供应商信息录入与评估管理模板

供应商信息录入与评估管理模板一、应用背景与适用范围在企业采购与供应链管理中，供应商作为关键外部资源，其信息的准确性与评估的科学性直接影响采购质量、成本控制及业务连续性。本模板适用于企业采购部门、供应链管理团队及质量监管部门，用于规范新供应商准入、现有供应商信息维护及定期绩效评估全流程，保证供应商管理标准化、数据化、可追溯。具体场景包括：新供应商合作前的信息采集与资质审核、年度供应商绩效综合考评、供应商分级分类管理、合作风险预警等。二、详细操作流程（一）供应商信息收集与初步登记信息收集启动：采购专员根据业务需求（如新品开发、现有供应商替换等），向潜在供应商发出《供应商信息收集函》，明确需提供的资料清单（包括但不限于营业执照、资质证书、产品目录、生产能力说明、质量体系认证文件等）。资料接收与登记：收到供应商反馈资料后，由专人（建议为采购助理*某）在《供应商资料接收登记表》中记录供应商名称、资料提交日期、资料完整性（如“齐全”“待补充文件”）及接收人，并同步扫描存档电子版，保证纸质与电子资料一致。（二）供应商信息录入系统系统登录与新建：登录企业供应商管理系统（如ERP/SRM系统），“供应商新增”，进入信息录入界面。基础信息填写：依次录入供应商全称（与营业执照一致）、统一社会信用代码、注册地址、经营地址、法定代表人、联系人（姓名、职务、办公电话，禁止填写手机号）、开户银行、银行账号（仅系统加密显示）、主营产品/服务类别、合作历史（如有，需注明合作起始时间、合作项目）。资质文件：将扫描后的营业执照、资质证书（如ISO9001、行业生产许可证等）等文件至系统对应模块，保证文件清晰、在有效期内，并标注资质类型及有效期起止日期。信息提交与初审：录入完成后，“提交”，系统自动推送至采购经理*某进行初审，重点核对信息完整性、资质文件有效性及与业务需求的匹配度。（三）供应商资质审核与现场考察（如需）资质审核：采购经理某在2个工作日内完成初审，对符合要求的供应商通过系统审核；对资料不全或资质不符的，退回至采购助理某，注明补充要求（如“请补充3个月内有效期内的ISO9001认证”）。现场考察（高风险或关键物料供应商）：对于涉及核心物料、大宗采购或首次合作的供应商，由采购经理*某牵头，联合质量部、技术部组成考察小组，依据《供应商现场考察checklist》进行实地评估，考察内容包括生产环境、设备状况、工艺流程、质量控制能力、仓储物流条件等，并填写《现场考察记录表》，附考察照片（需隐去敏感信息）。（四）供应商分类与评估指标设定供应商分类：根据供应商提供的物料/服务类型（如原材料、零部件、服务类）、战略重要性（如战略供应商、重点供应商、普通供应商）及合作风险等级，在系统中对供应商进行分类标注，便于后续差异化评估。评估指标设定：结合供应商类型，从质量、交付、服务、价格、合规性五个维度设定评估指标及权重（示例：战略供应商质量权重40%、交付30%、服务15%、价格10%、合规性5%；普通供应商可调整权重为质量30%、交付30%、服务20%、价格15%、合规性5%），明确各指标评分标准（如质量维度：批次合格率≥99.5%得10分，98%-99.5%得8分，低于98%不得分）。（五）供应商绩效评估与结果应用数据收集：每月/每季度由采购助理*某从质量部（获取批次合格率、退货率数据）、仓库（获取准时交付率数据）、财务部（获取价格稳定性数据）及业务部门（获取服务响应满意度数据）收集供应商绩效数据，保证数据真实、可追溯。评分与评级：采购专员根据收集的数据，对照评估指标进行打分，系统自动计算加权得分，并划分评级（如90分以上为优秀，80-89分为良好，70-79分为合格，70分以下为不合格）。结果应用：优秀供应商：优先分配订单、给予付款周期优惠、纳入“年度优秀供应商”评选；良好供应商：维持现有合作，提出改进建议（如“建议交付周期缩短2天”）；合格供应商：跟踪改进情况，下一周期重点评估；不合格供应商：暂停合作，要求提交整改报告，整改后复评仍不合格则终止合作。（六）供应商信息更新与归档信息动态维护：当供应商发生关键信息变更（如地址迁移、法定代表人更换、资质续期、联系人调整等），由采购专员在系统中发起“信息变更申请”，附变更证明材料（如新营业执照、法人变更函），经采购经理*某审核后更新系统数据。资料归档：每月末，由采购助理*某将供应商纸质资料（含资质文件、考察记录、评估报告等）按供应商编号分类归档，电子资料同步备份至企业服务器，保存期限不少于供应商合作结束后3年。三、核心表格模板表1：供应商基本信息表供应商全称统一社会信用代码注册地址经营地址法定代表人联系人职务办公电话开户银行银行账号（加密）主营产品/服务合作历史（如有）示例：科技有限公司913101000000上海市区路号上海市区路号张*李*采购经理021-X工行支行X电子元器件2023年至今，合作A项目表2：供应商资质文件清单表供应商名称文件名称证书编号发证机关有效期起有效期至是否在用扫描件存档路径审核人审核日期科技有限公司营业执照913101000000上海市市场监督管理局2020-01-012030-01-01是E:张*2023-10-10科技有限公司ISO9001认证证书001-2023-中国质量认证中心2023-05-012026-04-30是E:9001.pdf张*2023-10-10表3：供应商绩效评估打分表（示例：战略供应商）供应商名称评估周期评估维度权重评分标准实际得分加权得分备注科技有限公司2023年Q3质量40%批次合格率≥99.5%得10分，98%-99.5%得8分，低于98%得0分99.6%10无重大质量问题交付30%准时交付率≥98%得10分，95%-97%得8分，低于95%得0分97%81次延迟1天，已沟通服务15%响应及时性（24小时内响应）得5分，问题解决效率得5分，问题解决率得5分44响应及时，解决效率待提升价格10%价格稳定性（较市场平均低≥5%）得5分，成本优化贡献得5分44价格稳定，无优化合规性5%无违规记录得5分，1次轻微违规扣3分，严重违规0分55无违规合计100%————31综合评级：良好表4：供应商现场考察记录表（节选）考察供应商考察日期考察人员考察地点考察项目考察内容与标准符合情况（是/否/不适用）改进建议现场照片编号科技有限公司2023-09-15张、王、赵*上海市区路号号生产环境车间整洁度、通风/照明条件、5S管理是无P001-P005质量控制能力是否有专职质检团队、检测设备台账、不合格品处理流程是建议增加全检频次P006-P010四、关键注意事项与风险提示信息真实性核验：供应商提交的营业执照、资质证书等文件需通过“国家企业信用信息公示系统”或权威机构官网核验真伪，避免虚假资质风险；银行账号等敏感信息需加密存储，仅授权人员可查询。评估客观性原则：绩效评估需基于客观数据（如系统记录的交付数据、质量检验报告），避免主观臆断；评估小组成员需包含采购、质量、技术等多部门人员，保证结果全面公正。动态管理意识：供应商资质、经营状况可能发生变化，需定期（如每季度）检查资质有效期，关注供应商新闻（如诉讼、行政处罚），发觉异常及时启动风险评估。合规性要求：信息录入需遵