企业员工劳动合同管理规范

企业员工劳动合同管理规范一、总则为规范企业员工劳动合同管理，维护企业与员工的合法权益，根据《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》等法律法规，结合企业实际情况，制定本管理规范。本规范适用于企业全体在职员工（含试用期员工、劳务派遣员工等，另有规定的除外）的劳动合同管理工作。企业人力资源部门是劳动合同管理的主管部门，负责劳动合同的订立、履行、变更、解除、终止及档案管理等日常工作；各部门应配合人力资源部门做好员工劳动合同相关管理工作，及时反馈员工劳动关系变动信息。二、劳动合同的订立（一）订立原则企业与员工订立劳动合同，应遵循合法、公平、平等自愿、协商一致、诚实信用的原则，确保合同内容符合法律法规要求，无欺诈、胁迫或乘人之危的情形。（二）订立流程1.入职告知：员工入职前，人力资源部门应向其如实告知企业基本情况、工作内容、工作条件、劳动报酬等与劳动合同直接相关的信息；同时要求员工如实说明自身与劳动合同直接相关的基本情况（如学历、工作经历、健康状况等）。2.合同拟定：人力资源部门根据员工岗位性质、用工形式（全日制/非全日制、固定期限/无固定期限等），拟定劳动合同文本。合同应包含法律法规规定的必备条款（如合同期限、工作内容、劳动报酬、社会保险等），可根据企业需求约定试用期、培训、保密、竞业限制等补充条款（补充条款不得违反法律法规强制性规定）。3.协商签订：人力资源部门与员工就合同文本协商一致后，员工本人签字确认，企业法定代表人或授权代表签字并加盖公章。劳动合同一式两份，企业与员工各执一份，签订时间应在员工入职之日起一个月内完成。（三）试用期管理1.试用期包含在劳动合同期限内，劳动合同仅约定试用期的，试用期不成立，该期限为劳动合同期限。2.试用期期限应符合法律规定：劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不超过一个月；一年以上不满三年的，试用期不超过二个月；三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不超过六个月。同一用人单位与同一劳动者仅可约定一次试用期。3.试用期内，企业应按劳动合同约定工资标准的80%以上向员工支付工资，且不低于企业所在地最低工资标准。人力资源部门应会同用人部门对试用期员工进行考核，考核合格者按期转正；考核不合格或不符合录用条件的，企业可依法解除劳动合同（需提前告知员工并保留考核证据）。三、劳动合同的履行与变更（一）履行要求企业与员工应按照劳动合同约定，全面履行各自义务。企业应提供劳动条件和劳动保护，按时足额支付劳动报酬，依法缴纳社会保险费；员工应遵守企业规章制度，履行岗位职责，完成工作任务。（二）变更情形与流程1.变更情形：劳动合同履行过程中，因企业生产经营调整、员工岗位变动、劳动报酬调整、工作地点变更等原因，或因法律法规修订导致合同条款与现行法律冲突的，需协商变更合同内容。2.变更流程：变更劳动合同应采用书面形式，由人力资源部门拟定《劳动合同变更协议书》，明确变更内容、生效时间等，经企业与员工双方签字（或盖章）后生效。变更后的合同文本由双方各执一份，原合同其他条款继续履行。四、劳动合同的解除与终止（一）协商解除企业与员工协商一致可解除劳动合同。协商解除时，双方应签订《劳动合同解除协议书》，明确解除时间、经济补偿（如需）、工作交接要求等。由员工提出协商解除的，企业无需支付经济补偿；由企业提出的，应依法支付经济补偿。（二）员工单方解除1.预告解除：员工提前三十日以书面形式通知企业（试用期内提前三日），可解除劳动合同。员工应在离职前完成工作交接，企业应在员工离职时结清工资、办理社会保险转移等手续。2.即时解除：企业存在下列情形之一的，员工可立即解除劳动合同（无需事先告知）：未按约定提供劳动保护或劳动条件的；未及时足额支付劳动报酬的；未依法缴纳社会保险费的；规章制度违反法律规定、损害员工权益的；因欺诈、胁迫等情形致使劳动合同无效的；企业以暴力、威胁等手段强迫劳动，或违章指挥、强令冒险作业危及员工人身安全的。（三）企业单方解除1.过失性解除：员工有下列情形之一的，企业可解除劳动合同（无需支付经济补偿）：试用期内被证明不符合录用条件的；严重违反企业规章制度的；严重失职、营私舞弊，给企业造成重大损害的；同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成本单位工作造成严重影响，或经企业提出拒不改正的；因欺诈等情形致使劳动合同无效的；被依法追究刑事责任的。企业解除劳动合同前，应收集充分证据（如违规事实证明、规章制度依据等），并书面通知工会（如有），听取工会意见后执行。2.无过失性解除：有下列情形之一的，企业提前三十日书面通知员工本人或额外支付一个月工资后，可解除劳动合同（需支付经济补偿）：员工患病或非因工负伤，医疗期满后不能从事原工作，也不能从事另行安排工作的；员工不能胜任工作，经培训或调岗后仍不能胜任的；劳动合同订立时的客观情况发生重大变化，致使合同无法履行，且协商变更未达成一致的。企业应提前与工会沟通，确保解除程序合法。3.经济性裁员：企业因重整、生产经营严重困难、转产等情形需裁减人员（二十人以上或占职工总数10%以上）的，应提前三十日向工会或全体职工说明情况，听取意见后将裁减方案报劳动行政部门，方可裁减人员（需支付经济补偿）。裁减时应优先留用订立较长期限合同、无固定期限合同或家庭无其他就业人员的员工。（四）劳动合同终止1.终止情形：劳动合同期满；员工开始依法享受基本养老保险待遇；员工死亡或被宣告死亡/失踪；企业破产、吊销营业执照、责令关闭、撤销或决定提前解散；法律规定的其他情形。2.终止流程：劳动合同期满前，人力资源部门应评估是否续签。决定不续签的，应在期满前三十日书面通知员工（符合签订无固定期限劳动合同情形的除外，此类情况需依法支付赔偿金）；决定续签的，应在期满前与员工协商续签事宜。劳动合同终止时，企业应在十五日内为员工办理档案和社会保险转移手续，结清工资及相关费用。五、劳动合同档案管理（一）档案内容劳动合同档案应包含劳动合同文本、变更/解除/终止协议书、入职登记表、试用期考核材料、工资调整记录、岗位变动通知等相关文件。（二）存档要求人力资源部门应指定专人管理档案，建立台账，对每份合同及资料编号、登记，确保档案完整准确。纸质档案存放于专用档案柜，电子档案备份存储并设置访问权限。（三）查阅与借阅企业内部因工作需要查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人及人力资源部门负责人批准后，在指定场所查阅；外部单位（如劳动行政部门、司法机关等）因执法检查、诉讼仲裁等需要查阅的，需出具相关证明文件，经企业法定代表人批准后，由专人陪同查阅。（四）保管期限劳动合同档案保管期限为合同解除或终止后至少两年。保管期满后，经审批可销毁，销毁时建立销毁清册，由两人以上监销。六、监督与责任（一）内部监督人力资源部门应定期自查劳动合同管理合规性，审计部门可对相关费用（如经济补偿、工资支付等）进行审计监督。（二）违规处理1.企业违反本规范及劳动法律法规，未及时订立合同、违法解除/终止合同、未依法支付报酬或补偿等，给员工造成损害的，应依法赔偿；情节严重的，由劳动行政部门责令改正并处罚。2.员工违反合同约定及企业规章制度，给企业造成经济损失的，应依法赔偿；构成犯罪的，依法追究刑事责任。3.劳动合同管理人员玩忽职守、滥用职权的，企业应给予处