病历管理规范

病案管理制度

目录

病历（案）工作制度...............................................

病案室（科）工作流程.............................................

建立住院新病案制度...............................................

病历交接、保管制度...............................................

病案搜集制度......................................................

病案整顿制度......................................................

病案归档上架制度.................................................

病案保留制度......................................................

病案库房防护管理制度.............................................

病案保护及信息安全制度...........................................

病案室应急预案及处置流程.........................................

病案服务管理制度、规范及程序.....................................

病历复印制度......................................................

病历复印登记制度.................................................

病案借阅偿还管理制度.............................................

病案管理员外出学习、培训制度....................................

病历质量全程监控、评价、反馈制度................................

病历（案）工作制度

一、严格按照《口华人民共和国侵权责任法》、《医疗事故处理条例》、

《病历书写基本规范》和《医疗机构病历管理规定》等有关法规、规范管

理病历（案）。

1.按照《医疗机构病历管理规定》等有关法规、规范的规定，设置

病案科，由高级职称人员负责病案质量管理与持续改善工作。配设对应的

设施、设备与人员梯队。

2.制定病案管理、使用等方面日勺制度、规范、流程等执行文献。并

对有关人员进行培训与教育。对参与病案专业继续教育及时进行登记记

录。病案管理人员均接受规范培训，并有记录。

二、为每一位在门诊、急诊、住院患者书写符合《病历书写基本规范》

规定日勺病历，按现行规定保留病历资料，保证可获得性。

1.建立医师工作站，有处方及检查化验汇报等查询功能。按规定为

门诊、急诊、住院患者写书病历记录。保留每一位来院就诊患者的基本信

息。

2.为每一位门诊、急诊患者建立就诊记录或急诊留观病历。对门、

急诊患者至少保留包括患者姓名、就诊日期、科别等基本信息。

3.为每一位住院患者建立并保留病案，出院病案由病案室保管。每

一位住院患者有姓名索引系统，内容至少包括姓名、性别、出生日期（或

年龄）、身份证号。

4.控制每份病案日勺去向。对未归档的病案有记录。

三、加强安全管理，保护病案及信息的安全。病案库有防盗、防尘、

防湿、防蛀、防高温措施。病案科工作人员知晓应急预案及处置流程。指

定专人负责安全管理。科室定期进行安全检查，对存在问题和缺陷及时改

善。职能部门定期对病案科的安全管理进行检查指导，及时消除隐患，保

障安全。

四、有病历书写质量的评估机制，定期提供质量评估汇报。

病案室（科）工作流程

建立住院新病案制度

一、病人在门、急诊就诊，经医师确定需住院治疗者，持医师所开

具的入院告知单及身份证办理住院手续。

二、由住院收费处为患者建立一种唯一识别病案资料的病案号。搜

集病人基本资料，项目包括：姓名、性别、出生日期（或年龄）。应尽量

使用二代身份证采集身份证号、住址甚至照片信息。还应当包括联络

人、、住院科室等详细信息。

三、病房医师要不停地详细记载病人日勺发病、治疗及最终成果的整

个过程，及时完毕完整医疗记录。病程记录及时、完整、精确，符合卫生

部《病历书写基本规范》。病程记录根据病情观测、查房状况结合检查成

果有分析、有判断，体现医疗组三级医师的诊断思绪和处理方案。

四、住院病案首页：

1.有主管医师签字，列出患者所有与本次诊断有关的诊断与手术、

操作名称。

2.病案首页上，各级医师签字符合病案首页填写有关规定，体现三

级医师负责制。

3.病案首页诊断填写完整，保证重要诊断时对时率抵达100%。

4.病案首页中的疾病诊断次序、重要诊断与重要手术、操作选择应

符合卫生部与国际疾病分类规定规定。

5.病案首页中的诊断在病程、检查化验汇报中获得支持根据。病历

中多种手术与操作并发症、使用药物、器材所致不良反应、病程记录或检

查化验汇报所获得日勺诊断应规范地填写在病案首页中，无遗漏。

五、临床科室对本科室医师书写的病程记录进行评价，增进提高病

程记录质量。

六、病人在出院处办理出院手续后，其所有资料收回病案室。

七、病案管理人员按规定对病案资料进行整顿装订登记归档形成住

院病案并妥善保管。

病历交接、保管制度

为了处理转科病历在交接、保管过程存在日勺问题，特作如下规定：

一、在任何状况r,不得把病案交给病人或运用病人及院外人员传送

病案，保证病历无丢失，无非法使用及处置病历的状况。

二、办理患者出院的科室为病历归档科室。病历归档科室应当对整份

病历的完整性和书写质量负责。

三、病历转科前转出科室应当根据《病历书写基本规范》日勺规定及时

完毕病历书写、上级审签，并及时将病历资料交与归档科室（或转入科室）。

四、当发现转科病历不完善时，病历归档科室（或转入科室）有责任提

醒有关转出科室完善病历资料。转出科室应当积极配合，并做好交接。如

转出科室不予配合，归档科室（或转入科室）应书面汇报质控科，假如此病

历波及医疗纠纷或存在医疗纠纷风险应当立即汇报医务部，特殊状况可口

头汇报。

五、经医务部或质控科催告仍未完善出科病历的责任科室及人员，将

予以警告或视情节严重程度按有关规定对其进行处理。

病案搜集制度

1.每日出院病人病历由各科负责的护士整顿后，按出院登记保证病历

完整，并填写交接单。

2.病案科病历搜集人员，每天负责回收各临床科室送来的出院病历，

查对后填好签收单，并注明交接时间与签收入姓名，防止病历丢失。

3.出院病案的搜集要根据病房出院病人报表的登记状况进行搜集，作

为计算各临床科室3日归档率与7日归档率根据。

4.由于某种原因医师未能及时完毕病案记录，导致病案不能所有收

回，对未能准时收回的病案要进行催收。

5.主管医师负责收取滞后的检查汇报单，及时归入病历，保证病历

资料的完整性。

6.病案科对出院后未能及时归档日勺病历进行催收，保障回归率。

病案整顿制度

一、出院当日主诊医师必须检查完善病案资料，包括检查汇报单与否

齐全，各项记录与否完整等，再交护理人员整顿。

二、科室护士长指定专人按规定期限质控，并对所有资料进行对时排

序。

三、病案科管理人员发现不完整的病历应及时告知对应的责任科室、

负责人进行限时进行整改，对未及时进行整改或整改不力者报送医务部进

行对应处理。

四、排序规定执行《医疗机构病历管理规定》文献规定，规定中未提

及的内容，应参照资料口勺类别按日期顺排，实践中碰到特殊状况应及时向

质量管理部门反应。

病案归档上架制度

1.归档回收的病案包括出院病历、借阅偿还、复印等病案。

2.病案归档工作要认真细致，保证病案号码精确性，病案室每月中

旬对上月的出院病历进行查对，对破损的病案进行修补，查对对的后上架

入库。

3.上架时要认真细致，思想集中，看准号码，坚持查对制。病历上

架时要认真查对架上前后病历的病案号，实行留尾查对制，防止病历错位

归档（病案号印迹较淡，发生识别错误；视觉倒码、顺码、变码引起视觉

误差；病历较薄，出现夹带）。

4.保持病案排放整洁，保持松紧适度，防止病案破损，提高工作效

率。

5.严格执行病历的借阅登记制度，每月催还外借病历，以便于病历

日勺查找和供应。

病案保留制度

1.住院病案以原始形态，完整保留30年。

2.活动性病案为3年内病案，在病案室上架保留。病案次序依病案编

号从小到大、从左到右、从上到下保留。

3.不活动病案为3年前病案，储存在库房，做好标识，准时间先后排

放，易于查阅原始资料。

4.病案如无其他替代品不得打包寄存或远距离寄存，不得丢失、毁坏。

病案库房防护管理制度

维护病案日勺完整与安全，最大程度地延长病案日勺“寿命”，须严格管

理病案库房。

1.防火

(1)病案库房建筑防火，建筑构件符合耐火规定。

(2)病案库房内外防火，病案库房内严禁寄存易燃易爆物品：严禁吸

烟、明火；电源、线路常常检查维修，离开库房切断电源；库房内外配置消

防器材，处在良好状态；库房内安装火警报警装置，及时发现火情。

2.防水、防潮(屋顶、门窗、外墙、地面)

3.防尘：库房安装密闭门窗，常常打扫，保持卫生清洁。

4.防虫

(1)改善库房建筑条件，保证库房地面、墙壁、屋顶无孔、洞、缝。

(2)控制库房温、湿度，不适于害虫生长(湿度＜60%)。

(3)保持入库前检查，对也许感染害虫的病案进行彻底消毒。

(4)保持库房内外清洁卫生，防治害虫生长繁殖。

(5)库房内放置防虫剂。

(6)害虫日勺杀灭熏蒸及符合规定(环氧乙烷)。

5.防光：窗户上加遮阳设施，库房内采用白炽灯，不合适使用日光灯。

病案保护及信息安全制度

一、病案安全保护：

1、防火：病案室不准明火、吸烟，下班前切断电源，并配置对应日勺

消防器材，消防安全符合规范。

2、防水、防潮：病案室密集架不得直接接地，以防病案与地面直接

接触。

3、防尘：定期进行卫生打扫，擦拭密集架等。

4、防虫：定期用杀虫剂进行杀虫处理。

5、防光：配置遮阳设施。

6、防有害气体：保持空气流通，无异味，空气清新。

二、信息安全保障：

1、病案资料除波及对患者实行医疗活动日勺医务人员及医疗服务质量

监控人员外，其他任何机构和个人不得私自查阅患者的病历（包括患者及

家眷）。

2、波及医疗纠纷或案件，在未做出鉴定处理之前，应由医务部妥善

保管，任何个人未医务部同意，不得转借、转抄或复印。

3、住院病历因医疗活动或复印等需带离病区时，应当有病区指定专

门人员负责携带和保管。

4、医务人员借阅病案必须办理借阅手续，对借阅的病案应妥善保管,

不得涂改、转借、拆散和丢失。对丢失或损毁病案者按有关规定进行惩罚。

5、住院病案一般不准外借。如公安、司法机关因办理案件，需要查

阅、复印病历资料时，在出具采集证据的法定证明（简介信）及执行公务

人员的有效证件，在医务部立案后，再到病案科复印资料。

6、病案科应当按照《病案复印制度》为申请者复印病案资料。

7、复印病历资料经申请人查对无误后，复印件需经病案室盖章生效。

8、住院病案保留期限为30年，门诊病历保留年限23年。

三、指定专人负责安全管理。

四、科室定期进行安全检查，对存在问题和缺陷及时改善。

五、职能部门定期对病案室的安全管理进行检查指导，及时消除隐患,

保障安全。

病案科应急预案及处置流程

为保障病案科在自然灾害、事故劫难、公共卫生等突发事件发生后，

各项救援工作迅速、高效、有序地进行，最大程度地减少人员伤亡、财产

损失和对社会的不良影响，切实提高病案科工作人员防止和处置突发事件

的能力，根据医院的有关规定，结合科室工作实际，特制定本预案。

一、应急预案合月时范围

病案科办公区域口遭遇、发生的各类突发事件。

二、应急救援工作日勺原则

1.统一领导、分级负责、自救与团结救济相结合；

2.明确职责、贯彻责任、依托科学、反应及时、措施坚决；

3.救济中，要坚持先主后次、先急后缓、先重后轻的原则。重点保护

病历。

4.病案科所有工作人员均有责任和义务参与或配合应急救援工作，并

服从统一指挥。

三、组织机构

成立医院应急领导小组

组长：

副组长：

组员：

四、应急领导小组职责：

（一）修订医院病案保护及信息安全突发事件应急处理预案；

（二）研究制定医院病案保护及信息安全突发事件应急处理工作措施

和程序；

（三）负责指挥医院病案保护及信息安全突发事件应急处理工作，协

调有关部门的关系，保证应急处理工作迅速有效开展，控制危害扩大，最

大程度地减少损失;

(四)负责医院病案保护及信息安全突发事件应急处理队伍的建设；

(五)定期或不定期督查病案科的平常防止及预警工作，提高科室组

员日勺应急处置能力。

五、汇报程序

工作时间内，自然灾害、事故劫难、公共卫生等突发事件发生后，发

现人员要在第一时间直接告知有关报警部门并汇报科室领导，同步积极组

织自救。节假日、下班后期间，自然灾害、事故劫难、公共卫生等突发事

件发生后，值班人员要在第一时间向科室领导和有关报警部门汇报，同步

组织保安人员自救。

六、突发事件应急措施

1.火灾

(1)办公场所发生火灾时，应积极自救，扑灭火灾，同步立即拨打“119”

报警。报警时要阐明单位、地点、物质燃烧种类、与否有人员被围困、火

势状况，祈求灭火，汇报人姓名，并记录报警时间。

(2)报警后要安排人员到指定地点迎接消防车，引导消防车辆人员抵

达指定位置。

(3)消防人员抵达现场后，现场指挥员要向消防负责同志汇报状况，

移交指挥权，协同公安消防做好灭火工作。

(4)要按照现场指挥的规定边救火边负责内外警戒，维护公共秩序，

严禁无关人员进入，保证人员通道畅通。

(5)火灾扑灭后，要组织人员负责保护好火灾现场，配合消防人员调

查火灾发生的原因。并组织维修人员迅速检修、恢复各系统设备的正常运

行；保洁人员负责清洗打扫现场卫生。

2.突发漏水

(1)工作人员发现漏水事件后，应及时汇报科室领导，并告知总务科

维修人员要第一时间赶赴现场处置。

(2)维修人员抵达现场后，视漏水状况，妥善采用紧急应对措施。若

水势过大漏水严重，应切断电源，防止漏水漏电伤人。在条件充许的状况

下，尽量将漏水点控制住(如关闭水阀、用水桶接住漏水点等)。

(3)要组织工作人员转移漏水现场重要资料、宝贵物品，并指定人员

看守，防止丢失。

3.盗窃案件

(1)在工作中碰到或发既有盗窃案件时，为保护医院财产安全，发

现人要立即向科室领导和医院保卫科汇报，同步封锁办公楼日勺各个出口，

若发现犯罪嫌疑人逃跑，一时又追捕不上时要记清人数、衣着、相貌、身

体特性，逃离方向。如犯罪嫌疑人驾车逃跑时应记下车牌号码，重大案件

要立即拨打“110”报警。

(2)要保护好案发现场，任何人不得私自触摸和移动任何东西，包

括罪犯通过日勺通道，爬越日勺窗户、打开日勺箱柜、抽屉等留下日勺一切手痕、

脚印、烟头等，待公安部门人员勘察现场或勘察完毕后，方可恢复原状。

(3)要记录好被盗物品日勺名称、价值等状况。

(4)对犯罪分子遗留下日勺多种物品、作案工具等妥善保留，交公安

部门处理

4.停电

(1)工作中出现停电现象及时打告知总务科维修人员。

(2)拔掉复印机、电脑等电器电源插头，防止供电恢复时损坏机器。

5.办公设备及病案管理软件安全管理

指定专人对各项病案管理软件进行维护管理，出现问题及时处理(包

括与开发商联络)，定期对数据库进行备份，微机、打印机出现故障自己

不能处理的拨打信息科时及时维修。

病案服务管理制度、规范及程序

为了更好的为医院医务人员及管理人员、患者及其委托代理人、有关

司法机关及医疗保险机构人员提供病案服务，制定病案服务管理制度，明

确有关服务规范与服务程序。

一、服务对象

病案服务限于有关医务人员及管理人员，患者及其委托代理人，公安

机关、检察院、法院等有关司法机关及医疗保险机构有关人员。

二、病案服务管理制度

1.根据法律、法规和规章为患者及其委托代理人、司法机关和医疗

保险机构有关人员提供病案服务，履行借阅、复印或复制申请核查与病案

信息核查。

2.病案服务登记信息必须完整，包括借阅人、借阅与偿还时间、复

印或复制的内容，保留有关借阅、身份证明、单位简介信等资料。

3.严格病历管理，严禁任何人涂改、伪造、隐匿、销毁、抢夺、窃

取病历。除波及对患者实行医疗活动日勺医务人员及医疗服务质量监理人员

外，其他任何机构和个人不得私自查阅该患者的病历。

4.患者调取病案详细时间规定

1）为了保证患者就诊时对所需病案的可及性，保证患者在出院后7

个工作日之内病案回归病案科29096,个别病案未到者及时催收，保证满

足患者复印病案日勺规定。

2）在工作时间内，所有需要调取病案着持有效身份证明按病案服务

制度执行。

3）在工作时间8小时之外因危急重需要书写病历而借阅病历者应提

前与病案科工作人员联络。

三、病案服务规范与程序

1、复印：执行中江县人民医院病历复印暂行规定（2023年版）。

2、病案借阅偿还：详见《病案借阅偿还管理制度》。

病历复印制度

一、复印病案日勺受理条件：

（一）申请人为患者本人日勺，应当提供其有效身份证明；

（二）申请人为患者代理人的，应当提供患者及其代理人的有效身份证明,

以及代理人与患者代理关系的法定证明材料和授权委托书；

（三）申请人为死亡患者法定继承人日勺，应当提供患者死亡证明、死亡患

者法定继承人的有效身份证明，死亡患者与法定继承人关系的法定任明材

料；

（四）申请人为死亡患者法定继承人代理人的，应当提供患者死亡证明、

死亡患者法定继承人及其代理人的有效身份证明，死亡患者与法定继承人

关系日勺法定证明材料，代理人与法定继承人代理关系的法定证明材料及授

权委托书。

（五）公安、司法、人力资源社会保障、保险以及负责医疗事故技术鉴定

日勺部门，因办理案件、依法实行专业技术鉴定、医疗保险审核或仲裁、商

业保险审核等需要，提出审核、查阅或者复制病历资料规定的，经办人员

提供如下证明材料经医务部审批后，医疗机构可以根据需要提供患者部分

或所有病历：

1.该行政机关、司法机关、保险或者负责医疗事故技术鉴定部门出具

口勺调取病历的法定证明；

2.经办人本人有效身份证明；

3.经办人本人有效工作证明（需与该行政机关、司法机关、保险或

者负责医疗事故技术鉴定部门一致）

（六）保险机构因商业保险审核等需要，提出审核、查阅或者复制病

历资料规定的，还应当提供保险协议复印件、患者本人或者其代理人同意

的法定证明材料；患者死亡日勺，应当提供保险协议复印件、死亡患者法定

继承人或者其代理人同意日勺法定证明材料。协议或者法律另有规定的除外

（七）申请人为律师的，应当提供律师执业证明、患者授权委托书和

持有律师事务所绍信并经医务部同意。

二、复印病案日勺内容:

门诊病历、住院志、体温单、医嘱单、化验单（检查汇报）、医学影像

检查资料、特殊检查同意书、手术同意书、手术及麻醉记录、病理资料、

护理记录、医疗费用（出院结账窗口打印）以及国务院卫生主管部门规定

的其他属于病历时所有资料。

三、需要提供预约服务日勺患者或家眷，带申请复印病案的证明资料到

复印窗口审核，符合病案受理条件时，先登记预约，2周后在登记窗口领

取。

四、复印口勺病历资料经查对无误后，应加盖病案科印章并骑缝。

五、发生医疗事故争议时，医务部、病案科应当在患者或者其代理人

在场的状况下封存死亡病例讨论记录、疑难病例讨论记录、上级医师查房

记录、会诊意见、病程记录或全套病历。封存的病历可以是原件或复印件,

封存后由病案科保管。

六、复印病案每页收费0.5元，请在门诊收费处交费（儿科门殄收费

室）。

病案复印管理流程

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复印病案

申请人签字接收收取翻印费

病案归档

病历复印登记制度

为严格化、规范化、制度化管理医院病历复印流程，充足保障病人隐

私及医院信息安全，现结合我院实际特制定此制度。

L严格遵守我院《复印病历制度》中的各项规定，履行其权利与义务。

2.按照医院复印病历流程进行复印，医院病案科建立专用复印病历登

记本，由工作人员兼职登记，责任到人，登记做到精确、无误、无遗漏。

3.复印病历登记内容规范、统一。

4.在复印登记时，留存申请复印人员的有效证件复印件，原病案留下

已复印标示。

5.对于未严格履行复印登记制度的工作人员，视情节严重予以警告、

通报批评、行政惩罚等处理措施。

病案借阅偿还管理制度

1.病案科严格执行院内病案借阅制度，未经病案科许可不得从病案

室拿走病案。

2.除波及对患者实行医疗活动日勺医务人员及医疗服务质量监控人员

外，其他任何机构和个人不得私自查阅患者的病案。因科研、教学等特殊

需要借病历，需要有关管理部门同意。

3.新出院或死亡病人的病案需归档后，方可借用。

4.借阅病案要办理借阅手续，阅后借阅人在1周内偿还病案，特殊

状况如可延长至1个月。