行政会议会议纪要模版结构化编写版

行政会议会议纪要模版结构化编写版一、适用会议类型定期行政例会（如月度/季度/年度行政工作会议）专项行政事务协调会（如办公环境优化、行政制度修订会）跨部门行政需求对接会（如IT支持、采购流程沟通会）行政突发事件处理会（如设施故障应急响应会）行政工作复盘总结会（如上半年行政工作回顾与计划会）二、编写流程详解（一）会前准备：奠定清晰记录基础明确会议核心目标与会议组织者（如行政部负责人*经理）确认会议主题、需达成的目标及关键议题，避免记录偏离核心方向。例如“主题为‘2024年办公区域智能化升级方案讨论’，需明确升级范围、预算分配、实施步骤及责任部门”。梳理参会人员信息提前获取参会人员名单，包括部门、职务（如总监、主管），标注必须发言或决策的关键角色（如分管行政的*副总），保证记录其意见及决策内容。准备会议材料与议程收集会议议程表、背景资料（如上次会议纪要、待讨论方案草案），按议程顺序整理记录预留“讨论要点”“决议事项”“待办任务”等模块记录空间。（二）会中记录：抓准关键信息要点会议基本信息实时记录会议名称：需完整准确（如“2024年第三季度行政工作例会”）时间：精确到分钟（如“2024年7月15日14:00-16:30”）地点：线下会议需记录会议室（如“总部3楼第一会议室”），线上会议需注明平台及会议号（如“腾讯会议，会议号：X–”）主持人、记录人：明确姓名及职务（如“主持人：行政部经理；记录人：行政部助理”）缺席人员：注明姓名、部门及原因（如“缺席：采购部*主管——因外出调研”）议程内容分层记录按议程顺序逐项记录，区分“讨论过程”与“结论输出”：讨论要点：客观记录不同观点，避免主观评价，标注主要发言人及核心意见（如“IT部主管提出：‘智能化设备需优先覆盖会议室，当前预约系统使用率低’；财务部经理补充：‘预算上限控制在15万元，需分阶段实施’”）。决议内容：明确最终结论，避免模糊表述（如“决议：办公区域智能化升级分两阶段实施，第一阶段（8-9月）覆盖会议室及前台，预算12万元，由IT部*主管牵头制定详细方案”）。待办事项即时标注对会议明确的任务单独记录，包含“任务描述、负责人、配合部门（若有）、完成时限”，避免遗漏（如“任务：修订《办公设备领用管理办法》；负责人：行政部*专员；配合部门：各部门；完成时限：2024年7月30日前”）。（三）会后整理：保证内容准确规范核对与补充关键信息会议结束后1个工作日内，根据会议录音（需提前获得参会者同意）或与主持人/关键发言人沟通，补充记录缺失的细节（如决议依据、待办具体要求），保证信息完整。结构化梳理与排版按模板框架整理内容，层次清晰：会议基本信息→参会人员→会议议程及讨论→决议事项→待办事项→其他说明（如下次会议安排）。使用标题、序号、项目符号区分模块，避免文字堆砌。语言风格规范采用书面语，避免口语化表达（如将“这个方案我觉得可行”改为“*经理认为该方案可行”）；专业术语准确（如“固定资产”“行政预算”等）；时间、数字、职务等信息核对无误。（四）审核与分发：保障纪要效力内部审核流程完成初稿后，提交主持人（如*经理）及行政部负责人审核，重点检查决议准确性、待办事项明确性、关键意见表述客观性，根据反馈修改后定稿。正式印发与存档定稿后按公司规定格式印发（如加盖部门公章），通过内部系统（如OA办公系统）或邮件发送至参会人员及相关领导，同步电子版存档（保存期限不少于3年），纸质版按行政档案管理规定归档。三、结构化模板框架（一）会议基本信息表项目内容会议名称例：2024年第三季度行政工作例会会议时间例：2024年7月15日14:00-16:30会议地点例：总部3楼第一会议室/腾讯会议（X–）主持人例：行政部*经理记录人例：行政部*助理缺席人员及原因例：采购部主管——因外出调研；人力资源部专员——因病请假会议类型例：定期行政例会/专项协调会（二）参会人员表序号部门姓名职务备注（如发言重点）1行政部*经理部门负责人主持会议，总结上半年行政工作2IT部*主管主管汇报智能化升级方案3财务部*经理部门负责人提出预算控制要求4各部门代表*专员行政专员反映办公区域设施使用问题（三）会议议程及讨论记录表序号议程项发言人（部门）讨论要点1上季度行政工作总结行政部*经理1.办公用品采购成本同比下降5%，但设备维修费用超预算8%；2.员工对食堂满意度评分82分，需提升菜品多样性。2智能化升级方案讨论IT部*主管1.方案覆盖会议室预约系统、前台智能访客登记、办公区智能照明；2.预算估算15万元，分两阶段实施。3预算分配意见财务部*经理1.优先保障会议室升级（预算8万元），智能照明可延后至下季度；2.总预算不超过12万元。4其他事项各部门代表前台打印机频繁卡纸，需联系维保公司本周内检修。（四）决议事项表序号决议内容责任部门/人完成时限1办公区域智能化升级分两阶段实施：第一阶段（8-9月）完成会议室及前台升级，第二阶段（10-11月）实施办公区智能照明。IT部*主管2024年11月30日2修订《办公设备领用管理办法》，增加“设备领用需填写申请单，部门负责人审批”条款。行政部*专员2024年7月30日3联系维保公司检修前台打印机，保证本周五（7月19日）前恢复正常。行政部*助理2024年7月19日（五）待办事项跟踪表（可延伸至会后跟进）任务描述负责人配合部门完成时限当前状态备注制定智能化升级第一阶段详细方案IT部*主管行政部2024年8月10日进行中需包含设备清单及供应商比价收集员工对食堂菜品意见行政部*专员人力资源部2024年7月25日未开始通过问卷星调研更新《办公设备领用管理办法》并发布行政部*专员各部门2024年8月5日未开始需法务部审核四、编写要点提醒（一）内容准确性保障决议及待办事项需经主持人确认，避免“会议决定”“要求各部门”等模糊表述，明确具体责任主体（如“由行政部*专员负责”而非“由行政部门负责”）。数据、时间、数字等信息需反复核对，如“预算12万元”需确认是否包含税金，“7月30日前”需明确截止时间（如17:00前）。（二）结构化与可读性使用标题、序号、表格分层呈现，避免大段文字；关键信息（如决议、待办）可加粗或单独列表，便于快速查阅。逻辑顺序按“会议基本信息→讨论过程→结论输出→后续行动”展开，符合阅读习惯。（三）保密与合规管理涉及敏感信息（如人员调整、未公开制度）需标注“内部文件，注意保密”，分发范围控制在参会人