2026年金属制品公司采购付款审核管理制度

2026年金属制品公司采购付款审核管理制度第一章总则第一条为规范公司采购付款审核工作，确保采购付款符合合同约定、票据合规、资金安全，防范付款风险（如重复付款、虚假付款、超合同付款），提高资金使用效率，根据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及公司采购管理、财务管理相关规定，结合金属制品行业采购特点（如原材料采购批量大、设备采购金额高、零部件采购频次多），制定本制度。第二条本制度适用于公司所有采购业务的付款审核，包括原材料采购（如钢材、铝材）、设备采购（如焊接设备、机加工设备）、零部件采购（如螺栓、轴承）、服务采购（如设备维修服务、检测服务）等，覆盖付款申请、票据审核、流程审批、资金支付全环节，不包含员工差旅费报销、行政费用报销等非采购类付款（此类按公司《费用报销管理制度》执行）。第三条采购付款审核遵循“合规优先、权责清晰、层层把关、高效协同”原则：所有付款需符合国家法律法规、公司制度及采购合同约定，严禁违规付款；明确采购、财务、验收等部门的审核职责，避免权责交叉或遗漏；建立多部门、多岗位分级审核机制，确保付款信息真实准确；优化审核流程，在合规前提下压缩审核时限，保障供应商款项及时支付。第四条财务部作为采购付款审核的统筹部门，负责制定付款审核标准、审核票据合规性、复核付款金额、办理资金支付；采购部负责发起付款申请、提供采购合同与订单、跟进供应商票据提交；仓储部/使用部门负责审核采购物资验收情况，出具验收证明；质量管理部负责审核采购物资质量是否达标，提供质量检验报告；法务部负责审核采购合同的法律合规性（如合同条款是否完整、权责是否清晰），必要时参与付款争议处理。第二章审核职责分工第五条部门职责：（一）财务部：制定《采购付款审核标准手册》，明确不同类型采购（如原材料、设备）的审核资料要求、票据合规标准（如增值税发票需填写完整、印章清晰）、付款时限（如验收合格后30日内付款）；审核采购付款申请资料的完整性（如是否包含合同、订单、验收单、发票）与合规性（如发票金额与合同约定是否一致、验收单是否签字确认）；复核付款金额，确保与采购订单、发票金额一致，无超付、重复付情况；按审批通过的申请办理支付（如银行转账、承兑汇票），并记录《采购付款台账》；每月与采购部、供应商核对往来账款，确保账实相符；（二）采购部：根据采购合同约定的付款节点（如预付款、进度款、尾款），发起付款申请，填写《采购付款申请表》，注明供应商名称、采购项目、合同编号、申请金额、付款方式、付款依据（如“预付款，依据合同第3条，金额为合同总额的30%”）；收集整理付款所需资料（采购合同复印件、采购订单、供应商开具的合规发票、验收单、质量检验报告等），确保资料真实完整；跟进付款审核进度，若审核中发现问题（如资料缺失、票据不合规），及时补充或协调供应商整改；付款后及时将支付凭证反馈给供应商，确保双方对账无误；（三）仓储部/使用部门：对采购物资（如原材料、零部件）进行数量验收，核对物资型号、规格、数量是否与采购订单一致，验收合格后出具《采购物资验收单》，注明验收日期、验收数量、是否合格，验收人签字确认；对设备、服务类采购，由使用部门（如生产部、设备部）进行功能验收，确认设备安装调试合格、服务满足合同要求后，出具《设备/服务验收单》；若验收不合格（如数量短缺、型号不符），需在验收单中注明问题，及时反馈采购部，暂停付款申请；（四）质量管理部：对采购的原材料、零部件、设备等进行质量检验，按公司质量标准（如钢材的材质标准、零部件的精度标准）开展检验，检验合格后出具《采购物资质量检验报告》，注明检验项目、检验结果、是否达标；若检验不合格，需出具《不合格品处理单》，明确处理意见（如退货、换货、让步接收），并反馈采购部，未经质量合格确认的物资，不得发起付款申请；（五）法务部：对金额较大（如单次付款超50万元）或特殊采购（如进口设备采购）的合同进行法律审核，确保合同条款合法合规（如付款条件无法律风险、违约责任明确）；若付款过程中出现争议（如供应商未按合同履约却要求付款），法务部需提供法律意见，协助采购部、财务部处理争议，避免违规付款；第六条人员职责：（一）采购专员：负责具体采购业务的付款申请发起，收集整理付款资料，确保资料齐全、信息准确（如合同编号与订单编号对应、发票抬头与公司名称一致）；跟进验收、检验进度，及时协调解决验收或检验中发现的问题；审核流程中若被退回，需按退回意见补充完善资料后重新提交；（二）财务会计：负责采购付款申请的初步审核，检查资料是否完整（如是否缺验收单、发票是否合规）、金额是否匹配（如发票金额是否与订单金额一致、申请付款金额是否超合同约定比例）；对票据合规性进行审核（如增值税专用发票的税率是否正确、发票密码区是否清晰、是否存在虚开发票风险）；审核通过后提交财务主管复核；（三）财务主管：负责对财务会计审核通过的付款申请进行二次复核，重点复核付款金额的准确性（如进度款是否按合同约定比例支付、尾款是否满足付款条件）、付款依据的充分性（如是否有完整的合同、验收、检验资料）；对金额较大（如超10万元）的付款申请，需与采购部沟通确认付款节点是否合理，复核通过后提交财务负责人审批；（四）验收专员/使用部门负责人：仓储部验收专员需严格按采购订单验收物资数量，确保验收单信息真实准确；使用部门负责人需对设备、服务类采购的验收结果负责，确认设备功能、服务质量满足实际需求后再签字确认，避免因验收不严导致后续付款争议；（五）质量检验员：需按标准开展质量检验，如实记录检验数据，不包庇不合格品，确保检验报告真实反映物资质量情况；对检验不合格的物资，需及时反馈，避免不合格物资流入生产环节或导致违规付款；第三章付款审核范围与标准第七条付款审核范围：（一）预付款：采购合同约定需支付预付款的（如设备采购预付款比例一般不超过30%），需审核采购合同中预付款条款是否明确、采购订单是否已签订、供应商是否提供预付款保函（若合同约定）；预付款金额不得超过合同约定比例，且需提供供应商开具的等额收据或发票（若供应商能提前开具）；（二）进度款：按采购进度支付的款项（如大型钢结构原材料采购，按供货进度分批次支付），需审核已供货数量是否经仓储部验收、质量是否经质量管理部合格确认，进度款支付比例是否符合合同约定（如每批货验收合格后支付该批次货款的70%），累计支付金额不得超过已验收合格部分的对应比例；（三）尾款：采购项目全部完成后支付的款项（如设备安装调试合格后支付尾款、服务结束后支付尾款），需审核物资已全部验收合格（数量、质量均达标）、设备或服务已满足合同约定的全部要求、供应商已提供全额合规发票，尾款支付需符合合同约定的付款时限（如验收合格后30日内）；（四）其他付款：如供应商因价格调整、数量补送产生的补充付款，需审核补充协议（若有）、补充采购订单、对应的验收单与发票，确保补充付款有明确依据；因退货、换货产生的退款，需审核《退货单》《退款申请》，确保退款金额与退货数量、原付款金额一致；第八条审核标准：（一）资料完整性标准：付款申请需附带“四单”（采购订单、验收单、质量检验报告、发票），特殊情况（如预付款无验收单）需附带合同及相关说明；所有资料需加盖相关部门印章（如验收单需仓储部印章、检验报告需质量管理部印章），关键岗位人员签字确认（如采购专员、验收专员、质量检验员签字）；（二）票据合规性标准：增值税专用发票需填写完整（公司名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号准确无误），发票内容与采购项目一致（如采购钢材，发票货物名称需为“钢材”，不得开具“办公用品”），税率符合国家规定（如一般纳税人销售钢材税率为13%），发票无涂改、印章清晰，且在税务系统中可查询验证（避免假票）；普通发票、收据需加盖供应商财务专用章或公章，内容完整准确；（三）金额准确性标准：申请付款金额不得超过合同约定的对应付款比例（如预付款不得超30%），不得超过已验收合格部分的对应金额（如进度款不得超已验收货款的70%）；发票金额、采购订单金额、验收单金额需一致，若存在小额差异（如因数量尾差导致差异在100元以内），需提供差异说明，经采购部负责人、财务主管签字确认后方可审核通过；（四）付款时限标准：预付款需在采购合同签订后10日内发起申请，避免超期影响供应商备货；进度款需在验收合格后5日内发起申请；尾款需在全部验收合格后15日内发起申请；财务部需在付款申请审批通过后3日内办理支付（如银行转账），若因资金计划原因需延迟支付，需提前告知采购部，由采购部与供应商沟通协商；第四章付款审核流程第九条付款申请发起：（一）采购专员根据采购合同约定的付款节点，在确认物资已验收合格（或满足预付款条件）、质量已检验合格后，收集整理付款资料（采购合同复印件、采购订单、验收单、质量检验报告、发票），填写《采购付款申请表》，注明供应商名称、银行账号、开户银行、申请金额、付款方式（如银行转账、电汇）、付款依据（合同条款、订单编号）；（二）采购专员将《采购付款申请表》及相关资料提交采购部负责人审批，采购部负责人审核申请是否符合合同约定、资料是否齐全，审核通过后签字确认，提交仓储部/使用部门复核验收情况；第十条验收与检验审核：（一）仓储部/使用部门负责人收到付款申请后，核对《采购物资验收单》或《设备/服务验收单》是否为本部门出具、验收意见是否明确（合格）、验收人签字是否真实，确认无误后签字复核，提交质量管理部审核质量情况；（二）质量管理部负责人核对《采购物资质量检验报告》是否为真实有效、检验结果是否合格、检验员签字是否规范，确认物资质量达标后签字审核，提交财务部审核；第十一条财务审核与审批：（一）财务会计收到付款申请后，按审核标准检查资料完整性（如是否缺检验报告）、票据合规性（如发票是否合规）、金额准确性（如申请金额是否超合同比例），审核通过后签字，提交财务主管复核；（二）财务主管对申请进行二次复核，重点检查金额计算是否正确（如进度款按合同比例计算是否准确）、付款依据是否充分（如大额付款是否有完整的合同与验收资料），复核通过后签字，提交财务负责人审批；（三）财务负责人根据付款金额大小进行审批：单次付款金额10万元以下的，财务负责人审批后即可安排支付；10万元（含）至50万元的，需提交公司分管副总审批；50万元（含）以上的，需提交公司总经理审批；审批通过后，财务负责人签字确认，反馈财务部办理支付；第十二条资金支付与记录：（一）财务部根据审批通过的《采购付款申请表》，选择约定的付款方式（如银行转账、承兑汇票），在3日内办理支付，支付时需核对供应商银行账号、开户银行是否准确，避免支付错误；（二）支付完成后，财务会计在《采购付款台账》中记录支付信息（如支付日期、支付金额、支付方式、银行流水号），并将支付凭证（如银行回单、承兑汇票复印件）附在付款申请资料后，整理归档；（三）采购专员收到支付完成的通知后，及时将支付信息反馈给供应商，提醒供应商查收款项，若供应商未收到款项，需协助财务部查询支付情况（如核对银行账号是否有误）；第五章监督与风险防控第十三条审核监督：（一）日常监督：财务部每月对采购付款审核情况进行自查，检查审核资料是否完整、审批流程是否规范、付款金额是否准确，形成《采购付款审核自查报告》，发现问题（如资料缺失、审批遗漏）及时整改；（二）专项监督：公司审计部每季度开展采购付款专项审计，抽查付款申请资料、审批记录、支付凭证，核查是否存在违规付款（如无合同付款、超合同付款、虚假付款）、票据不合规（如使用假发票）等问题；审计结果向公司管理层汇报，对违规行为进行问责；（三）部门监督：采购部、财务部、仓储部等部门之间相互监督，如采购部发现财务部审核拖延，可向财务负责人反馈；财务部发现采购部提交的资料不完整，可退回并要求补充；仓储部发现采购部未验收就发起付款，可拒绝签字并反馈采购部负责人；第十四条风险防控：（一）重复付款防控：财务部建立《采购付款台账》，记录每笔采购的付款情况（已付金额、未付金额），付款前核对台账，确认该笔采购是否已部分或全部付款，避免重复支付；同时，要求采购部在付款申请中注明累计已付金额，便于财务部核对；（二）虚假付款防控：审核时严格检查资料的真实性，如验收单需仓储部/使用部门负责人签字确认、发票需在税务系统验证真伪、合同需加盖公司与供应商公章；对金额较大的付款，可要求供应商提供额外证明（如送货单、物流凭证），确保采购业务真实存在；（三）超期付款防控：采购部需在合同约定的付款时限前发起申请，财务部需在审批通过后按时支付；若因特殊原因（如资金紧张）需延迟支付，采购部需提前与供应商协商，签订延期付款协议，避免产生违约金或影响供应商合作关系；（四）票据风险防控：财务部建立发票验证机制，所有增值税专用发票需通过“增值税发票综合服务平台”验证，确认发票真实有效；对普通发票，需核对发票信息与供应商信息是否一致，避免接收假发票、虚开发票；第六章附则第十五条制度解释：