企业会议管理及决策支持系统

一、系统适用场景概览本系统适用于各类企业内部会议的全生命周期管理及决策过程支持，具体场景包括但不限于：战略决策会议：如年度规划会、重大投资决策会，需系统化梳理议题、汇总多方意见、形成可执行决策方案；项目推进会：跨部门项目进度同步、风险问题研讨、资源协调决策，保证目标清晰、责任到人；部门协调会：解决跨部门协作壁垒，明确工作优先级及协作流程，提升组织协同效率；专项复盘会：对已完成项目或阶段性工作进行总结，提炼经验教训，优化后续工作方法。二、会议管理全流程操作指南（一）会前筹备阶段议题收集与确认各部门通过系统提交会议议题，需注明议题背景、预期目标、涉及范围及建议讨论时长；会议组织者（如行政部或项目负责人）在系统中汇总议题，按重要性、紧急性排序，形成初步议程；提前3个工作日将议程及议题材料系统，同步给相关参会人员，收集反馈并调整最终议程。会议资源安排在系统中选择会议时间（避开部门高峰期）、地点（会议室/线上会议），并同步设备需求（投影仪、视频会议软件等）；系统自动检测参会人员日程冲突，提醒调整时间或协调替代参会人（需提前1个工作日确认）。参会人员通知通过系统发送会议通知，包含议程、时间、地点、材料及参会要求（如是否需提前准备汇报材料）；参会人员收到通知后，在系统中确认参会状态（“出席”“请假”“需协调”），请假人员需注明原因并提交书面说明。（二）会中管理阶段签到与材料分发会议开始前10分钟，通过系统扫码或签到功能完成参会人员签到，实时参会人员名单；主持人通过系统调会前材料，根据议程顺序逐项展示，参会人员可在线标注疑问或补充意见。议程推进与讨论严格按照系统议程控制时间，每项议题讨论结束后，主持人引导形成初步结论；关键讨论环节需开启系统录音（需提前告知参会人员）或文字记录，指定专人实时整理讨论要点。决策记录与确认对已形成决策的议题，在系统中明确“决策内容”“决策依据”“责任人”“完成时限”；参会人员现场对决策内容进行线上确认（如“同意”“保留意见”“需补充”），保留意见者需简要说明原因。（三）会后执行阶段任务分解与分配会后2个工作日内，会议组织者将会议纪要（含决策内容及行动项）录入系统，关联至对应议题；责任人在系统中接收任务，确认“任务描述”“交付标准”“截止日期”，并可细化子任务及协办人。进度跟踪与反馈系统自动任务甘特图，责任人定期更新任务进度（如“进行中”“已完成”“遇到障碍”）；进度延误时，系统自动提醒责任人及上级主管，障碍问题需同步提交至相关协作部门解决。会议复盘与归档决策执行完成后，责任人在系统中提交成果报告（含过程文档、数据支撑等）；会议组织者组织复盘会，通过系统对比“预期目标”与“实际成果”，分析偏差原因，形成《会议复盘报告》并归档。三、核心模板工具表1：会议筹备清单表序号筹备事项负责人完成时限状态（待完成/已完成）备注1议题收集与整理*经理会前5天已完成汇总8个部门议题2会议时间确认*助理会前3天已完成确定周三14:00-16:003线上会议测试*技术员会前1天已完成测试音视频正常4参会人员通知*专员会前2天已完成25人确认出席表2：会议纪要与决策表会议名称2024年Q3产品战略决策会时间2024年6月12日14:00-16:00地点总部301会议室参会人员总、总监、经理、主管等8人议题决策内容新产品线规划启动A系列产品研发，预算500万渠道合作调整重点拓展华东区域线上渠道表3：决策执行跟踪表决策事项子任务责任人协办人截止日期当前进度障碍说明（如有）A系列产品研发市场需求细化*主管*专员2024年7月15日进行中需补充竞品分析数据技术方案设计*工程师*团队2024年8月1日未开始等待核心元器件样品华东渠道拓展合作伙伴筛选*经理*助理2024年7月30日进行中3家候选资质审核中四、使用要点与风险规避议题聚焦与目标明确单次会议议题不超过5项，避免发散讨论；每项议题需提前明确“决策目标”，避免讨论偏离方向。决策可量化与可追溯决策内容需包含具体指标（如“预算金额”“完成时间”“量化目标”），避免模糊表述（如“尽快推进”）；所有决策及行动项需在系统中留痕，保证责任可追溯。信息同步及时性任务进展需每48小时更新一次，障碍问题需在发觉后4小时内提交系统并同步相关方，避免信息滞后影响执行。数据安全与权限管理系统内敏感信息（如财务数据、战略规划）需设置访问权限，仅相关人员可查看；会议纪要及决策报告需