合同审查管理标准化模板工具

合同审查管理标准化模板工具一、适用场景与价值定位本工具适用于企业法务部门、合同管理专员、项目负责人及业务经办人，用于规范合同审查全流程，保证合同条款合法合规、权责清晰、风险可控。无论是采购合同、服务协议、租赁合同，还是合作框架协议等，均可通过标准化模板实现高效审查，减少因条款疏漏导致的法律纠纷及经济损失，同时提升合同审批效率，统一企业合同管理标准。二、标准化操作流程（一）合同接收与初步登记资料收集：接收合同文本及相关附件（如技术协议、补充函、对方主体资格证明等），核对合同是否完整（含签字页、公章页等），确认合同类型（如买卖、服务、承揽等）及对应的审查模板。信息登记：填写《合同基本信息登记表》，记录合同名称、编号、签订主体（甲方/乙方）、合同金额、签订日期、经办人*、接收日期等基础信息，唯一合同编号（如“HT-年份-部门-序号”），便于后续跟进。（二）审查准备与要点明确背景资料梳理：收集与合同相关的业务背景资料（如项目立项文件、招投标记录、往来邮件等），明确合同目的、交易背景及双方核心诉求，避免审查脱离业务实际。审查要点确认：根据合同类型，从《合同审查要点清单》中选取对应模块，重点审查主体资格、合同标的、权利义务、违约责任、争议解决等核心条款，明确审查优先级（如主体资格为“一票否决”项）。（三）逐项审查与风险识别主体资格审查：核对对方营业执照、授权委托书等文件，确认签约主体是否为合法存续的企业/组织，代理人是否具有有效授权（避免超越代理权限）。查询对方是否为失信被执行人、重大税收违法案件当事人等（可通过公开信息渠道核实），评估履约能力。合同标的与条款审查：标的描述：明确标的名称、规格、型号、数量等是否具体，避免模糊表述（如“一批货物”需明确数量、质量标准）。权利义务：审查双方权利义务是否对等，如付款条件与交付义务是否匹配，验收标准是否清晰可执行。违约责任：违约条款是否明确（如逾期付款的违约金计算方式、违约责任上限是否合理），是否存在“免责条款”或“不公平责任免除”情形。争议解决：明确争议解决方式（诉讼/仲裁）、管辖法院/仲裁机构是否约定明确（如“由甲方所在地人民法院管辖”需具体到城市），避免约定“由某地法院管辖”但未明确具体级别。合规性审查：审查合同内容是否符合法律法规（如《民法典》《公司法》等）、行业监管规定（如金融、医疗行业特殊要求）及企业内部管理制度（如“三重一大”决策流程）。涉及行政审批事项（如特种设备生产许可）的，确认合同是否包含取得相关许可的约定。风险等级划分：根据条款风险程度，将风险分为“高、中、低”三级：高风险：主体不适格、核心条款缺失（如质量标准、违约责任）、违法约定（如“霸王条款”）；中风险：权利义务部分不对等、违约责任不明确、争议解决约定模糊；低风险：表述歧义、格式瑕疵等不影响合同实质履行的内容。（四）审查意见反馈与修订意见出具：根据审查结果，填写《合同审查意见反馈表》，针对高风险问题需明确“必须修改”，中风险问题建议“优先修改”，低风险问题可标注“建议优化”，并注明修改依据（如“根据《民法典》第527条，格式条款提供方需履行提示义务”）。沟通修订：将审查意见反馈至业务经办人*及对方（如需），组织双方就重大争议条款进行沟通，明确修订方向。修订确认：对方修订后，重新审查修订内容，保证所有高风险问题已解决、中风险问题妥善处理，形成最终审查版本，由审查人*签字确认。（五）审批与签署管理审批流程：根据合同金额及重要性，提交至对应审批人（如部门负责人、分管领导、法务总监*），审批人需在《合同审批表》签署意见，保证审批流程符合企业规定。签署规范：审批通过后，由授权经办人*在合同文本上签字并加盖企业公章（或合同专用章），保证签字与公章清晰、完整，避免“骑缝章”遗漏（多页合同需加盖骑缝章）。（六）归档与后续管理电子归档：将最终合同文本、审查意见表、审批表、相关附件等扫描存档，按合同编号分类存储至企业合同管理系统，设置查阅权限（仅相关人员可访问）。索引建立：在归档登记表中记录合同编号、名称、归档日期、保管人、借阅记录（如有），保证后续查阅便捷。履约跟踪：合同生效后，由业务部门负责跟踪履约情况（如付款进度、交付验收），发觉履约异常及时反馈法务部门，必要时启动违约处理流程。三、核心模板工具清单（一）合同基本信息登记表序号合同编号合同名称签订主体（甲方/乙方）合同类型合同金额（元）签订日期经办人*接收日期备注1HT-2024-采购-001办公设备采购合同A公司/B公司买卖合同150,0002024-03-15张*2024-03-16含技术协议附件（二）合同审查要点清单表（节选，以采购合同为例）审查模块审查要点审查标准风险等级主体资格乙方营业执照营业执照在有效期内，经营范围包含采购标的高风险主体资格乙方授权委托书授权范围明确，代理人签字与证件号码一致高风险合同标的标的名称、规格、数量与采购订单一致，无模糊描述中风险权利义务交付时间、地点明确具体日期（如“2024年4月30日前”）及交付地点（如“A公司仓库”）中风险违约责任逾期付款违约金按逾期金额日万分之五计算，不超过合同总额10%中风险争议解决管辖法院约定“由甲方所在地有管辖权的人民法院管辖”低风险（三）风险识别与应对表风险类型具体风险描述风险等级应对建议法律风险合同未约定质量异议期，可能导致质量纠纷高风险增加“买方应在收货后15日内提出质量异议，逾期视为合格”条款商业风险乙方未约定履约保证金，增加乙方违约风险中风险要求乙方支付合同总额10%作为履约保证金，待交付验收后退回合规风险合同条款与《招标投标法》冲突（如未经招标直接签订）高风险补充招标程序或重新履行合规审批流程（四）审查意见反馈表合同编号审查人*审查日期问题类型具体条款（如第3条第2款）问题描述修改建议处理状态HT-2024-采购-001李*2024-03-17高风险第4条第1款未明确验收标准，仅写“符合行业要求”修改为“符合GB/T19001-2016质量管理体系标准”已修订HT-2024-采购-001李*2024-03-17中风险第5条第3款违约责任未约定上限增加“违约金总额不超过合同总额的20%”待修订（五）修订记录表修订版本修订内容修订人*修订日期审核人*审核日期V1.0初始版本张*2024-03-15--V1.1修订验收标准、违约责任上限王*2024-03-18李*2024-03-19（六）归档登记表归档编号合同名称合同编号归档日期保管人*借阅记录（借阅人*、借阅日期、归还日期）备注GD-2024-采购-001办公设备采购合同HT-2024-采购-0012024-03-20赵*无含扫描件及审批文件四、使用关键注意事项（一）审查前准备充分务必收集完整的合同背景资料，避免因信息不全导致审查遗漏（如未知晓项目紧急性而忽略付款条款合理性）。对于重大合同，可邀请业务部门、财务部门共同参与审查，保证条款兼顾法律合规与业务需求。（二）风险等级划分清晰高风险问题必须整改，如主体不适格、核心条款缺失，此类问题直接关系到合同效力及企业权益；中风险问题需优先处理，避免履约过程中产生争议；低风险问题可酌情优化，提升合同严谨性。（三）意见反馈及时有效审查意见需具体、可操作，避免“表述不清”“需修改”等模糊表述，应明确修改方向及依据（如“根据《民法典》第502条，合同自成立时生效，建议删除‘合同需经甲方上级单位批准后生效’条款”）。对于对方提出的异议，需及时沟通协调，避免因拖延影响合同签订进度。（四）修订与审批流程