2026年金属制品公司不合格原材料处置管理制度

2026年金属制品公司不合格原材料处置管理制度一、总则（一）制定目的为规范公司金属原材料采购验收、仓储管理及生产领用环节中不合格原材料的处置流程，防范不合格原材料流入生产环节导致产品质量隐患，保障生产安全与产品质量符合国家标准及客户要求，减少企业经济损失，维护供应链稳定，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司采购的各类金属原材料，包括但不限于钢材、铝材、铜材等，涵盖原材料从入库验收、仓储保管、生产领用前检验等全环节中发现的不合格品处置，涉及采购、质量检验、仓储、生产、财务等相关部门及岗位人员。（三）管理原则遵循“及时隔离、科学判定、分类处置、全程追溯、责任明确”的原则，以国家标准、行业规范及采购合同约定为依据，确保不合格原材料处置流程合规、高效，同时建立处置记录档案，实现可追溯管理。二、不合格原材料的发现与隔离（一）发现环节与要求入库验收环节：采购部门协同质量检验部门对到厂原材料进行检验，检验项目包括外观质量（如表面平整度、有无裂纹、锈蚀等）、尺寸规格（如直径、厚度、长度等）、材质证明文件核验及抽样理化性能检测，发现不符合标准或合同要求的，立即判定为待处置不合格原材料。仓储保管环节：仓储人员在日常巡检中，如发现原材料出现受潮、锈蚀、变形、标识不清或缺失等情况，需及时通知质量检验部门复核，经确认属于不合格范畴的，纳入不合格原材料管理。生产领用环节：生产部门领用原材料前，需对原材料外观、规格进行复核，如发现与生产需求不符或存在质量问题，不得领用并立即反馈质量检验部门，由质量检验部门重新检验确认是否为不合格品。（二）隔离管理规范一旦发现或确认不合格原材料，发现人员需第一时间在原材料存放区域设置明显的“不合格品”标识，标识内容包括原材料名称、规格、采购批次、供应商名称、发现时间及发现人，严禁与合格原材料混放。仓储部门需在仓库内划分专门的不合格品隔离区域，隔离区域需具备防潮、防损条件，且与合格品存放区域保持安全距离，避免交叉污染或误领用。不合格原材料转移至隔离区域时，需由发现人员、仓储人员共同核对数量、规格等信息，填写《不合格原材料隔离记录》，记录需明确转移时间、数量、存放位置及责任人，确保账物一致。三、不合格原材料的判定与审核（一）判定标准与依据国家标准：以国家发布的金属材料相关标准（如GB/T700《碳素结构钢》、GB/T3190《变形铝及铝合金化学成分》等）为基础判定依据，原材料性能、规格等指标需符合标准要求。采购合同约定：采购合同中明确约定的质量要求、技术参数、验收标准等，如客户指定的特殊材质要求、表面处理标准等，需作为判定的重要依据，合同约定高于国家标准的，按合同约定执行。企业内部标准：针对公司特定产品生产需求制定的内部原材料质量标准，如特定型号钢材的力学性能要求、原材料尺寸公差范围等，需结合生产实际进行判定。（二）判定流程与审核权限初步判定：质量检验部门接到不合格原材料反馈后，需在24小时内组织专业检验人员进行复核检验，通过外观检查、尺寸测量、抽样检测等方式，出具《不合格原材料初步判定报告》，明确不合格项目、不符合的标准条款及初步处置建议。部门审核：初步判定报告需提交至采购部门与生产部门进行会签审核，采购部门需核实供应商提供的材质证明文件、采购合同条款，确认是否存在供应商履约问题；生产部门需评估不合格原材料对生产计划、产品质量的影响，提出是否需要紧急采购替代原材料的建议。最终审批：经部门会签审核后的判定报告，需提交至公司质量负责人审批，质量负责人结合各部门意见及公司质量目标，最终确定不合格原材料的处置方向（如退货、换货、返修、报废等），审批结果需在《不合格原材料处置审批单》中明确记录。四、不合格原材料的分类处置方式（一）退货处置适用情形：当不合格原材料因供应商原因（如材质不符、规格错误、性能不达标等）导致无法满足生产需求，且无修复价值或修复成本过高时，采取退货处置。操作流程：采购部门根据最终审批结果，在3个工作日内与供应商沟通退货事宜，明确退货数量、退货原因、退货时间及运输责任，签订《不合格原材料退货协议》；仓储部门根据协议要求，整理不合格原材料，核对数量、包装情况，确保退货物资与协议一致；退货运输过程中，采购部门需安排专人跟踪物流信息，确保物资安全送达供应商指定地点；供应商确认收到退货并验收后，采购部门需及时跟进退款事宜，督促供应商在约定时间内退还货款，同时更新《不合格原材料处置台账》，记录退货完成情况。（二）换货处置适用情形：不合格原材料仅存在局部轻微缺陷（如少量尺寸偏差、轻微表面瑕疵等），且供应商能够在短期内提供合格替代品，不影响公司生产计划进度时，采取换货处置。操作流程：采购部门与供应商协商确定换货方案，明确换货数量、合格原材料的交付时间、质量要求及换货过程中的费用承担方式，签订《不合格原材料换货协议》；质量检验部门需对供应商提供的替代原材料进行严格检验，确保符合质量标准，检验合格后方可入库；仓储部门需在接收合格原材料的同时，将不合格原材料按照协议要求返还给供应商，办理物资交接手续；换货完成后，采购部门需核实换货物资的数量、质量及交付时间是否符合协议约定，确认无误后，更新处置台账，完成换货闭环管理。（三）返修处置适用情形：不合格原材料存在可修复缺陷（如轻微变形、表面锈蚀可处理等），且修复后能够满足生产使用要求，修复成本低于重新采购成本时，采取返修处置。操作流程：由质量检验部门制定《不合格原材料返修方案》，明确返修工艺、技术要求、检验标准及责任人，返修方案需经生产技术部门审核确认，确保返修过程不影响原材料的核心性能；返修工作由具备相应技能的人员或委托专业机构执行，返修过程中，质量检验部门需全程监督，记录返修进度及关键工艺参数；返修完成后，质量检验部门需按照标准要求进行全面检验，出具《不合格原材料返修检验报告》，检验合格的原材料方可办理入库手续，纳入合格原材料管理；若返修后仍不符合质量要求，需重新启动处置流程，评估是否转为报废处置。（四）报废处置适用情形：不合格原材料因严重缺陷（如严重锈蚀、材质严重不符、性能完全不达标等）导致无法修复，或修复成本过高、修复后仍无法满足生产需求，且无回收利用价值时，采取报废处置。操作流程：仓储部门根据最终审批结果，填写《不合格原材料报废申请单》，明确报废原材料的名称、规格、数量、报废原因及预计处置方式（如变卖、销毁等）；申请单经财务部门核算残值、质量负责人审批后，由仓储部门组织报废处置工作；若采取变卖处置，需选择具备资质的回收单位，签订《报废原材料变卖协议》，明确变卖价格、付款方式及环保要求，确保处置过程符合国家环保法律法规；若采取销毁处置，需在指定环保场所进行，安排专人监督销毁过程，拍摄影像资料留存备查；报废处置完成后，仓储部门需及时更新库存信息，财务部门需进行账务处理，核销相关资产，同时将报废处置记录、影像资料等整理归档，纳入处置档案。五、处置过程的记录与追溯管理（一）记录管理要求全程记录：不合格原材料从发现、隔离、判定到处置的每个环节，均需建立完整的记录，包括《不合格原材料发现记录》《隔离记录》《初步判定报告》《处置审批单》《退货/换货协议》《返修检验报告》《报废申请单》等，记录内容需真实、准确、完整，不得涂改、伪造。记录保存：所有处置记录需由质量检验部门统一收集、整理，按照“一事一档”的原则建立处置档案，档案需包含纸质版与电子版，纸质版需装订成册，电子版需备份存储；记录保存期限不少于3年，涉及重大质量事故或法律纠纷的处置记录，保存期限需延长至纠纷解决后5年。（二）追溯管理机制台账建立：质量检验部门需建立《不合格原材料处置台账》，实时记录不合格原材料的基本信息（名称、规格、采购批次、供应商）、不合格情况（发现环节、不合格项目）、处置过程（判定时间、审批结果、处置方式）及处置结果（完成时间、相关费用、责任人），确保每一批不合格原材料均能在台账中找到对应记录。追溯查询：各相关部门可根据工作需要，申请查询不合格原材料处置记录，查询时需填写《处置记录查询申请表》，经质量检验部门负责人审批后，方可查阅相关档案；查询过程中，不得擅自复制、摘录记录内容，如需引用，需经质量负责人同意并注明来源。问题追溯：当后续生产中发现因不合格原材料处置不当导致的质量问题时，需通过处置台账及相关记录，追溯不合格原材料的处置流程、责任人及审批环节，分析问题原因，明确责任归属，同时制定纠正措施，避免类似问题再次发生。六、责任追究与持续改进（一）责任追究机制供应商责任：若不合格原材料因供应商原因导致，采购部门需将供应商履约情况纳入供应商评价体系，根据不合格情况的严重程度及发生频次，采取警告、暂停合作、终止合作等措施；对于造成公司经济损失的，需按照采购合同约定或相关法律法规，向供应商追偿损失。内部责任：若因内部部门或人员失职导致不合格原材料流入生产环节（如检验人员漏检、仓储人员未及时隔离、审批人员延误处置等），需根据公司绩效考核制度，对相关责任人进行考核处罚；情节严重的，如造成重大质量事故或经济损失，需追究相关部门负责人的管理责任，同时组织内部培训，提升人员责任意识与专业能力。（二）持续改进措施数据统计分析：质量检验部门每季度需对不合格原材料处置数据进行统计分析，包括不合格原材料的种类、供应商分布、不合格项目分布、处置方式占比等，形成《不合格原材料处置季度分析报告》，识别高频出现的质量问题及管理薄弱环节。流程优化：根据分析报告结果，针对处置流程中存在的问题（如判定周期过长、部门协同效率低、处置方式不合理等），组织相关部门召开专题会议，制定流程优化方案，明确优化目标、责任人及完成时间，如简化审批环节、建立部门协同沟通机制、优化检验方法等。供应商管理改进：采购部门需根据不合格原材料统计情况，加强对供应商的质量管控，如增加对高风险供应商的检验频次、要求供应商提供更详细的质量保证文件、组织供应商开展质量培训等，提升供应商的履约能力与质量意