人力资源管理手册流程指南

人力资源管理手册内部流程指南一、适用范围与工作场景本指南适用于企业人力资源部门日常内部管理流程操作，涵盖员工从入职到离职全生命周期中的关键环节管理场景，包括但不限于新员工信息登记、岗位异动办理、考勤异常处理、员工档案更新等。同时为各部门负责人及员工提供流程参考，保证人力资源管理标准化、规范化，提升跨部门协作效率。二、核心内部流程操作指南（一）新员工入职信息登记流程操作步骤：需求发起：用人部门确认新员工入职需求后，填写《人员增补申请表》，注明岗位名称、入职日期、任职要求等信息，提交至人力资源部。资料预审：人力资源部核对《人员增补申请表》与招聘流程结果，确认新员工已通过面试、背景调查等环节，通知员工提交入职资料。资料提交：员工按《入职资料清单》（含证件号码复印件、学历学位证书复印件、一寸照片、银行卡信息等）准备资料，于入职当日提交至人力资源部。信息录入：人力资源专员核对资料原件与复印件，在人力资源信息系统中录入员工基本信息（姓名、*、证件号码号、岗位、部门、入职日期等），员工工号。资料归档：将员工入职资料分类整理至员工档案袋，标注“入职资料”字样，存入档案柜，同步更新电子档案索引。配套表格：《人员增补申请表》《入职资料清单》《员工基本信息登记表》（样表如下）员工基本信息登记表姓名（*）证件号码号入职日期工号银行卡号关键要点：资料需核对原件，保证信息真实、完整；证件号码号、银行卡号等敏感信息需加密存储，仅授权人员可查阅。信息系统录入后，需同步同步至考勤、薪酬、社保等关联模块，避免数据断层。（二）员工岗位异动管理流程操作步骤：异动申请：员工因晋升、调岗、降职等需求异动时，由员工本人或直接上级填写《岗位异动申请表》，注明异动类型、原岗位/新岗位、生效日期、异动原因等，提交至人力资源部。部门审核：员工原部门负责人确认异动对部门工作的影响，新部门负责人评估员工适配度，双方在《岗位异动申请表》上签字确认。人力资源部审批：人力资源部审核异动理由的合规性（如晋升是否符合晋升机制、调岗是否协商一致），报分管领导审批。信息变更：审批通过后，人力资源专员在信息系统中更新员工岗位、部门、汇报关系等信息，《岗位异动通知单》分发至员工、原部门、新部门及财务部。交接与生效：员工与原部门办理工作交接，新部门安排入职引导，异动生效日期起，员工薪酬、考勤等按新岗位标准执行。配套表格：《岗位异动申请表》《岗位异动通知单》（样表如下）岗位异动通知单员工姓名（*）所属部门（原）异动类型审批人签字备注关键要点：异动需基于业务需要及员工发展，避免随意调整；涉及薪酬变动的，需同步填写《薪酬调整申请表》，按薪酬审批流程办理。交接内容需具体（工作文件、客户资源、设备物品等），交接双方及监交人（通常为部门负责人）签字确认，保证工作连续性。（三）考勤异常处理流程操作步骤：异常记录：员工每月考勤周期结束后，通过考勤系统查询打卡记录，发觉迟到、早退、旷工、未打卡等异常情况，需在3个工作日内填写《考勤异常说明表》，注明异常日期、原因、证明材料（如医院病历、出差审批单等）。部门审核：部门负责人审核《考勤异常说明表》的真实性，确认异常原因是否合理（如因公外出需附出差审批单，病假需附医院证明），签字后提交至人力资源部。人力资源部复核：人力资源部核对考勤系统记录与《考勤异常说明表》，检查证明材料是否齐全、有效，对存疑情况可联系员工或部门负责人核实。结果确认：复核通过后，人力资源部在考勤系统中更新异常记录，《考勤异常处理结果表》反馈至员工及部门；复核不通过的，按旷工或迟到早退标准处理。薪酬关联：每月薪酬核算前，人力资源部导出当月考勤异常处理结果表，提交财务部作为薪酬扣款或补发依据。配套表格：《考勤异常说明表》《考勤异常处理结果表》（样表如下）考勤异常说明表员工姓名（*）异常日期异常原因证明材料员工签字关键要点：考勤异常需在规定时限内提交说明，逾期未提交且无合理原因的，视为旷工处理。证明材料需真实有效，伪造证明材料将按相关规定处理，保证考勤数据的严肃性。（四）员工档案更新与维护流程操作步骤：变更触发：员工信息发生变更（如联系方式更新、学历提升、婚姻状况变更等），由员工本人填写《员工信息变更申请表》，注明变更项、原信息、新信息及变更原因，附相关证明材料（如学历证书、户口本等）。资料审核：人力资源部核对《员工信息变更申请表》与证明材料，确认变更信息真实、合规，审核通过后接收证明材料复印件。信息更新：人力资源专员在信息系统中更新员工对应信息，同步更新电子档案及纸质档案索引，保证线上线下信息一致。档案归档：将变更证明材料复印件分类存入员工档案袋，标注“信息变更材料”及变更日期，归档时与原有资料顺序排列，保持档案完整性。反馈确认：更新完成后，通过系统或邮件向员工反馈变更结果，员工可在1个工作日内核对信息，如有异议及时反馈。配套表格：《员工信息变更申请表》（样表如下）员工信息变更申请表员工姓名（*）工号变更项原信息变更原因证明材料□学历证书□户口本□其他员工签字提交日期关键要点：员工信息变更需由本人申请，代办的需提供授权委托书及双方证件号码复印件，保证信息变更的合规性。档案材料需按“一人一档”原则管理，档案查阅需经人力资源部负责人批准，查阅人需登记《档案查阅记录表》，保证档案安全。三、通用操作规范与风险提示信息保密要求：人力资源部人员需严格遵守保密协议，不得泄露员工个人信息（如证件号码号、薪酬、家庭情况等），信息存储需加密，纸质档案存放于带锁档案柜，电子档案设置访问权限。资料归档时限：入职、异动、考勤异常、信息变更等资料需在办理完成后5个工作日内完成归档，保证档案资料的及时性、完整性。流程时效管理：各环节审批需在2个工作日内完成（特殊情况除外），逾期未审批的，流程自动提交至上一级负责人，避免流程延误。风险规避：员工入