采购流程规范化手册

采购流程规范化手册一、适用范围与应用场景本手册适用于企业内部各类采购活动，包括但不限于生产物料采购、办公用品采购、设备采购、服务采购等场景。旨在通过标准化流程规范采购行为，保证采购活动的合规性、经济性和效率，同时明确各部门职责分工，降低采购风险，保障企业资源合理配置。无论是常规月度采购、临时紧急采购，还是年度框架协议采购，均需参照本手册执行。二、采购流程分步操作指南（一）需求提出与申请发起主体：各部门根据实际工作需要（如生产计划、办公需求、项目实施等），由部门负责人指定专人（需求经办人）发起采购申请。申请内容：需明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交货日期及特殊要求（如质量标准、交付方式等）。提交材料：填写《采购申请单》（详见配套工具表单），经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。特殊情况：紧急采购（如生产突发故障需立即更换的备件），需在申请单上标注“紧急”字样，并同步电话通知采购部门负责人，事后补签审批流程。（二）需求审批与预算核对审批权限：预算金额≤5000元：由需求部门负责人、采购部门负责人双审批；5000元＜预算金额≤20000元：增加财务部门负责人审批；预算金额＞20000元：需分管副总（副总姓名）审批。审批要点：审批人需核对采购需求的合理性（是否符合部门工作计划）、预算金额的准确性（是否在年度预算范围内）、技术参数的明确性（避免模糊描述导致后续争议）。预算管控：财务部门收到《采购申请单》后，1个工作日内完成预算余额核对，若超预算需需求部门说明原因并提交《预算调整申请》，按预算调整流程审批。（三）供应商寻源与选择供应商来源：优先从《合格供应商名录》中选择（名录由采购部门定期维护，包含供应商资质、历史合作评价等信息）；新供应商需通过资质审核（营业执照、相关行业许可证、生产/经营资质等），必要时进行现场考察（生产能力、质量体系、供货稳定性等）。采购方式：单次采购金额＜10000元：采用询比价方式，至少邀请3家合格供应商报价，填写《供应商询价表》（详见配套工具表单），比质比价后选择最优供应商；单次采购金额≥10000元：采用公开招标或竞争性谈判方式，成立由采购、需求、财务、技术等部门组成的评审小组，按招标流程确定中标供应商。结果确认：确定供应商后，由采购部门填写《供应商选择审批表》，附询价记录或招标结果，按审批权限报批。（四）采购订单下达订单编制：审批通过后，采购专员（采购员姓名）根据供应商报价及需求参数，编制《采购订单》，明确订单编号、供应商信息、物品/服务明细（名称、规格、数量、单价、总价）、交货日期、交货地点、付款方式、质量验收标准、违约责任等条款。订单审核：采购订单需经采购部门负责人、财务部门负责人审核，保证订单信息与《采购申请单》《供应商选择审批表》一致，付款方式符合公司财务制度。订单发送：审核通过后，将《采购订单》加盖公章（或电子签章）发送至供应商，并要求供应商在2个工作日内书面确认（盖章或邮件回复）。（五）物料/服务验收验收主体：需求部门牵头，采购部门、质量部门（如涉及物料质量）共同参与验收。验收内容：数量核对：对照采购订单清点实物数量，是否短缺或多收；质量检验：按约定的质量标准（如国家/行业标准、技术参数图纸）进行检验，需留存检验记录（如检测报告、照片）；单据核对：检查供应商提供的送货单、合格证等随货文件是否与订单一致。结果处理：验收合格：需求部门、采购部门、质量部门（如参与）在《物料/服务验收单》（详见配套工具表单）上签字确认，原件交财务部门，复印件留采购部门存档；验收不合格：当场拒收，并通知采购部门，采购部门需在3个工作日内与供应商沟通处理方案（退货、换货或折价），处理结果需书面记录并报采购部门负责人审批。（六）付款结算结算申请：验收合格后，供应商开具合规票据（如增值税发票等），采购专员收到票据后，与《采购订单》《物料/服务验收单》核对一致，填写《付款审批单》，附相关单据复印件。审批流程：《付款审批单》按审批权限逐级报批（参照需求审批权限），财务部门确认审批通过后，安排付款。付款执行：财务部门通过银行转账等方式支付款项，付款后3个工作日内将付款凭证复印件交采购部门存档。三、配套工具表单模板（一）采购申请单申请部门申请日期采购编号申请人联系方式需求日期采购物品/服务名称规格型号/技术参数单位用途说明特殊要求（如质量标准、交付时间等）部门负责人签字：日期：采购部门意见：签字：日期：财务部门意见（如需）：签字：日期：分管副总审批（如需）：签字：日期：（二）供应商询价表采购编号询价日期询价截止时间采购物品/服务名称规格型号需求数量供应商名称联系人联系方式供应商资质说明（如营业执照编号、相关证书等）备注（如供货周期、质量承诺等）询价人：采购部门负责人签字：日期：（三）采购订单订单编号订单日期供应商名称供应商地址联系人联系方式交货地址收货人收货电话序号物品/服务名称规格型号合计金额（大写）：小写：付款方式：质量标准：违约责任：采购部门（盖章）：供应商（盖章）：日期：日期：（四）物料/服务验收单验收日期验收地点采购编号供应商名称物品/服务名称规格型号订单数量验收数量验收结果（合格/不合格）验收情况说明（如质量、数量、单据等）：参与验收人员签字：需求部门：采购部门：质量部门（如需）：日期：日期：日期：（五）付款审批单付款单位供应商名称采购编号付款金额（大写）：小写：付款事由：附件清单：《采购订单》《物料/服务验收单》、供应商票据等采购部门意见：签字：日期：财务部门意见：签字：日期：分管副总审批（如需）：签字：日期：四、关键控制点与注意事项（一）合规性要求采购活动需严格遵守《_________采购法》（如适用）、《_________招标投标法》等相关法律法规及公司内部管理制度，禁止任何形式的暗箱操作、利益输送。供应商选择必须坚持“公开、公平、公正”原则，优先选择资质齐全、信誉良好、价格合理的供应商，严禁指定供应商（特殊情况需经分管副总审批并说明原因）。（二）风险控制预算管理：严格执行预算审批流程，超预算采购必须履行预算调整手续，避免预算外支出。合同管理：单次采购金额≥50000元需签订正式采购合同，合同条款需由法务部门（或指定专人）审核，明确双方权利义务、违约责任及争议解决方式。质量追溯：建立供应商质量档案，对验收不合格的供应商进行约谈、整改，情节严重者从《合格供应商名录》中剔除。（三）沟通与协作需求部门与采购部门应加强前期沟通，保证采购需求的准确性和可执行性，避免因需求模糊导致采购延误或物料不符。采购过程中如遇供应商无法按时交货、价格变动等异常情况，采购部门需及时通知需求部门及财务部门，协商解决方案。（四）文档管理采购全流程资料（含《采购申请单》《供应商询价表》《采购订单》《验收单》《付款审批单》等）需统一由采购部门整理归档，保存期限不少于3年，以备审计或追溯。电子文档需定期备份，纸质文档需分类存放，保证资料完整、安全。（五）特殊情况处理紧急采购：需在《采购申请单》中