建筑项目材料采购管理条例

建筑项目材料采购管理条例第一章总则为规范建筑项目材料采购行为，保障工程质量、施工进度与成本可控，依据国家法律法规及行业规范，结合项目管理实际，制定本条例。本条例适用于公司所有建筑工程项目的材料采购管理（含材料计划编制、供应商选择、合同签订、质量验收、成本控制及监督管理等环节）。材料采购管理遵循合规性、质量优先、经济合理、公开透明原则：合规性：严格遵守法律法规与公司制度，确保流程合法合规；质量优先：以工程质量为核心，优先选择质量可靠、性能达标的材料；经济合理：在保障质量的前提下，通过市场调研、资源整合降低成本；公开透明：采购过程公开公平，杜绝暗箱操作，确保行为可追溯。第二章采购流程管理第一节需求计划编制1.计划提报：项目施工部门依据施工进度、图纸要求及现场需求，提前15个工作日编制《材料需求计划表》（明确名称、规格、数量、技术参数、进场时间），经项目技术负责人审核后提交采购部门。2.计划审核：采购部门联合预算、技术部门审核计划：预算部门核对数量与预算工程量的匹配性，技术部门复核技术参数准确性，确保计划科学合理。3.计划调整：因设计变更、方案调整需变更计划的，项目部门提交《采购计划变更申请》，经原审核部门确认后，采购部门同步调整安排。第二节采购方式选择1.招标采购：单项合同估算价超限额的大宗材料（如钢筋、混凝土）或技术复杂、供应商较多的材料，采用公开/邀请招标。流程遵循《招标投标法》，经“编制招标文件→发布公告→评标→确定中标商”环节实施。2.询价采购：金额未达招标限额但需比价的材料，邀请至少3家合格供应商询价，对比报价、质量、交货期，形成《询价对比表》，经部门负责人审批后确定供应商。3.直接采购：仅限以下情形：①独家生产/供应的材料；②紧急抢险救灾需立即进场的材料；③长期合作协议内的补充采购。需提交《直接采购申请》（说明原因及供应商依据），经项目负责人、分管领导审批后实施。第三节供应商管理1.供应商准入：建立《合格供应商库》，新供应商需提交营业执照、生产许可证、检测报告、业绩证明等资料，经实地考察（生产能力、质量管控、售后等）后，由技术、质量、采购部门联合评审，通过后方可入库。2.供应商评价：每季度对合作供应商综合评价（质量40%、交货及时性30%、售后20%、价格10%），结果分为“优秀、良好、合格、不合格”。不合格供应商暂停合作，连续两次不合格则移出合格库。3.供应商合作：优先从合格库中选择合作对象；选用库外供应商需重新评审，严禁未经评审擅自合作。第三章合同管理第一节合同签订1.条款拟定：合同明确标的（名称、规格、数量）、质量标准（国标/行标/企标）、交货方式、期限、付款方式（预付款、进度款、质保金）、违约责任、争议解决方式等核心条款，确保权责清晰。2.合同审核：签订前经法务（合法性）、财务（付款合理性）、技术（质量符合性）部门审核，通过后由授权代表签署。3.合同备案：签订后的合同在采购、项目、财务部门分别备案，确保信息同步。第二节合同履行1.交货跟踪：采购部门建立《采购合同执行台账》，跟踪交货进度；若出现逾期风险，及时沟通并要求供应商提交整改计划，必要时启动违约追责。2.合同变更：因设计变更、需求调整需变更合同的，签订书面补充协议，审核、备案流程与原合同一致。3.付款管理：财务部门严格按合同约定付款，付款前核对交货验收单、检测报告等凭证，确保资料齐全、手续合规。第四章质量管控第一节进场验收1.验收流程：材料进场时，项目材料员、质检员、监理工程师共同验收：核对规格、数量与合同/送货单是否一致，检查合格证、检测报告、质量保证书是否齐全有效。2.抽样送检：对结构安全、功能性材料（如钢筋、水泥），按规定比例现场抽样，送第三方检测机构检验，合格后方可使用。抽样送检留存影像资料及报告，建立《材料检测台账》。3.不合格处理：验收/检测不合格的材料，立即通知供应商退货/换货，在《材料验收记录》中注明原因及处理结果，严禁流入施工现场。第二节过程管控1.仓储管理：材料进场后按品种、规格分类存放，做好防潮、防火、防盗措施；易燃易爆、化学危险品单独存放并配备专人管理。2.使用监督：施工过程中，质检员监督材料使用，严禁擅自更换品牌、规格或使用不合格材料，发现问题立即整改并追溯责任。第五章成本控制第一节价格管控1.市场调研：采购部门建立材料价格信息库，定期调研行情、分析波动趋势，为采购决策提供依据；对价格波动大的材料，合理安排采购时机，规避风险。2.比价管理：无论何种采购方式，均需多渠道比价（厂家直购、经销商、电商平台等），确保价格合理。比价过程留存书面记录，说明差异原因。第二节库存与资金管理1.库存优化：项目部门依据施工进度安排进场时间，避免积压/短缺。建立《材料库存台账》，定期盘点，积压材料及时调剂/处置，短缺材料提前预警。2.资金统筹：财务部门结合采购计划与资金状况，合理安排付款节奏，争取供应商付款优惠（预付款折扣、账期延长等），提高资金效率。第六章监督与责任第一节内部监督1.审计检查：审计部门定期审计采购活动，重点检查流程合规性、合同执行、资金使用、质量管控等，发现问题下达整改通知并跟踪落实。2.廉政监督：采购过程接受纪检部门监督，严禁采购人员与供应商串通、收受回扣。设立举报渠道，对举报属实者给予奖励。第二节责任追究与奖励1.违规处罚：对以下行为视情节给予警告、记过、降职、开除等处分，涉嫌违法移交司法：①擅自变更计划/方式；②选用不合格供应商/材料；③隐瞒价格差异、虚报费用；④收受供应商财物。2.奖励机制：对提出合理化建议（优化方案、降本）、发现重大隐患/违规的人员，给予绩效奖励或荣誉表彰。第七章附则1