，提升职业教育人才培养质量，我校拟与贵司共建“智能制造实训基地”，现函商如下：一、合作内容（一）基地建设：贵司提供先进设备（价值约X万元），我校提供场地（X平方米），共同建设集教学、实训、科研于一体的基地；（二）人才培养：贵司选派技术骨干参与课程开发，我校每年输送X名实习生到贵司实践。二、合作保障双方签订合作协议，明确权责、经费分担及成果共享机制。三、需贵司支持事项请贵司于X月X日前反馈合作意向，以便我校安排下一步对接。盼复为荷！XX职业技术学院2024年X月X日（四）会议纪要（记录会议成果，可上行、下行、平行）1.适用场景记录会议主要情况、决议事项，用于传达会议精神、明确工作分工，需客观准确反映会议共识。2.格式要点标题：一般为“XX会议纪要”或“关于XX会议的纪要”（如“XX市政府常务会议纪要”）。正文：开头说明会议时间、地点、主持人、参会人员（如“2024年X月X日，市长XXX主持召开市政府第X次常务会议，研究XX事项，现纪要如下：”），主体分条列项记录决议（含责任单位、完成时限）。结尾：可省略，若需强调执行，可加“请各单位遵照执行”。3.范例：XX市政府第X次常务会议纪要2024年X月X日，市长XXX主持召开市政府第X次常务会议，传达学习全省优化营商环境会议精神，研究我市贯彻落实意见，审议《XX市招商引资若干政策》。现纪要如下：一、关于优化营商环境工作会议强调，要以全省会议精神为指导，聚焦企业“急难愁盼”，从三方面发力：1.简化审批流程：由市行政审批局牵头，2024年X月底前梳理公布“一件事一次办”清单，将企业开办时间压缩至1个工作日；2.强化要素保障：市自然资源局、市住建局联合制定工业用地“标准地”出让方案，X月X日前报市政府审议；3.开展专项整治：市市场监管局牵头，X月启动涉企乱收费专项检查，严肃查处违规行为。二、关于《XX市招商引资若干政策》（送审稿）会议原则通过该政策，由市投促局根据以下意见修改后印发：1.增加“总部经济”支持条款，对年纳税超X万元的总部企业，给予办公用房租金补贴；2.明确外资项目奖励标准，对实际利用外资超X万美元的项目，按投资额1%给予奖励（最高X万元）；3.政策有效期延长至2026年，每年由市财政局安排X万元专项资金。出席：XXX、XXX、XXX（名单略）列席：XXX、XXX（名单略）记录：XXXXX市政府办公室2024年X月X日三、公文写作常见错误与规避方法（一）文种使用错误错误示例：《关于XX项目进展情况的请示》（报告与请示混淆，报告无需上级批复，请示需批复）。规避方法：牢记文种适用场景，“请示”是“请求行动”，“报告”是“汇报情况”；若需上级决策，用请示；若仅汇报，用报告。（二）格式不规范错误示例：发文字号写成“XX发（2024）1号”（括号错误，应为六角括号〔〕）；成文日期写成“二〇二四年X月X日”（需用阿拉伯数字）。规避方法：严格对照GB/T____标准，使用六角括号、阿拉伯数字标日期，印章骑年盖月。（三）内容表述问题错误示例：“请领导尽快批一下，我们等着用钱”（口语化，不符合公文正式性）。规避方法：使用规范表述（如“请予审批为盼”），避免模糊表述（如“大概”“差不多”），数据、时间需精准。（四）逻辑结构混乱错误示例：请示中同时请求“拨付经费”和“调整项目工期”（一