供应商资质审核标准化流程手册

供应商资质审核标准化流程手册一、手册编制目的为规范企业供应商资质审核工作，保证供应商具备合法合规的经营资质、稳定的履约能力及符合行业要求的质量保障水平，防范合作风险，保障供应链稳定，特制定本手册。本手册旨在为采购、质控、法务等相关部门提供统一、可操作的审核指引，实现资质审核流程的标准化、透明化与高效化。二、适用范围与情境本手册适用于企业各类供应商的资质管理工作，具体包括以下情境：新供应商准入审核：首次与企业建立合作关系的供应商，需完成全流程资质审核。现有供应商定期复审：已合作供应商在合同到期前（通常为每年或每合同周期），需重新核验资质有效性。供应商资质变更复核：供应商在合作期间发生关键资质信息变更（如名称、法人、经营范围、认证证书升级等），需对变更内容进行专项审核。高风险专项核查：针对特定行业（如食品、医疗器械、危化品等）或涉及重要物资供应的供应商，根据监管要求或风险预警开展的额外资质核查。三、标准化操作流程（一）需求发起与资料清单下发需求发起采购部门根据业务需求（如新品开发、项目招标、合同续签等），填写《供应商资质审核申请表》（见附件1），明确供应商名称、合作类型、所需资质类型及审核优先级，提交至资质审核小组（通常由采购、质控、法务部门组成）。资质审核小组在收到申请后1个工作日内确认审核需求，明确审核负责人（如主管）。资料清单下发审核负责人向供应商发放《供应商资质资料清单》（见附件2），清单需包含以下核心资料（根据行业特性可调整）：基础资质：营业执照（副本）、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一证书）；行业许可：如食品经营许可证、医疗器械经营许可证、安全生产许可证等（根据行业要求）；资质等级：如ISO9001质量管理体系认证、ISO14001环境管理体系认证、行业资质等级证书等；履约能力证明：近3年财务报表、主要合作案例合同（需隐去敏感信息）、相关业绩证明材料；其他：供应商法定代表人证件号码明、授权委托书（如由经办人办理）、产品检测报告（如涉及）。清单需注明资料提交时限（通常为5个工作日）、格式要求（如复印件需加盖公章、扫描件需清晰可辨）及提交方式（电子版+纸质版）。（二）资料收集与完整性初审资料收集供应商在规定时限内提交资料，审核负责人通过指定渠道（如企业邮箱、协同平台）接收，并同步记录接收时间。对纸质资料，需核对与电子版的一致性；对逾期未提交的，需由采购部门联系供应商催办，并记录原因。完整性初审审核负责人对照《供应商资质资料清单》，逐项检查资料的完整性，重点核对：是否存在清单内资料缺失；资料是否为最新版本（如营业执照是否在有效期内，认证证书是否在有效认证周期内）；资料签字、盖章是否完整（如复印件需加盖公章，法定代表人签字处是否签字）。初审结果分为“资料完整”和“资料不完整”两类：资料完整：进入下一阶段审核；资料不完整：向供应商一次性列明缺失项，要求在2个工作日内补充，逾期未补充且无合理解释的，视为初审不通过。（三）资质合规性与真实性核验合规性审核法务部门负责审核资质的合规性，重点核查：营业执照经营范围是否与拟合作业务一致；行业许可证是否在有效期内且许可范围覆盖合作内容；认证证书是否由国家认可机构颁发（如CNAS认证），认证范围是否匹配企业产品或服务标准；特殊行业资质是否符合国家强制性规定（如危化品供应商需持有《危险化学品经营许可证》）。对不符合合规性要求的，需明确具体问题（如“经营范围未包含类产品销售”），并记录于《资质审核记录表》（见附件3）。真实性核验审核负责人通过以下方式核验资料真实性：官方渠道查验：通过“国家企业信用信息公示系统”“国家认监委认证认可业务信息统一查询平台”等官方网站，核实营业执照、认证证书等信息的真实性；交叉验证：对比供应商提供的财务报表、合作案例等资料，与第三方公开信息（如企业官网、行业媒体报道）进行一致性核对；函证确认：对关键资质（如行业许可证、重大业绩证明），可向发证单位或合作方发送《资质核实函》（见附件4），确认资质有效性。发觉虚假资料的，立即终止审核流程，并将供应商纳入“黑名单”，同时通知采购部门暂停合作。（四）现场核查（如需）启动条件以下情况需开展现场核查：涉及高风险行业或高价值物资供应的供应商；资料审核中存在疑点，需实地核实（如财务报表与实际经营规模不符）；定期复审中供应商资质等级发生升级，需核实升级条件的真实性。核查内容现场核查小组（由审核负责人、质控专员、采购代表组成）重点核查：经营场所：是否与营业执照地址一致，生产/办公场所是否稳定；生产/服务能力：设备配置、工艺流程、技术水平是否满足合作需求；质量管控：是否建立质量管理体系（如ISO9001），是否有完整的质量控制记录；人员配置：关键岗位人员（如技术负责人、质量负责人）是否具备相应资质；履约保障：仓储物流、售后服务等配套能力是否与承诺一致。核查记录核查小组填写《现场核查记录表》（见附件5），详细记录核查情况、发觉的问题（如“部分生产设备未定期维护”），并由供应商现场负责人签字确认。对存在问题的，需明确整改要求及期限（通常为3-5个工作日）。（五）综合评审与结果判定综合评审资质审核小组根据资料审核、现场核查（如需）结果，对供应商进行综合评分，评分标准参考《供应商资质审核评分表》（见附件6），主要维度包括：资质完整性（30分）：资料是否齐全、有效；合规性（30分）：是否符合法律法规及行业要求；真实性（20分）：资料是否真实可验证；履约能力（20分）：生产、质量、服务等能力是否达标。结果判定根据综合评分结果，判定审核等级：通过（≥80分）：供应商具备合作资质，可进入商务谈判或合同签订阶段；有条件通过（60-79分）：供应商存在轻微缺陷（如部分资料未更新），需在规定期限内完成整改，整改后复核通过方可合作；不通过（＜60分）：供应商存在重大缺陷（如资质造假、关键许可缺失），终止审核，不予合作。（六）结果反馈与资料归档结果反馈审核通过：审核负责人向供应商发放《供应商资质审核通过通知书》（见附件7），明确资质有效期（通常为1年，与合同周期一致）及后续合作要求。有条件通过：发放《供应商资质整改通知书》（见附件8），列明整改项、整改及时限，整改完成后供应商需提交整改证明，审核小组复核通过后发放通过通知书。审核不通过：发放《供应商资质审核不通过通知书》（见附件9），说明不通过原因，并告知供应商可在3个月内补充资料重新申请（仅限非重大缺陷情况）。资料归档审核结束后，审核负责人将以下资料整理归档，保存期限不少于供应商合作结束后3年：《供应商资质审核申请表》《资质审核记录表》《现场核查记录表》《供应商资质审核评分表》；供应商提交的全部资质资料（原件或复印件）；审核结果通知书（通过/不通过/整改）及整改证明材料；官方渠道查验截图、函证确认文件等真实性核验材料。四、配套工具表单附件1：供应商资质审核申请表申请部门申请日期申请类型供应商名称统一社会信用代码合作业务类型拟合作产品/服务审核优先级（高/中/低）审核负责人所需资质清单（可附页）部门负责人意见：签字：日期：附件2：供应商资质资料清单序号资料名称份数是否提供（是/否）备注1营业执照（副本）1份需加盖公章2行业经营许可证1份如涉及3ISO9001认证证书1份需在有效期内……………附件3：资质审核记录表供应商名称审核阶段审核日期审核人审核项目审核标准审核结果（通过/不通过）问题描述营业执照是否在有效期内行业许可许可范围是否匹配…………附件4：资质核实函核实单位名称供应商名称统一社会信用代码核实资质项资质证书编号发证日期核实内容□资质真实性□资质有效期□资质范围请贵单位于核实截止日期前（YYYY年MM月DD日）书面或邮件回复核实结果，联系人：审核负责人，电话：-。附件5：现场核查记录表供应商名称核查日期核查地点核查小组核查项目核查内容是否符合（是/否）问题描述经营场所与营业执照地址一致生产设备设备数量、状态满足需求…………供应商签字：日期：附件6：供应商资质审核评分表评分维度评分标准得分备注资料完整性资料齐全且有效，30分；每缺失1项扣5分合规性完全符合法规及行业要求，30分；每存在1项违规扣10分真实性资料真实可验证，20分；发觉1项虚假资料直接0分履约能力生产、质量、服务能力达标，20分；每存在1项缺陷扣5分总分附件7：供应商资质审核通过通知书供应商名称审核通过日期资质有效期至审核结论：经审核，贵单位资质符合我司合作要求，准予准入/续审通过。后续要求：请于资质有效期内，保证资质持续有效，如有变更需及时书面告知。签发部门：资质审核小组日期：附件8：供应商资质整改通知书供应商名称审核日期整改期限整改项问题描述整改要求资料更新营业社会信用代码未更新提供最新营业执照………签发部门：资质审核小组日期：附件9：供应商资质审核不通过通知书供应商名称审核日期不通过原因□资料造假□关键资质缺失□不符合行业要求□其他：复议说明：如对结果有异议，可在收到本通知书3个工作日内提交书面申诉材料至资质审核小组。签发部门：资质审核小组日期：五、关键控制要点审核依据标准化：所有审核需严格依据国家法律法规（如《公司法》《产品质量法》）、行业监管要求及企业内部《供应商管理制度》执行，避免主观判断。资料真实性核验：官方渠道查验、交叉验证、函证确认需留存书面记录，保证核验过程可追溯，防范虚假资质风险。审核时限控制：资料收集后5个工作日内完成初审，初审通过后3个工作日内完成合规性与真实性核验，现场核查需在7个工作日内完成（不含整改时间），保证审核效率。保密要求：审核过程中接触的供应商资质信息、经营数据等敏感内容，需严格遵守企业保密规定，严禁泄露或用于非审核用途。资质动态监控：对已通过审核的供应商，需建立《供应商资质台账》（见附件10），定期（每季度）核验资质有效期，临近到期前1个月提醒供应商续证，避免资质过期导致合作风险。异常情况处理：审核中发觉供应商存在重大风险（如被列入经营异常名录、涉及重大诉讼等），需立即暂停审核流程，上报管理层决策，并启动风险应对预案。六、附则本手册由资质审核