采购管理流程模板从询价到结算全覆盖版

采购管理流程模板（从询价到结算全覆盖版）一、模板适用范围与典型场景二、全流程操作步骤详解1.采购需求发起与审批操作要点：需求部门根据业务需求（如生产计划、项目节点、库存预警），填写《采购需求申请表》，明确物品/服务名称、规格型号、数量、预算金额、用途、期望交付日期等信息。需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核，保证符合部门预算及公司采购政策。采购部门对需求的合规性（如是否属于集中采购目录、预算是否超标）进行复核，跨部门需求需协调相关方确认。最终由采购分管领导或授权人审批，审批通过后进入询价环节。责任人：需求部门经办人、需求部门负责人、采购部审核员、采购分管领导。输出成果：《采购需求申请表》（含审批签字）。2.询价方案制定与供应商选择操作要点：采购部根据审批后的《采购需求申请表》，制定询价方案，明确询价范围（如是否要求公开询价、是否限定供应商资质）、询价方式（公开询价、邀请询价、单一来源采购等）。公开询价：通过公司采购平台、行业媒体等发布询价公告，邀请潜在供应商参与；邀请询价：向3家及以上合格供应商发出《询价邀请函》（附采购需求明细）；单一来源采购：仅适用于唯一供应商或紧急情况，需附专项说明并经更高层级审批。供应商需在规定时间内提交《报价单》（含报价明细、交货期、质量承诺、付款方式等）。责任人：采购部询价专员*、采购部经理。输出成果：《询价方案》、《询价邀请函》（若有）、《供应商报价单》。3.供应商评估与比价操作要点：采购部组织成立评估小组（含采购、需求部门、质检部等成员），从价格、资质（营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等）、履约能力（过往业绩、产能、交付及时率）、服务（售后响应、技术支持）等维度对供应商进行评分。汇总各供应商报价及评估结果，填写《供应商评估比价表》，明确推荐供应商及理由。若报价差异超过10%，需要求供应商补充说明价格构成，必要时进行现场考察。评估结果报采购部经理及分管领导审批，确定最终成交供应商。责任人：采购部评估小组、采购部经理、采购分管领导。输出成果：《供应商评估比价表》、《供应商现场考察报告》（若有）。4.采购合同签订操作要点：采购部根据采购需求及供应商报价，拟定《采购合同》，明确标的物名称、规格型号、数量、单价、总价、交货时间/地点、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。法务部门（或指定法务人员*）对合同条款的合规性、法律风险进行审核，重点检查权利义务对等、违约条款明确性。合同经双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）后生效，原件至少一式两份（采购部、供应商各执一份），复印件抄送财务部、需求部门。责任人：采购部合同专员、法务审核员、采购部经理、供应商授权代表。输出成果：《采购合同》（正本）、合同审批单。5.采购订单下达与执行跟踪操作要点：采购部根据生效的《采购合同》，在1个工作日内向供应商下达《采购订单》，订单编号需唯一，并注明合同编号、交货批次、交付要求等信息。采购专员通过电话、邮件或系统跟踪供应商生产/备货进度，关键节点（如生产启动、质检完成、发货）需供应商书面确认。若遇供应商无法按期交付、质量异常等问题，需立即启动应急预案（如协调替代供应商、调整交付计划），并记录《订单异常处理表》。责任人：采购部订单专员、供应商对接人。输出成果：《采购订单》、《订单跟踪记录》、《订单异常处理表》（若有）。6.货物/服务验收操作要点：供应商按《采购订单》交付货物/服务后，需求部门联合质检部（或指定验收人员*）进行现场验收：数量验收：核对实物数量与订单是否一致，短缺或溢需需当场记录；质量验收：依据合同约定的质量标准（如国标、行标、图纸要求）进行检验，出具《质量检验报告》；服务验收：对照服务范围、交付成果（如报告、培训记录）确认完成情况。验收合格后，需求部门、质检部、采购部共同在《验收单》签字确认；验收不合格，需填写《不合格品处理单》，要求供应商限期整改或退货，并保留相关证据。责任人：需求部门验收员、质检部检验员、采购部跟进员*。输出成果：《验收单》（或《不合格品处理单》）、《质量检验报告》（若有）。7.结算资料审核与付款申请操作要点：供应商在验收合格后，根据合同约定开具合规票据（如增值税专用发票），发票抬头、税号需与公司名称一致，发票内容需与合同标的、验收单一致。采购部收集《采购合同》、《采购订单》、《验收单》、《发票》等资料，核对“三单一致”（订单、验收单、发票信息一致），填写《结算申请单》，注明结算金额、付款方式、账户信息等。财务部对结算资料的完整性、合规性、金额准确性进行审核，重点检查发票真伪、付款条件是否满足（如质保金条款）、是否超预算支付。责任人：供应商开票员、采购部结算专员、财务部审核员*。输出成果：《结算申请单》（含附件：合同、订单、验收单、发票）。8.款项支付与档案归档操作要点：财务部审核通过后，根据公司资金审批流程办理付款，通过银行转账或承兑汇票等方式支付至供应商指定账户，付款后同步更新《应付账款台账》。采购部在款项支付后10个工作日内，整理本次采购全流程资料（含需求申请、询价记录、评估报告、合同、订单、验收单、结算单、付款凭证等），分类归档保存，保存期限不少于5年（重要设备采购档案保存期限不少于10年）。责任人：财务部付款专员、采购部档案管理员。输出成果：《付款凭证》、《应付账款台账》、采购档案（电子+纸质）。三、核心流程配套表单1.《采购需求申请表》字段名称内容说明需求部门填写申请部门全称需求日期提交申请的年月日物品/服务名称明确采购标的（如“A型号钢材”“年度法律咨询服务”）规格型号/技术参数详细描述技术要求（如尺寸、材质、服务标准等）需求数量预计采购数量预算金额（元）含税预算金额，需注明币种用途说明简述采购原因（如“生产车间3月份生产用料”“项目前期调研”）期望交付日期要求供应商完成交付的最晚日期申请人需求部门经办人姓名*部门负责人审批需求部门负责人签字*，日期采购部审核意见采购部审核员签字*，注明“同意/驳回”及理由最终审批采购分管领导签字*，日期2.《供应商评估比价表》供应商名称报价（元）交货期（天）资质评分（30分）价格评分（40分）履约能力评分（20分）服务评分（10分）总分推荐意见科技有限公司50,00015253818990推荐贸易公司52,00012283516887备选注：价格评分=（最低报价/供应商报价）×40分；资质评分包含营业执照、ISO认证等；履约能力评分包含过往业绩、产能等。3.《采购合同》核心条款（节选）条款名称内容说明合同双方采购方（公司全称）、供应商（全称及统一社会信用代码）标的物信息名称、规格型号、数量、单价、总价（含税价、税率）交货条款交货地点（如“采购方指定仓库”）、交货批次、运输方式及费用承担方验收标准质量验收依据（如“GB/T19001-2016标准”“双方确认的技术图纸”）付款方式如“验收合格后30日内支付90%货款，剩余10%质保金无息退还（质保期12个月）”违约责任逾期交货/验收不合格的违约金比例（如“每日0.05%”），违约上限不超过合同总额10%争议解决“提交采购方所在地有管辖权的人民诉讼解决”4.《验收单》验收编号对应订单编号验收日期验收地点物品/服务名称规格型号应收数量实收数量质量检验结果□合格□不合格（不合格需说明：____________________）需求部门确认经办人*：负责人*：日期：质检部确认经办人*：负责人*：日期：采购部确认经办人*：日期：5.《结算申请单》结算编号对应合同编号对应订单编号对应验收单编号供应商名称结算金额（元）付款方式预计付款日期发票信息发票代码：发票号码：开票日期：附件清单□合同□订单□验收单□发票（请注明份数）采购部审核意见经办人*：负责人*：日期：财务部审核意见经办人*：负责人*：日期：最终审批财务负责人*：日期：四、使用过程中的关键控制点需求审批控制：严禁无预算或超预算采购，需求描述需清晰可执行，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体品名及数量）。供应商资质管理：优先选择通过ISO9001等质量体系认证的供应商，高风险物资（如特种设备、食品原料）需核查供应商行业特殊资质（如生产许可证）。询价过程留痕：询价记录（报价单、邮件往来、评估表）需完整保存，保证“货比三家”，规避利益输送风险。合同条款严谨性：避免使用“大概”“预计”等模糊表述，违约责任、争