机关单位办公自动化流程规范手册

机关单位办公自动化流程规范手册第一章总则1.1编制目的为规范机关单位办公自动化工作流程，提升行政效能，保障办公数据安全与协同运转，结合机关工作实际，制定本规范手册。1.2适用范围本手册适用于本机关及所属单位的办公自动化系统（以下简称“OA系统”）操作、公文处理、信息管理、会议组织、档案管理及日常事务办理等工作。1.3基本原则1.高效协同：通过自动化流程简化工作环节，促进跨部门、跨层级信息共享与业务协作，提升工作效率。2.安全保密：严格遵循国家信息安全与保密法规，落实数据加密、权限管控、备份恢复等措施，防范信息泄露风险。3.规范有序：明确各环节操作标准、责任主体及时限要求，确保流程可追溯、工作有依据。4.持续优化：结合技术发展与业务需求，定期评估流程合理性，动态调整优化操作规范。第二章核心流程规范2.1公文处理自动化流程2.1.1收文流程1.系统签收：办公室文秘人员通过OA系统签收外部来文（含电子公文、扫描件），核对文号、标题、主送单位等信息，确认无误后登记“收文登记表”。2.拟办分送：文秘人员根据来文内容、性质，拟定办理意见（如“请××部门阅办”“请××领导批示”），经办公室负责人审核后，通过系统推送至相关责任人。3.批办承办：责任人登录系统查阅来文及拟办意见，如需签批，在系统内填写批示意见；如需承办，制定工作方案并反馈进展，重要事项需同步报送纸质材料至办公室备案。4.办结归档：承办部门完成工作后，在系统内标记“办结”，并上传相关材料；文秘人员定期将办结公文归档至电子档案库，同时整理纸质文件入档。2.1.2发文流程1.拟稿审核：业务部门起草公文（含文号、标题、主送/抄送单位、正文等），通过系统提交部门负责人审核；涉及多部门的联合发文，需经会签部门依次审核。2.签发排版：审核通过后，公文流转至分管领导签发；签发后，办公室文秘人员按规范格式排版（字体、行距、页码等），生成正式电子公文。3.发布分发：文秘人员通过OA系统发布公文，同步推送至相关单位/人员；需印发纸质文件的，按规定份数印制、盖章后分发，并在系统内登记发放记录。4.归档备案：发文完成后，文秘人员将公文定稿、签发单、会签意见等材料归档至电子档案库，确保全流程可追溯。2.2信息资源管理流程2.2.1信息采集与审核1.信息采集：各部门指定信息员，通过OA系统“信息报送”模块提交工作动态、调研成果、数据报表等信息，需注明来源、时间、联系人。2.多级审核：信息经部门负责人初审（内容真实性、合规性）、办公室复审（格式规范、涉密排查）后，方可进入发布环节。2.2.2信息发布与共享1.分类发布：办公室根据信息性质，在OA系统“通知公告”“工作动态”“数据共享”等栏目发布；涉及对外公开的信息，同步推送至政务网站（需履行保密审查与审批手续）。2.3会议管理自动化流程2.3.1会议申请与安排1.会议申请：部门发起会议需填写“会议申请表”（含时间、地点、参会人员、议题、材料），经部门负责人审核后提交办公室。2.统筹安排：办公室结合会议室使用情况、领导日程，在OA系统“会议管理”模块排定会议，生成会议通知并推送至参会人员，同步更新会议室使用台账。2.3.2会议记录与纪要1.会议记录：指定记录人通过系统“会议记录”功能实时记录发言要点、决议事项，会后1个工作日内整理成电子文档。2.纪要签发：会议纪要经主持人审核、分管领导签发后，通过系统分发至参会部门，同时归档至“会议档案”模块。2.4电子档案管理流程2.4.1档案收集与整理1.档案收集：各部门在业务办结后，将电子文件（含公文、会议材料、报表等）按“年度-部门-类别”分类，通过OA系统“档案上传”模块提交。2.档案整理：档案管理员对上传文件进行审核（完整性、规范性），补充元数据（如文号、作者、密级），建立电子档案索引。2.4.2档案存储与利用1.安全存储：电子档案采用“本地备份+云端存储”双模式，定期进行数据校验，确保文件可长期读取。2.5日常事务处理流程（以请假、报销为例）2.5.1请假流程1.申请提交：员工通过OA系统“请假申请”模块填写请假类型（病假、事假等）、时间、事由，上传证明材料（病假需附医院证明），提交部门负责人审批。2.审批反馈：部门负责人在3个工作日内完成审批（同意/驳回需注明理由），审批结果同步推送至申请人及办公室考勤岗。2.5.2费用报销流程1.票据上传：员工填写报销单（含事由、金额、附件张数），通过系统上传发票、合同等电子凭证，提交部门负责人初审。2.财务审核：初审通过后，报销单流转至财务部门，审核票据合规性、金额准确性；如需补充材料，财务人员在线反馈要求，员工限时补全。3.付款归档：审核通过后，财务部门按规定流程付款，并将报销单及凭证归档至电子档案库。第三章操作规范与技术要求3.1系统操作规范1.账号管理：员工账号由办公室统一分配，首次登录需修改初始密码（长度≥8位，含数字、字母、特殊字符）；离职/调岗人员账号须在24小时内注销或变更权限。3.异常处理：遇系统卡顿、文件无法上传等问题，应联系技术支持人员（内部邮箱×××），禁止擅自重启服务器或修改系统设置。3.2数据管理要求1.数据备份：技术部门每日对OA系统数据进行增量备份，每周进行全量备份，备份文件存储于离线介质（如移动硬盘），并异地存放一份。2.保密管理：涉密文件须标注密级（秘密、机密、绝密），仅限授权人员查阅；传输涉密信息时，需使用加密通道（如VPN），禁止通过非涉密终端处理涉密文件。3.数据质量：提交系统的文件需确保格式规范（如公文用仿宋GB2312字体、A4纸排版）、内容准确，避免错别字、数据错误等问题。3.3设备与网络维护1.终端管理：办公电脑须安装正版杀毒软件，定期更新病毒库；禁止在终端存储涉密文件，下班前需关闭OA系统并锁屏。2.网络安全：通过内部局域网访问OA系统，禁止使用公共WiFi或个人热点；发现网络异常（如弹窗广告、数据泄露），立即断开网络并报告技术部门。第四章保障机制4.1组织保障成立“办公自动化工作领导小组”，由分管领导任组长，办公室、技术部门、业务部门负责人为成员，统筹推进流程优化、系统升级、培训考核等工作。4.2培训与考核1.培训机制：新员工入职后1周内参加OA系统操作培训，每年组织1次全员进阶培训（含新功能、安全规范）；培训内容纳入员工年度考核。2.考核要求：对流程执行情况（如公文办结时限、信息报送质量）进行月度通报，考核结果与绩效、评优挂钩；连续3次未达标者，需重新参加培训。4.3监督与奖惩1.日常监督：办公室定期抽查流程操作记录，重点检查涉密文件管理、审批时限合规性；发现问题及时下发整改通知，限期反馈整改结果。2.奖惩措施：对流程执行规范、创新提效的部门/个人予以表彰奖励；对违规操作（如泄露涉密信息、逾期未办）视情节轻重给予批评教育、绩效扣分，涉嫌违法的移交司法机关。4.4安全保障1.技术防护：OA系统部署防火墙、入侵检测系统（IDS），定期开展漏洞扫描与渗透测试；重要数据采用区块链存证技术，确保不可篡改。2.应急预案：制定《OA系统应急预案》，明确系统瘫痪、数据丢失等突发情况的处置