销售合同撰写与审批标准化流程

销售合同撰写与审批标准化流程工具模板一、适用场景与业务背景本标准化流程适用于企业各类销售合同的签订管理，具体场景包括但不限于：新客户首次合作：与企业未建立合作关系的客户签订首份销售合同，明确双方权利义务；老客户续签与增量：与现有客户续签原有合同或新增采购订单、服务范围等；合同条款变更：因业务需求调整（如价格、交付周期、服务内容等）需对已签订合同进行补充或修订；特殊业务定制：针对非标产品、定制化服务或大额订单（金额超过万元）的合同签订。通过标准化流程，可规范合同起草、审核、签署全流程，降低法律风险，提升审批效率，保证合同条款符合企业内部管控要求及外部法律法规。二、标准化操作流程详解销售合同管理遵循“需求明确—起草规范—审核严谨—确认无误—签署存档”的原则，具体步骤步骤1：业务需求确认与客户资质初审目的：明确销售需求，保证客户具备签约主体资格，从源头规避履约风险。责任部门/人：销售代表、销售经理操作说明：需求对接：销售代表*与客户沟通，确认产品/服务名称、规格型号、数量、单价、交付时间、付款方式、交付地点等核心需求，填写《客户需求确认单》（见模板1），经客户方初步确认。客户资质审查：销售代表*收集客户主体资格文件，包括：企业客户：营业执照复印件（需加盖公章）、法定代表人证件号码明、授权委托书（若签约非法定代表人）；个人客户：证件号码复印件、联系方式及地址确认；特殊行业客户：需提供行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）。初审反馈：销售经理对客户需求合理性及资质文件完整性进行审核，若客户资质存疑（如营业执照异常、超范围经营），需暂停流程并上报销售总监处理。输出成果：《客户需求确认单》、客户资质文件扫描件。步骤2：合同起草与内部框架审核目的：依据客户需求及企业标准模板，起草合同初稿，保证核心条款完整、表述清晰。责任部门/人：销售代表、法务专员、财务专员*操作说明：合同起草：销售代表*使用企业《销售合同标准模板》（见模板2），结合《客户需求确认单》填写具体条款，重点明确：合同主体：甲方（企业全称、统一社会信用代码、地址、联系方式）、乙方（客户全称、证件号、地址、联系方式）；标的物信息：产品名称、规格型号、数量、单价、总价（大写及小写）、质量标准（如符合国标/行标/企业标准）；履行条款：交付时间、地点、方式（如送货/自提）、运输费用承担方；付款条款：付款比例（如预付款30%、到货款60%、质保金10%）、付款账户、发票类型（如增值税专用发票）；违约责任：逾期交付/付款的违约金计算方式、争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖法院）；其他约定：保密条款、知识产权归属、不可抗力等。框架审核：销售代表将合同初稿提交部门内部审核，销售经理重点核对业务条款与客户需求的一致性（如数量、价格、交付时间）；财务专员审核付款方式、税务处理、账户信息等财务相关条款；法务专员审核合同合法性、条款完整性、违约责任合理性，避免法律漏洞（如“霸王条款”、无效免责条款）。输出成果：《销售合同（初稿）》、内部审核意见表。步骤3：客户沟通与条款修订目的：与客户就合同条款达成一致，保证双方对权利义务理解无偏差。责任部门/人：销售代表、销售经理操作说明：条款传递：销售代表*将内部审核通过后的合同初稿（含法务、财务意见）发送给客户，同步说明核心条款及企业标准规则（如付款周期、违约金比例）。客户反馈：收集客户对条款的修改意见，重点关注：价格、交付时间等商务条款的调整需求；质量标准、验收流程等技术条款的补充要求；增加特殊条款（如独家代理、知识产权归属等）。内部修订：销售代表根据客户反馈，结合企业内部管控要求（如价格调整需销售总监审批、特殊条款需法务专员*复审），修订合同条款，形成《销售合同（修订稿）》。输出成果：《销售合同（修订稿）》、客户反馈意见记录。步骤4：最终审核与审批目的：保证合同条款最终符合企业利益及法律法规要求，完成内部授权审批。责任部门/人：法务专员、财务负责人、销售总监、总经理（根据合同金额分级审批）操作说明：法务终审：法务专员*对《销售合同（修订稿）》进行最终审核，重点检查：条款是否与《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规冲突；权利义务是否对等，是否存在单方面免责或加重对方责任的不公平条款；争议解决方式、管辖约定是否明确有效。财务确认：财务负责人*审核合同中的财务条款，保证付款节点、开票信息、账户信息与财务制度一致，规避税务风险。分级审批：根据合同金额及风险等级，提交相应层级领导审批：金额≤10万元：销售总监*审批；10万元＜金额≤50万元：销售总监+财务负责人联合审批；金额＞50万元：销售总监+财务负责人+总经理*审批。审批需在2个工作日内完成，逾期未反馈视为同意。输出成果：审批通过的《销售合同（最终稿）》、审批流程记录表。步骤5：合同签署与交付目的：完成合同签署手续，明确合同法律效力，并将正式合同交付客户及内部归档。责任部门/人：销售代表、行政专员操作说明：打印与用印：行政专员*根据审批通过的最终稿打印合同（一式两份，甲乙双方各执一份），加盖企业公章及合同专用章（若需），保证印章清晰、无涂改。客户签署：销售代表*携带合同与客户签署，核实签约人身份（核对证件号码与授权委托书），保证客户签字/盖章真实有效。若客户为异地，可采用电子签章（需符合《电子签名法》要求）或邮寄签署（留存邮寄凭证及客户签收回执）。合同交付与存档：将客户已签署的合同原件收回，扫描存档至企业合同管理系统，同步将一份原件交付客户，留存《合同签收确认单》（见模板3）。输出成果：双方签署的正式合同、合同签收确认单、电子存档文件。步骤6：合同履行与归档管理目的：跟踪合同履行情况，保证按约完成交付、收款，实现合同闭环管理。责任部门/人：销售代表、仓储物流部、财务部、档案管理员操作说明：履行跟踪：销售代表按合同约定跟进交付进度，协调仓储物流部发货，填写《合同履行记录表》（见模板4），记录发货时间、物流单号、签收人等信息；客户验收合格后，获取《验收合格证明》。收款管理：财务部根据合同付款节点开具发票，跟踪客户付款情况，逾期未付的由销售代表催收，必要时启动违约责任条款。归档与查询：档案管理员*将合同正本、审批文件、客户资质、履行记录等资料统一归档，按“合同编号-客户名称-签订日期”分类存储，保存期限不少于合同终止后5年，便于后续查询、审计或纠纷处理。输出成果：《合同履行记录表》、《验收合格证明》、完整合同档案。三、核心工具模板清单模板1：客户需求确认单合同编号客户名称需求对接人联系方式产品/服务名称规格型号数量单价（元）交付时间交付地点付款方式质量标准其他特殊要求客户确认签字日期：____年__月__日销售代表签字日期：____年__月__日销售经理审核日期：____年__月__日模板2：销售合同标准模板（节选核心条款）甲方：[企业全称]统一社会信用代码：[代码]地址：[地址]联系人：[姓名]电话：[电话]乙方：[客户全称]证件号码：[代码]地址：[地址]联系人：[姓名]电话：[电话]第一条合同标的1.1产品名称：[名称]，规格型号：[型号]，数量：[数量]，单价：[元]，总价：[元]（大写：[大写金额]）。第二条质量标准2.1产品质量符合[国家标准/行业标准/企业标准]标准，乙方应在收货后[3]个工作日内验收，逾期未视为合格。第三条交付与运输3.1甲方于___年_月__日前将货物交付至[交付地点]，运费由[甲方/乙方]承担。第四条付款方式4.1乙方于合同签订后[3]日内支付预付款30%，即[金额]元；到货验收合格后[7]日内支付到货款60%，即[金额]元；质保期满无质量问题后支付质保金10%，即[金额]元。第五条违约责任5.1甲方逾期交付，每逾期1日按逾期金额0.05%支付违约金；乙方逾期付款，每逾期1日按逾期金额0.05%支付违约金。第六条争议解决6.1本合同发生争议，双方协商解决；协商不成的，提交[甲方所在地]人民法院诉讼解决。签署页甲方（盖章）：乙方（盖章）：法定代表人/授权代表：法定代表人/授权代表：日期：____年__月日日期：__年__月__日模板3：合同签收确认单合同编号合同名称签署日期甲方名称乙方名称签约人职务签收份数签收时间签收人签字备注模板4：合同履行记录表合同编号履行阶段时间节点完成情况描述相关凭证发货____年__月__日物流单号：[号]发货签收单验收____年__月__日验收结论：合格验收合格证明收款____年__月__日收款金额：[元]银行回单备注四、关键风险控制与执行要点条款合规性：严禁使用“最终解释权归甲方所有”“免除己方主要责任”等违反《民法典》公平原则的条款，特殊条款（如管辖约定、违约金比例）需经法务专员*终审。客户资质“三查”：查营业执照（是否在有效期内、经营范围是否含标的物）、查信用记录（通过“信用中国”等平台查失信信息）、查授权委托书（非法定代表人签署时需核实授权范围及期限）。版本管理：合同修订需标注版本号（如V1.0、V2.0），避免“旧版合同已签但执行新版条款”的混淆，所有修订痕迹需在修订稿中保留。留痕管理：沟通记录（如邮件）、审批意见、客户反馈等需书面或电子化留存，保证纠纷时可追溯，禁止“口头承诺”代替书面条款。特殊业务处理：紧