工作流信息化系统需求调查表

一、需求调查的发起背景与核心目标在企业内部管理中，传统工作流常存在流程不清晰、跨部门协作效率低、进度难以追溯等问题，制约了运营效率和管理精细化水平。为推动内部工作流信息化建设，需通过系统化需求调查，全面梳理各部门业务流程、操作痛点及信息化期望，保证后续开发的系统功能贴合实际业务场景，实现流程标准化、数据可视化、管理便捷化，最终提升整体工作效率和决策支撑能力。二、需求调查的完整实施流程（一）前期准备阶段成立专项调查小组组成：由IT部门牵头，联合各业务部门骨干（如经理、主管、专员等）、管理层代表（如总监），明确组长（建议由IT部门*经理担任）及组员职责。职责：组长统筹整体进度，IT组负责技术需求分析，业务组负责流程梳理与需求提报，管理层负责目标方向把控。制定调查计划与范围明确调查范围：覆盖所有涉及内部工作流的部门（如行政、人事、财务、业务部等），重点梳理核心流程（如审批、报销、项目立项、任务分配等）。制定时间表：包括启动会（1天）、需求收集（5-7天）、需求分析（3-5天）、确认会（1天）、报告输出（2天）等关键节点。准备工具：设计电子问卷（如问卷星）、访谈提纲、流程梳理模板、需求优先级评估表等。召开启动会参与人员：调查小组成员、各部门负责人。内容：说明调查目的、范围、时间安排及各部门配合要求，发放初步资料（如流程梳理模板），解答疑问。（二）需求收集阶段多维度信息采集访谈法：针对部门负责人、关键岗位员工（如专员、主管）进行一对一访谈，重点知晓现有流程痛点、信息化期望、特殊业务场景需求（如多分支审批、紧急流程处理等），访谈时长控制在30-60分钟/人，提前3天发送访谈提纲。问卷法：面向全体员工发放电子问卷，内容涵盖：日常使用的工作流工具、操作中的不便之处、希望系统具备的功能（如自动提醒、数据导出、移动端审批等）、对系统易用性的要求等，问卷回收率需≥80%。观察法：选取2-3个典型工作流（如费用报销、请假审批），跟随关键岗位员工观察实际操作过程，记录流程步骤、耗时节点、协作难点等，形成《现有流程观察记录表》。资料整理与初步汇总每日收集访谈记录、问卷结果、观察记录，由IT组统一汇总，标注高频需求（如“80%员工希望移动端审批”）和共性问题（如“跨部门审批流程不透明”）。（三）需求分析与分类阶段需求结构化梳理将收集的需求分为三类：业务流程需求：现有流程优化点（如减少审批层级）、新增流程需求（如项目全生命周期管理）；功能模块需求：如流程引擎（支持自定义流程）、权限管理（角色与权限绑定）、数据统计（报表、趋势分析）、集成需求（与OA、财务系统对接）等；非功能需求：如功能要求（并发用户数≥200）、安全要求（数据加密、操作日志）、易用性要求（新员工上手培训≤1小时）等。优先级评估采用“价值-难度矩阵”对需求进行优先级排序：高优先级（P0）：直接影响核心业务运行的基础功能（如流程审批、数据存储）；中优先级（P1）：提升效率的优化功能（如自动提醒、批量操作）；低优先级（P2）：锦上添花的辅助功能（如个性化界面设置）。（四）需求确认阶段部门需求反馈会分部门召开需求确认会，向各部门负责人反馈初步分析结果，重点核对流程需求、功能需求的准确性，解答疑问，收集补充意见。形成《部门需求确认书》，由部门负责人签字（电子/纸质）确认。管理层需求评审会邀请管理层代表、调查小组核心成员召开评审会，从战略目标、资源投入、实施难度等角度评估需求的合理性，最终确定《系统需求清单（终稿）》。（五）报告输出与归档阶段撰写《内部工作流信息化系统需求调查报告》内容包括：调查背景与目标、调查方法与范围、现有流程痛点分析、需求清单（分类+优先级）、实施建议（分阶段开发计划、资源配置）、风险评估（如需求变更、用户抵触）等。资料归档将访谈记录、问卷原始数据、流程图、需求确认书、最终报告等资料整理归档，作为系统开发、测试、验收的依据。三、需求调查核心内容模板（一）部门基本信息表部门名称负责人联系人主要工作流类型现有工具/系统使用人数人事部*经理*专员入职/离职审批、考勤管理Excel、OA15财务部*主管*会计费用报销、付款审批金蝶、OA10（二）现有工作流程现状表流程名称涉及部门当前操作方式流程步骤（简要）痛点描述（耗时/错误率/协作问题）信息化期望费用报销财务部、业务部线下填单+OA审批员工填单→部门审批→财务审核→付款平均耗时5天，跨部门审批不透明，纸质单据易丢失自动校验发票、实时查看审批进度项目立项业务部、管理层OA+线下会议提交立项申请→部门评审→管理层审批→立项通知评审周期长，缺乏数据支撑决策立项模板化、评审流程可视化（三）信息化功能需求表功能模块具体需求点期望效果优先级备注流程引擎支持自定义流程节点（审批/抄送/并行）灵活适配不同业务场景P0需支持“或签”“会签”模式权限管理按角色分配权限（如仅查看/可编辑/可审批）防止数据越权操作P0需支持权限继承与回收数据统计自动月度报销报表、项目进度报表辅助管理层决策P1支持数据导出（Excel/PDF）移动端支持手机端审批、查看流程进度随时处理工作，提升效率P1需兼容iOS/Android系统（四）非功能需求表需求类型具体描述优先级备注功能高峰期并发用户≥200，页面加载≤3秒P0需压力测试报告安全数据传输加密，操作日志留存≥3年P0符合《信息安全技术网络安全等级保护基本要求》易用性新用户无需培训可完成基础操作P1界面简洁，引导式操作兼容性支持主流浏览器（Chrome/Firefox/Edge）P1不支持IE浏览器四、实施过程中的关键注意事项需求描述需具体可量化避免模糊表述（如“提高效率”），应明确为“将报销审批耗时从5天缩短至2天”；避免“大概”“可能”等词汇，需求需可验证（如“支持100人同时在线审批”）。保证需求来源全面性除管理层外，需重点关注一线员工需求（如操作便捷性、异常处理机制），避免“拍脑袋”决策；对于跨部门流程，需组织联合讨论，明确各部门权责。优先级排序需结合战略价值优先满足与核心业务强相关的需求（如审批流程），再考虑优化类需求；对于低优先级需求，可纳入二期规划，避免范围蔓延。重视现有系统与流程的兼容性调查需明确现有工具（如OA、财务系统）的数据接口、功能模块，避免信息化建设与现有系统冲突；对于无法兼容的旧流程，需同步提出优化建议。建立需求变更管理机制调查